Jouw urenregistratie als zzp’er: zo houd je ’m bij

Wat is urenregistratie?

Urenregistratie betekent dat je bijhoudt hoeveel tijd je in je onderneming stopt. Dit wordt ook wel urenadministratie genoemd. Het gaat daarbij om alle uren die je besteedt aan je bedrijf.

Belangrijk om te weten: je urenregistratie is niet hetzelfde als je gefactureerde uren. Tijd die je besteedt aan administratie, marketing, opleidingen of klantenwerving kun je vaak niet doorberekenen, maar telt wél mee in je urenregistratie.

Waarom is urenregistratie belangrijk?

Je urenregistratie is om drie redenen van belang:

1. je krijgt zelf inzicht in waar je tijd naartoe gaat;
2. je kunt verantwoorden hoeveel uren je factureert aan opdrachtgevers;
3. je kunt aantonen dat je ondernemer bent voor de Belastingdienst en zo gebruikmaken van fiscale voordelen.

Het urencriterium

Wil je in aanmerking komen voor ondernemersaftrekken, dan moet je voldoen aan het urencriterium. Dat betekent dat je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming besteedt. Dat komt neer op ongeveer 24 uur per week.

Haal je dit aantal en kun je het onderbouwen met een goede urenregistratie? Dan kun je onder andere gebruikmaken van:

• de zelfstandigenaftrek;
• de startersaftrek (als je starter bent).

Niet alle 1.225 uur hoeven declarabel te zijn. Ook uren voor administratie, acquisitie, opleidingen, reistijd en het bouwen aan je bedrijf tellen mee. Wel geldt dat de verhouding realistisch moet blijven. Bijna alleen maar niet-declarabele uren opvoeren is niet geloofwaardig.

Een praktische richtlijn is om maximaal ongeveer 20 tot 30% niet-declarabele uren te registreren.

Waar moet een urenregistratie aan voldoen?

Een goede urenregistratie bevat in ieder geval:

• het aantal gewerkte uren;
• de datum waarop je het werk deed;
• een korte omschrijving van de werkzaamheden;
• voor wie je werkte (klant of je eigen bedrijf);
• of het om declarabele of niet-declarabele uren gaat.

Het is handig om je uren digitaal bij te houden, bijvoorbeeld in Excel, een app of een boekhoudprogramma. Sommige boekhoudpakketten koppelen je urenregistratie direct aan je facturen, wat veel tijd scheelt.

Hulp bij je urenregistratie

Vind je het lastig om je uren consequent bij te houden? Met het Knab Boekhoudpakket kun je eenvoudig je uren registreren. Dat is handig voor je eigen overzicht, voor het factureren én voor het onderbouwen van fiscale voordelen.