Webinar: Slim je boekhouding inrichten als zzp'er
Op 3 april organiseerde Knab een webinar over hoe je als zzp'er je boekhouding slim inricht. Via dit artikel kun je het hele webinar terugkijken, de slides downloaden en meer lezen over de besproken onderwerpen.
Inhoudsopgave
Klik op het onderwerp om direct naar het desbetreffende deel in dit artikel te gaan.
- Wanneer ben je ondernemer voor de btw?
- Terugkijken: Haal alles uit je belastingaangifte (zzp-editie)
- Het verschil tussen boekhouden en administratie
- Aan deze voorwaarden moet je administratie voldoen
- Wat hoort er in je boekhouding?
- De kleineondernemersregeling (KOR)
- Btw-aangifte: Hier moet je op letten
- Tips om de juiste boekhouder/accountant te vinden
- Boekhouden in Excel (inclusief template)
- Boekhouden met een boekhoudpakket (en boekhoudkoppeling)
- Urenregistratie: zo hou je 'm bij
- Alles over het Knab Boekhoudpakket
1. Wanneer ben je ondernemer voor de btw?
Als ondernemer voor de btw ben je verplicht om btw af te dragen en daar een administratie van bij te houden. Maar wanneer ben je ondernemer voor de btw? In principe beschouwt de Belastingdienst alle ondernemers die zelfstandig werken - en daarmee inkomsten genereren - als ondernemers voor de btw. Ook als je geen winst maakt of deels nog in loondienst werkt, moet je gewoon btw afdragen.
Vrijgesteld van btw
In enkele gevallen ben je als ondernemer vrijgesteld van de btw. Dat betekent dat je dus geen btw hoeft af te dragen (en dus ook niet mag vragen aan je klanten). Let op: In onderstaande gevallen ben je vrijgsteld van btw, maar je moet nog wel gewoon een goede administratie bijjouden.
- Ondernemers die uitsluitend vrijgestelde goederen of diensten leveren. Dat zijn bijvoorbeeld bepaalde diensten in de gezondheidszorg, kunst en het onderwijs.
- Ondernemers met een omzet onder de € 20.000 die deelnemen aan de kleineondernemingsregeling (KOR)
Let op: Het kan zijn dat je géén ondernemer bent voor de inkomstenbelasting, maar wél voor de btw.
2. Terugkijken: Haal alles uit je belastingaangifte (zzp-editie)
Op 20 maart organiseerde Knab een webinar over hoe je als (startende) zzp'er het maximale uit je belastingaangifte haalt. Via onderstaand artikel kun je het hele webinar terugkijken, de slides downloaden en de besproken onderwerpen nog eens rustig teruglezen.
Artikel: Webinar: Haal alles uit je belastingaangifte (zzp-editie)
Tip: Net begonnen met ondernemen of sta je op het punt om te beginnen? Op 13 april presenteren Oskar en Kim (Oprichter The Freelance Qommunity) de Zzp Startersshow. Tijdens dit webinar om 10.00 uur nemen ze de financiële checklist met je door waarmee je de voorwaarden creëert voor een succesvol zzp-avontuur.
Aanmelden Startersshow - De checklist voor zzp'ers
3. Het verschil tussen boekhouden en administratie
De termen 'boekhouden' en 'administratie' worden vaak ten onrechte door elkaar gebruikt. Het is goed om het verschil scherp te hebben. Het begrip 'administratie' is een stuk breder dan 'boekhouding'.
Artikel: Het verschil tussen boekhouden en administratie
4. Aan deze voorwaarden moet je administratie voldoen
De Belastingdienst vraagt je dus om een 'goede administratie' bij te houden. Maar wat betekent dat? In onderstaand artikel lees je:
- Welke negen onderdelen je administratie moet bevatten.
- Welke drie eisen de fiscus stelt aan je inkomende en uitgaande facturen.
- Waarom je je administratie minimaal zeven jaar moet bewaren (bewaarplicht).
Artikel: Deze 5 eisen stelt de Belastingdienst aan jouw digitale administratie
5. Wat hoort er in je boekhouding?
Je boekhouding bestaat uit alle gegevens die je vastlegt over je bedrijf. Zowel op papier als digitaal. Denk aan:
- Verstuurde facturen
- Ontvangen facturen
- Bewaren (cash/pin) bonnetjes
- Urenregistratie
- Bankafschriften
- Kilometerregistratie
- Aangiftes omzetbelasting
6. De kleineondernemersregeling (KOR)
Draai je jaarlijks - naar verwachting - minder dan € 20.000 omzet? Dan kan het slim zijn om mee te doen met de KOR. Je hoeft dan bijvoorbeeld geen btw te rekenen en af te dragen. Scheelt je een hoop tijd.
Artikel: Dit moet je weten over de kleineondernemersregeling
7. Btw-aangifte: Hier moet je op letten
De Belastingdienst verlangt dat je op tijd en foutloos je btw-aangifte doet. Dit gaat nog weleens mis en dat kan je boetes opleveren. De belangrijkste zaken waar je op moet letten:
- Doe je aangifte op tijd (voor de meesten is dat in de maand na afloop van elk kwartaal).
