Reis- en verblijfkosten aftrekken als zzp'er in 2026

Veel zzp’ers reizen voor hun werk. Soms blijf je dicht bij huis, soms ga je naar het buitenland. Bijvoorbeeld voor een klantopdracht, beurs, congres, training of workation. Onder voorwaarden mag je de zakelijke kosten daarvan aftrekken van je winst.

Niet alle reis- en verblijfkosten worden fiscaal hetzelfde behandeld. Een treinkaartje naar een klant werkt anders dan een zakelijke lunch. En voor een hotel tijdens een opdracht kunnen andere regels gelden dan voor een hotel bij een congres of studiereis.

In dit artikel lees je welke reis- en verblijfkosten je als zzp’er in 2026 volledig, gedeeltelijk of niet mag aftrekken.

Welke reis- en verblijfkosten zijn aftrekbaar?

De hoofdregel is eenvoudig: je mag kosten aftrekken als je ze maakt voor de zakelijke belangen van je onderneming. Een privé-uitgave wordt niet zakelijk doordat je tijdens de reis ook een e-mail beantwoordt of kort aan het werk bent.

Op een klein scherm kun je de tabel horizontaal verschuiven.

Auto, openbaar vervoer, taxi en vliegtuig

Reizen met een privéauto, motor of fiets

Gebruik je een vervoermiddel dat privé van jou is of dat je privé huurt? Dan mag je in 2026 € 0,25 per zakelijke kilometer aftrekken van je winst. Dit geldt bijvoorbeeld voor je privéauto, motor, scooter, fiets of e-bike.

Woon-werkverkeer telt voor ondernemers bij de inkomstenbelasting ook als zakelijk verkeer. Rij je vanuit huis naar een vaste opdrachtlocatie, dan mag je die ritten dus meenemen.

Lees voor alle voorwaarden en voorbeelden ons artikel over de kilometervergoeding voor zzp’ers in 2026.

Openbaar vervoer, taxi en vliegtuig

Maak je een zakelijke reis met de trein, bus, tram, metro, taxi of het vliegtuig? Dan mag je de werkelijk gemaakte zakelijke kosten in principe volledig aftrekken.

Bewaar je ticket, factuur, betalingsbewijs of reisoverzicht. Reis je met je betaalpas of OV-chipkaart? Download dan regelmatig een overzicht en geef aan welke reizen zakelijk waren.

Een zakelijke huurauto

Huur je speciaal voor een zakelijke reis een auto? Dan mag je het zakelijke deel van de huurkosten en bijkomende kosten aftrekken. Gebruik je de auto ook privé, dan splits je de kosten.

Huur je de auto privé en gebruik je hem vervolgens zakelijk? Dan kan de kilometeraftrek van € 0,25 van toepassing zijn. Kijk daarom goed op welke naam je de auto huurt en hoe je de kosten verwerkt.

Zijn hotelkosten zakelijk aftrekbaar?

Een zakelijke hotelovernachting is niet automatisch een beperkt aftrekbare kostenpost. Moet je voor een klantopdracht, project of andere zakelijke activiteit overnachten? Dan kunnen de kosten van de overnachting volledig zakelijk aftrekbaar zijn.

De kosten moeten wel redelijk zijn en echt verband houden met je onderneming. Boek je een extra nacht om de stad te bekijken of reist je partner mee zonder zakelijke rol? Dan zijn die aanvullende kosten privé.

Gaat het om een overnachting die hoort bij een congres, seminar, symposium, excursie of studiereis? Dan gelden de beperkingen die verderop in dit artikel staan.

Eten en drinken tijdens een zakelijke reis

Je eigen dagelijkse maaltijden zijn privé-uitgaven. Dat verandert niet automatisch doordat je onderweg bent voor je werk.

Een lunch of diner met een klant, opdrachtgever of zakelijke relatie kan wel een zakelijke reden hebben. Eten, drinken en representatie zijn alleen niet volledig aftrekbaar. Je verwerkt deze kosten samen met andere beperkt aftrekbare kosten via de drempel of de 80%-regeling.

Privé-eten, minibaruitgaven en maaltijden van een partner, vriend of familielid zonder zakelijke rol zijn niet aftrekbaar.

Congressen, seminars en studiereizen

Kosten voor congressen, seminars, symposia, excursies en studiereizen vallen onder de beperkt aftrekbare kosten. Dat geldt ook voor de reis- en verblijfkosten die daarbij horen.

