Aftrekposten zzp: reis- en verblijfkosten buitenland aftrekbaar?

Veel zzp’ers reizen voor hun werk. Soms binnen Nederland, soms naar het buitenland – bijvoorbeeld voor klanten, congressen of een tijdelijke workation. Onder voorwaarden mag je (een deel van) die kosten aftrekken van je winst. Hoe zit dat precies in 2026?

Zo werkt de aftrekpost reis- en verblijfkosten

Aftrekposten verlagen je winst uit onderneming. En dat betekent: minder belasting betalen. Ook reis- en verblijfkosten kunnen aftrekbaar zijn, mits je je aan de regels houdt.

Drie belangrijke uitgangspunten:

1. Reis- en verblijfkosten vallen onder ‘gemengde kosten’. Dat zijn kosten met een zakelijk én privékarakter.
2. De Belastingdienst maakt geen onderscheid tussen binnenlandse en buitenlandse reizen.
3. Combineer je werk en vakantie (workation)? Dan gelden extra voorwaarden.

Niet alle kosten zijn volledig aftrekbaar

Drempelbedrag of 80/20-regeling

Reis- en verblijfkosten worden gezien als representatiekosten. Die mag je niet onbeperkt aftrekken. Je hebt in 2026 twee opties:

• Drempelbedrag
  Je mag kosten aftrekken voor zover ze boven het drempelbedrag uitkomen. Het definitieve drempelbedrag voor 2026 wordt nog door de Belastingdienst vastgesteld. Ter vergelijking: in 2024 lag dit op € 5.600.
  
  
• 80/20-regeling
  Je laat het drempelbedrag vervallen en trekt 80% van de gemaakte kosten af. Deze regeling is voor de meeste zzp’ers het voordeligst, tenzij je meer dan ongeveer € 20.000 aan reis- en verblijfkosten maakt.

Je kiest per jaar welke optie het gunstigst is.

Welke reis- en verblijfkosten buitenland zijn voor een zzp’er aftrekbaar?

Aftrekbaar: openbaar vervoer en vliegtickets

Kosten voor:

• trein, bus, tram
• taxi of Uber
• vliegtickets

mag je 100% aftrekken als zakelijke kosten. Hier geldt géén 80/20-regeling. Wel belangrijk: bewaar altijd je tickets en bonnetjes.

Hoe zat dat ook alweer met die bonnetjes bewaren? Check de regels en praktische tips in ons artikel Bonnetjes bewaren als zzp’er: zo regel je het slim.

Beperkt aftrekbaar: hotel, eten, congressen

Deze kosten vallen onder representatiekosten en zijn dus voor 80% aftrekbaar:

• hotelovernachtingen
• zakelijke lunches en diners (inclusief fooi)
• borrels (ook met alcohol)
• toegang tot congressen, seminars en symposia
• studiereizen en excursies met zakelijk karakter

20% is altijd voor eigen rekening. Daarnaast geldt dat je per kalenderjaar een maximum kunt aftrekken, tenzij de reis aantoonbaar noodzakelijk was voor je werk.

Aftrekbaar: eigen auto of huurauto

Reis je met je eigen auto (in Nederland of in het buitenland)? Dan mag je in 2026:

• € 0,23 per gereden zakelijke kilometer aftrekken.

Huur je een auto:

• dan mag je de huurkosten volledig aftrekken,
• mits de auto zakelijk wordt gebruikt en
• de btw correct op de factuur staat vermeld.

 Niet aftrekbaar

Deze kosten zijn nooit aftrekbaar, ook niet deels:

• verkeersboetes
• privé-uitgaven zoals kleding, kapper of verzorging
• luxe representatie (bijvoorbeeld vaartuigen voor ontspanning)

Hoe zit het met workations?

Een workation is enorm populair onder zzp'ers, maar fiscaal een grijs gebied. De belangrijkste vuistregel:

• Je reis moet voor minimaal 50% zakelijk zijn.
  
  Eén werkdag en vier vakantiedagen? Dan kwalificeert de reis niet als zakelijke reis. In dat geval zijn de kosten niet aftrekbaar.

Zo voorkom je gedoe met de belastingdienst:

De Belastingdienst kan controleren of jouw reis echt zakelijk was. Zorg daarom dat je het zakelijke karakter kunt aantonen, bijvoorbeeld met:

• bonnetjes en facturen
• e-mails met klanten of opdrachtgevers
• je agenda of planning

Goede administratie voorkomt discussie achteraf.

Goed verzekerd op zakenreis of workation

Let op: een gewone reisverzekering dekt vaak geen werkzaamheden in het buitenland. Veroorzaak je schade tijdens je werk? Dan ben je mogelijk niet verzekerd. Ga je vaker voor werk naar het buitenland, dan is een zakelijke reisverzekering geen overbodige luxe.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb.  Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.