Aftrekposten zzp: reis- en verblijfkosten buitenland aftrekbaar?

Veel zzp'ers moeten voor hun werk reizen. Sommigen ook naar het buitenland, bijvoorbeeld om klanten te bezoeken of voor congressen. Anderen gaan op workation of zo werk en vakantie te combineren. Onder bepaalde voorwaarden mag je de kosten die je maakt aftrekken van je winst. 

Zo werkt de aftrekpost reis- en verblijfkosten

Aftrekposten zorgen voor een lagere winst uit je onderneming. Fijn, want zo betaal je minder belasting. Onder voorwaarden mag je dus ook kosten aftrekken voor zakenreizen en workations. 

Voordat we dieper ingaan op welke kosten je wel en niet mag aftrekken, drie overkoepelende regels:

• Je mag maximaal € 1.500 aan reis- en verblijfkosten aftrekken. Was de reis noodzakelijk voor je werk? Dan geldt het maximum niet. 
• De Belastingdienst maakt geen onderscheid tussen binnenlandse en buitenlandse reizen
• Combineer je werk en vakantie (workation) dan gelden extra regels.
• Je mag niet alle kosten (volledig) aftrekken 
  

  Drempelbedrag of 80/20-regeling

  Niet het hele bedrag aan kosten die je maakt voor je zakenreis of workation is aftrekbaar. De overheid ziet kosten die je maakt op dit soort reizen als 'gemengde kosten'. Dat betekent dat je ze wel 'voor de zaak' maakt, maar dat ze ook een privétintje hebben. 

Welke reis- en verblijfkosten buitenland zijn voor een zzp’er aftrekbaar?

Maar je mag tijdens je reis dus niet alle kosten toeschrijven aan 'de zaak'. Dit zijn de regels: 

Aftrekbaar: Kosten voor openbaar vervoer, taxi en vliegtuig

Als je ervoor kiest om met de trein, bus, tram, uber, taxi of het vliegtuig te gaan, mag je deze kosten altijd voor 100% aftrekken bij het onderdeel ‘winst uit de onderneming’. Hier hoef je dus geen 80/20-regeling op toe te passen. Je zult wel het bonnetje en de tickets moeten bewaren, want de Belastingdienst kan dit natuurlijk wel controleren.

Hoe zat dat ook alweer met die bonnetjes bewaren? Check de regels en praktische tips in ons artikel Bonnetjes bewaren als zzp’er: zo regel je het slim.

Aftrekbaar: Kosten voor hotel, zakendiners, eten, borrels, congressen

Deze kosten mag je dus voor 80% aftrekken. De Belastingdienst noemt dit representatiekosten. Deze zijn dus maar beperkt aftrekbaar, waarbij 20% dus voor eigen rekening is. Wat representatiekosten precies zijn, is niet heel duidelijk gedefinieerd, maar er is wel heel lijstje met kosten die je voor 80% mag aftrekken. Dit zijn bijvoorbeeld kosten voor: 

• Zakendiner of -lunch, inclusief fooi
• Borrels, inclusief alcohol
• Kosten voor toegang tot congressen, seminars en symposia
• Jouw verblijf, inclusief excursies en studiereizen.

Zoals je eerder al had gelezen, mag je maximaal € 1.500 euro per kalenderjaar van de reis- en verblijfkosten aftrekken, waarbij 20% voor eigen rekening is.

Aftrekbaar: Kosten die je met eigen - of gehuurd - vervoer maakt

Als je dichter bij huis blijft, is het misschien veel handiger om met je eigen auto te reizen. Als je geen eigen auto hebt, kun je er ook een huren. Het maakt niet uit of dit in Nederland of in het buitenland is. Je mag in 2024 € 0,23 per gereden zakelijke kilometer van je opbrengst aftrekken. Ook hier hoef je geen 80/20-regeling op toe te passen.

Huur je een auto? Dan mag je de autohuur zelf volledig aftrekken wanneer de btw vermeld wordt op de factuur en je de auto alleen zakelijk gebruikt.

Niet aftrekbaar: O.a. verkeersboetes, vaartuigen voor representatieve doeleinden, kleding en verzorging

Tijdens je reis zijn ook heel veel kosten niet aftrekbaar. Denk aan boetes. Maar ook een bezoekje aan de kapper, kledingwinkel of een lunch op een luxe jacht mag je niet aftrekken. 

Welke kosten van een workation zijn aftrekbaar?

Een workation is enorm populair onder zzp'ers. Of de combinatie van werk en vakantie ook als zakelijke reis wordt beschouwd - met alle fiscale voordelen zoals hierboven genoemd - is aan de Belastingdienst. Het is nog een beetje een grijs gebied, maar één duidelijke voorwaarde is dat je reis voor minstens 50% een zakelijk moet zijn. Met één dagje werken en vier dagen luieren op het strand, kun je dus fluiten naar je fiscale voordeel. 

Zo voorkom je gedoe met de belastingdienst:

Het is dus belangrijk dat je altijd het zakelijke karakter van jouw reis kunt aantonen. Dit kan de Belastingdienst namelijk controleren. Je kunt dit bewijzen door jouw bonnetjes en correspondentie over de zakenreis goed te bewaren. Ook e-mails met opdrachtgevers en je eigen werkagenda zullen helpen.

Goed verzekerd op zakenreis of workation

En dan nog dit. Je reguliere reisverzekering staat het doorgaans niet toe dat je in het buitenland werkt. Veroorzaak je een ongeluk of (letsel)schade, dan ben je dus niet gedekt voor de kosten. Ben je voor je werk vaak in het buitenland? Verdiep je dan in de voordelen van de workation-verzekering. 

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb.  Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.