Voor de reis- en verblijfkosten binnen deze categorie mag je maximaal € 1.500 per jaar aftrekken. Dit maximum geldt niet wanneer het voor je werk noodzakelijk was om aanwezig te zijn.

Leg daarom vast waarom het evenement relevant was voor je bestaande onderneming. Een opleiding waarmee je een compleet nieuw beroep wilt leren, wordt fiscaal anders beoordeeld dan vakkennis die je gebruikt om je huidige werk bij te houden.

Drempelbedrag of 80%-regeling

Voor onder meer zakelijke maaltijden, representatie, congressen, seminars en studiereizen heb je als ondernemer voor de inkomstenbelasting in 2026 twee mogelijkheden.

Voor veel zzp’ers is de 80%-regeling eenvoudiger en gunstiger. Maak je uitzonderlijk veel beperkt aftrekbare kosten, dan kan de drempelvariant voordeliger worden.

Hoe zit het met een workation?

Tijdens een workation combineer je werk en privé. Dat maakt de fiscale beoordeling gevoeliger. Alleen het zakelijke deel van de kosten is aftrekbaar.

Een paar uur werken tijdens een vakantie maakt je vlucht, appartement en huurauto niet automatisch zakelijk. Andersom blijft een reis voor een klantopdracht of vakbeurs niet volledig privé doordat je er een vrije dag aan vastplakt.

Splits de kosten daarom realistisch:

• extra hotelnachten voor vakantie zijn privé;
• activiteiten en maaltijden zonder zakelijk doel zijn privé;
• kosten van meereizende gezinsleden zijn privé, tenzij zij aantoonbaar een zakelijke rol hebben;
• kosten die uitsluitend voor de opdracht of zakelijke afspraak zijn gemaakt, kunnen zakelijk zijn;
• bij gemengde kosten moet je kunnen uitleggen hoe je de verdeling hebt bepaald.

Lees ook wat je verder moet regelen voordat je op workation gaat als zzp’er.

Hoe werkt de btw over reis- en verblijfkosten?

De regels voor de btw zijn niet altijd hetzelfde als de regels voor de inkomstenbelasting.

Vanaf 1 januari 2026 geldt in Nederland 21% btw voor hotelovernachtingen en ander kortdurend logies. Gebruik je de overnachting voor btw-belaste werkzaamheden en heb je recht op btw-aftrek? Dan kun je de btw over het zakelijke verblijf in beginsel als voorbelasting verwerken.

Voor eten en drinken in een horecagelegenheid geldt een belangrijke uitzondering. De btw daarover mag je meestal niet aftrekken, ook niet wanneer het om een zakelijke lunch of diner gaat. De kosten kunnen voor de inkomstenbelasting wel beperkt aftrekbaar zijn.

Betaal je btw in een ander EU-land? Dan verwerk je die buitenlandse btw niet zomaar in je Nederlandse btw-aangifte. Soms kun je de btw afzonderlijk terugvragen. Controleer bij twijfel de regels of bespreek dit met je boekhouder.

Wat bewaar je in je administratie?

Je moet niet alleen laten zien dat je de kosten hebt gemaakt, maar ook waarom ze zakelijk waren. Bewaar daarom:

Bewaar je administratie in beginsel minimaal 7 jaar. Lees ook hoe je bonnetjes en digitale bewijsstukken slim bewaart.

Vergeet je verzekering niet

Een gewone reisverzekering is vaak vooral bedoeld voor privéreizen. Werk je in het buitenland, neem je zakelijke apparatuur mee of combineer je werk en vakantie? Controleer dan of zakelijke reizen en werkzaamheden zijn meeverzekerd.

Lees welke dekking van belang kan zijn in ons artikel met vijf vragen over de zakelijke reisverzekering voor zzp’ers.

Zakelijk reizen begint met een goede administratie

Reis- en verblijfkosten kunnen een serieuze aftrekpost zijn. Zorg daarom dat je onderscheid maakt tussen gewone zakelijke vervoers- en verblijfkosten, beperkt aftrekbare kosten en privé-uitgaven.

Verwerk je uitgaven direct, bewaar je bewijs en schrijf bij gemengde reizen op hoe je de zakelijke verdeling hebt bepaald. Daarmee voorkom je veel uitzoekwerk bij je aangifte.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.