Zo ga je simpel aan de slag met boekhouden in Excel, met template!

Als ondernemer ben je verplicht om een administratie bij te houden. Veel (startende) ondernemers zien hier huizenhoog tegenop en zijn geneigd om alles uit te besteden. Prima natuurlijk, maar het kost een hoop geld en is als starter vaak niet nodig. En als je net begint, dan kun je wel wat geld besparen toch? Het is daarom belangrijk om je administratie vanaf het begin slim in te richten. Leer hoe je simpel aan de slag kunt met boekhouden in Excel.

Boekhouden in Excel: administratie versus boekhouding

Is je administratie en boekhouding hetzelfde? Niet helemaal, want de boekhouding is slechts een onderdeel van je administratie.

Je administratie bestaat ruwweg uit de volgende vier stappen:

1. Gegevens verzamelen, ordenen en archiveren;
2. Financiële feiten registreren (boekhouden);
3. Rapportages opstellen en analyseren, zoals de winst- en verliesrekening, balans, btw-aangifte, openstaande facturen, marge-overzichten en top 10’s;
4. Aangiften doen voor de btw, inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting.

Stap 2, 3 en 4 besteden veel ondernemers uit, maar stap 1 is eigenlijk de belangrijkste stap en daar ben je zelf verantwoordelijk voor.

Papieren of digitale documenten liggen ten grondslag aan iedere boekhouding. Het verzamelen van dit bewijsmateriaal is de basis voor je aangiften. De aangiften moeten namelijk door de Belastingdienst gecontroleerd kunnen worden.

Een eenvoudige opzet

Als je een kleine ondernemer bent, is het aantal gegevens dat je moet verzamelen en vastleggen gering. Dat kun je dus prima zelf!

Om het gemakkelijk te maken splitsen we het boekhoudproces in twee delen:

1. Registreren van de verkopen en inkomsten
2. Vastleggen van alle inkopen en uitgaven

Op basis van deze twee bronnen kunnen je alle verplichte rapportages opstellen:

• winst- en verliesrekening;
• balans;
• btw-aangiften.

Verkopen en inkomsten registreren

Als je goederen of diensten levert aan ondernemers of particulieren, ben je verplicht om een factuur te sturen. Zodra je de factuur verstuurt, heb je voor de Belastingdienst omzet gerealiseerd. Dit noemen we ook wel verkopen. Pas wanneer het geld daadwerkelijk op je bankrekening staat, is er sprake van inkomsten.

Dit leg je allemaal vast in het eerste register: de datum, factuurnummer, omschrijving, klant, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en of het geld al is ontvangen.

Soms ontvang je geld op je bankrekening dat geen verkoop (omzet) is, zoals rentevergoedingen en privéstortingen. Daar hoort dan geen factuurnummer bij.

Alle transacties registreer je tot slot onder een bepaalde categorie. Dit is een regel op de balans of winst- en verliesrekening. Bij verkopen is dat bijvoorbeeld ‘Omzet NL’.

Kosten en uitgaven bijhouden

In het tweede register houd je alle kosten en uitgaven bij. Als ondernemer mag je alleen zakelijke kosten aftrekken van de winst. Ontvang je een inkoopfactuur, dan is er voor de Belastingdienst sprake van kosten, ook al heb je die nog niet betaald (uitgaven).

Voor alle inkoopfacturen en bonnetjes noteer je min of meer hetzelfde als bij verkopen, namelijk: datum, factuur- of bonnummer, omschrijving, leverancier, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en of het geld al is betaald en wanneer.

Soms heb je uitgaven zonder bon- of factuurnummer zoals privéopnamen of rentebetalingen. Vul dan geen factuurnummer in.

Alle kosten en uitgaven registreer je op een bepaalde categorie. Bijvoorbeeld verzekeringen of bankkosten.

Financiële rapportages

Je kunt nu de winst- en verliesrekening, balans en btw-aangiften maken.

Voor alle verkopen en kosten die je vastlegt, geef je aan wat het is en of het geld al is ontvangen of betaald.

Ondernemers die al langer actief zijn vullen aan het begin van het jaar ook een zogenaamde beginbalans in. Dit zijn alle bezittingen, het eigen vermogen en de schulden van je bedrijf op 31 december van het vorige jaar. Hieronder vallen bijvoorbeeld verkoopfacturen die nog niet ontvangen zijn (debiteuren) en inkoopfacturen die je nog moet betalen (crediteuren).

Handige opzet in Excel

Nu je weet hoe simpel het eigenlijk is, begrijp je misschien ook dat je dit eenvoudig in Excel kunt bijhouden. Het zijn immers maar twee tabellen die je hoeft bij te houden. En als je maar weinig transacties hebt, zoals veel starters, bespaar je veel geld door dit zelf te doen.

In samenwerking met Boekhouden in Excel kun je een gratis Excel-boekhoudtemplate downloaden. Vanaf nu doe je moeiteloos zelf je boekhouding. Het is zo eenvoudig als het invullen van twee simpele tabellen en Excel doet de rest.

Je kunt er binnen 15 minuten mee aan de slag en je voldoet aan alle wettelijke vereisten. Deze Excel-sjabloon is gemaakt door een finance én Excel-expert en bevat ingebouwde controles, waarmee je fouten vermijdt tijdens het registreren van transacties.

Je kunt er zelfs professionele facturen mee maken, zonder dat je rekenfouten maakt. Dit sjabloon is geschikt voor meerdere jaren en bevat een overzichtelijk dashboard. De winst- en verliesrekening en balans worden automatisch voor je opgesteld en ook de btw-aangifte is een fluitje van een cent.

Download het Excel-boekhoudtemplate

Weet jij niet waar je moet beginnen met je boekhouding? Met deze handige boekhoud-excelsheet van Boekhouden in Excel kun je meteen aan de gang. Laat op deze pagina je e-mailadres achter en je ontvangt het template inclusief handleiding en voorbeelden in je mailbox.

Toe aan de volgende stap?

Heb je meer transacties? Dan biedt het Knab Boekhoudpakket uitkomst. Dit pakket koppel je gemakkelijk aan je zakelijke rekening(en) bij Knab.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb.  Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.