Jouw urenregistratie als zzp’er: zo hou je ‘m bij

Uurtje, factuurtje. Het is een bekend gezegde onder zzp’ers, en deels waar: je wil immers voor ieder uur dat je werkt betaald worden. Maar wist je dat je urenregistratie als zzp’er ook belangrijk is voor de Belastingdienst? Wie net begonnen is als zzp’er, duizelt het soms als het over administratie gaat. Gelukkig zijn er tegenwoordig heel veel tips & tricks te vinden - die we graag met je delen. Vandaag op het menu: de urenregistratie, en waarom die zo belangrijk is.

Wat is urenregistratie?

Simpel gezegd: je urenregistratie is het bijhouden van het aantal uren die jij in je onderneming stopt. Deze registratie, ook wel urenadministratie genoemd, laat zien hoeveel tijd je besteedt aan bepaalde bedrijfsactiviteiten. Let op: je urenregistratie is niet per se hetzelfde als het aantal gefactureerde uren. Want tja: de administratie of een cursus doe je toch echt in je ‘eigen’ tijd, en kun je niet doorberekenen aan de klant.

Waarom is urenregistratie belangrijk?

Je urenregistratie als zzp’er is om drie redenen van belang:

1.  Je weet zelf precies hoeveel uren je aan welk bedrijfsonderdeel besteedt.
2. Je urenadministratie verantwoordt hoeveel uren jij factureert aan je opdrachtgevers.
3. Je urenregistratie bewijst dat je ook voor de Belastingdienst een ondernemer bent, waardoor je gebruik mag maken van fiscale voordelen.

Het urencriterium

Reden nummer één en twee spreken voor zich, maar we gaan graag even dieper in op de fiscale voordelen van een urenregistratie. Wil je namelijk gebruik kunnen maken van fiscale voordelen voor ondernemers, dan moet je kunnen bewijzen dat je minstens 1.225 uur per kalenderjaar in je onderneming stopt. Dat is circa 24 uur per week.

Kun jij bewijzen dat je die 1.225 uur hebt gehaald? Dan mag je onder meer gebruikmaken van de zelfstandigenaftrek en, als je nog niet lang onderneemt, van de startersaftrek. Die laatste mag je drie keer toepassen in de eerste vijf jaar dat je zzp’er bent.

Nogmaals: niet al die 1.225 uren hoeven declarabel te zijn voor je opdrachtgevers, dit kunnen ook uren zijn die je bijvoorbeeld hebt besteed aan je administratie, klantenwerving of het bouwen van je eigen website. Zelfs reistijd mag je noteren. Uiteraard moet het aantal niet-declarabele uren wel in verhouding staan tot je betaalde werk: 1.200 administratie-uren voor 25 uren werk is natuurlijk niet realistisch.

Tip: Als richtlijn kun je ongeveer maximaal 20-30% aan niet declarabele uren aanhouden.

Waar moet een urenregistratie aan voldoen?

Een urenverantwoording bestaat uit een lijst met een aantal punten, namelijk:

• het aantal gewerkte uren per dag, week of maand;
• de gedane werkzaamheden;
• de datum waarop dit werk gedaan is;
• de klant voor wie aan het werk bent (dat mag ook je eigen bedrijf zijn);
• of de uren direct of indirect zijn (dus declarabel of niet-declarabel);
• het gerekende uurloon, het aantal uren en de omzet die de uren je opleveren. 

Het is het makkelijkst om dit digitaal te doen, bijvoorbeeld met een app of in Excel. Sommige boekhoudpakketten bieden een urenregistratie aan die gekoppeld is aan de facturen die je kunt versturen aan je klanten.

Hulpje

Als je het lastig vind om zelf je urenregistratie bij te houden, kan het boekhoudpakket van Moneymonk uitkomst bieden. Zij kunnen je uren automatisch bijhouden én je gewerkte uren omzetten naar een factuur, die je meteen kan versturen. Al klant van Knab? Dan krijg je het eerste jaar bij MoneyMonk 50% korting.