- Kijk naar de factuurdatum in plaats van de betaaldatum.
- Check of je in aamerking komt voor de KOR (want dan hoef je geen btw af te dragen).
- Verreken btw die je zelf hebt betaald met de btw die je hebt ontvangen. Let op: Btw die je betaalde op zakelijke etentjes en privéuitgaven mag je niet verrekenen.
Artikel: Btw-aangifte: Dit zijn de 7 meest gemaakte fouten
Artikel: Btw-aangifte doen als zzp’er: Wat is het en wanneer moet dit?
Artikel: Btw-aangifte corrigeren via het formulier Suppletie omzetbelasting
Tip! Btw Sparen: Heb je een zakelijke rekening bij Knab? Activeer dan Btw Sparen. Dan storten we de ontvangen btw van elke binnenkomende betaling automatisch op een aparte spaarrekening. Zo heb je altijd genoeg opzijgezet voor wanneer je de btw moet afdragen.
8. Tips om de juiste boekhouder/accountant te vinden
Ongeveer zes op de tien zzp'ers bij Knab schakelen de hulp in van een boekhouder. Vaak doen ze hun administratie zelf, maar laten ze die controleren door een boekhouder. De boekhouder doet dan bijvoorbeeld ook de aangifte inkomstenbelasting en de btw-aangifte. Welke boekhouder het beste bij jou past, is natuurlijk persoonlijk. Toch zijn er wel een paar algemene tips te geven.
Artikel: Vier tips om de juiste boekhouder te vinden
9. Boekhouden in Excel (inclusief template)
Vooral zzp'ers met weinig transacties doen hun boekhouding nog vaak zelf in een Excel-bestand. Niet per se een slecht idee, want Excel is vaak gratis. Maar de kans op fouten is wel groter dan wanneer je je boekhouding via een boekhoudpakket doet. Bovendien ben je door het handmatige werk meer tijd kwijt.
In onderstaand artikel vind je een handig Excel-template. Als je die goed gebruikt, voldoet je boekhouding meteen aan de wettelijke eisen.
Artikel: Zo ga je simpel aan de slag met boekhouden in Excel
10. Boekhouden met een boekhoudprogramma (en boekhoudkoppeling)
Online boekhoudprogramma's zijn populair onder zzp'ers. Meer dan de helft van de zzp'ers bij Knab heeft er eentje. Zeker wanneer je het pakket via een boekhoudkoppeling koppelt aan je betaal- en spaarrekeningen, heb je een foutloze administratie die altijd up-to-date is. Sommige pakketten hebben bovendien een directe koppeling met de Belastingdienst, waardoor je inkomstenbelasting- en btw-aangifte een fluitje van een cent zijn.
Artikel: 7 redenen om als zzp’er een online boekhoudprogramma te gebruiken
Artikel: Boekhoudkoppeling instellen: hoe werkt het?
Tip: Knab-klant? Dan kun je je zakelijke rekening koppelen aan: Asperion, E-boekhouden.nl, Moneybird, Muis, Snelstart, Yuki, Cash, Reeleezee, MoneyMonk, Informer, Twinfield, Exact en natuurlijk aan ons eigen Knab Boekhoudpakket.
11. Urenregistratie: zo hou je 'm bij
In je urenregistratie (of: urenadministratie) houd je bij hoeveel uren je aan je onderneming besteedt. Een goede urenregistratie is belangrijk voor zowel jezelf als voor de Belastingdienst. Met deze registratie kun je op verzoek bij de fiscus aantonen dat je voldoet aan het urencriterium. Daarmee kom je in aanmerking voor hele aantrekkelijke aftrekposten.
Artikel: Jouw urenregistratie als zzp’er: zo hou je ‘m bij
Let op: In je urenregistratie vermeld je meer dan alleen het aantal declarabele of gefactureerde uren.
12. Alles over het Knab Boekhoudpakket
Sinds maart 2023 kunnen Knab-klanten ook kiezen voor het Knab Boekhoudpakket. Een pakket dat we - samen met DigiBoox (voorheen DigiBTW) - helemaal hebben afgestemd op de behoefte van de zzp'er. Dus zonder dure functies die je toch niet gebruikt.
Met het Knab Boekhoudpakket kun je bijvoorbeeld:
- Facturen (met iDEAL-link) maken en versturen
- Heel eenvoudig je bonnetjes verwerken
- Zakelijke ritten en uren registreren
- Je boekhouding direct koppelen met je betaal- en spaarrekeningen bij Knab
- Je boekhouding direct koppelen met de Belastingdienst voor je inkomstenbelasting- en btw-aangifte
- Altijd en overal je boekhouding inzien
Feit: Facturen met iDEAL-link worden gemiddeld drie keer sneller betaald dan facturen die niet zo'n link bevatten.
Het Knab Boekhoudpakket is de eerste maand gratis en daarna slechts € 12 per maand.
