Deze 5 eisen stelt de Belastingdienst aan jouw digitale administratie

Als zzp’er heb je de vrijheid om te ondernemen, zonder baas die over je schouder meekijkt. Los van verplichtingen die je naar opdrachtgevers hebt dien je er wel voor te zorgen dat de administratie die je bijhoudt voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. De fiscus vraagt je in algemene zin een 'goede administratie' bij te houden. Daarbij maakt het niet uit of je een papieren of een digitale boekhouding voert. 

Een goede digitale boekhouding: hoe doe je dat? 

Te beginnen met die ‘goede administratie’, want wat betekent dat eigenlijk? Het is van belang om een fatsoenlijke administratie te voeren, zodat de controlerende inspecteurs van de Belastingdienst inzicht krijgen in het financiële toestand van je onderneming. Het komt er in de praktijk op neer dat de Belastingdienst na wil gaan of je alles netjes bijhoudt, bijvoorbeeld qua inkomsten en uitgaven.

Uiteraard is die eis niet alleen in het voordeel van de fiscus, maar je hebt er zelf als zzp’er ook profijt van. Een goede administratie zorgt ervoor dat jij weet wat erin komt en wat eruit gaat, zodat je op basis van overzichtelijke financiële gegevens de juiste beslissingen kunt nemen.

Knab biedt meerdere boekhoudkoppelingen om je hierbij te helpen met je digitale boekhouding, zoals ook bijvoorbeeld MoneyMonk. Hierdoor wordt het een stuk eenvoudiger om aan deze regels te voldoen.

Eisen aan jouw administratie

De Belastingdienst stelt twee concrete eisen aan de administratie van een zzp'er. Deze moet duidelijk zijn voor:

Je eigen bedrijfsvoering
Zodat je snel de beschikking hebt over cijfers en resultaten van je onderneming. Je hebt daardoor inzicht in de kosten, omzet en winst.

Het invullen van de aangiften
De administratie vormt de basis voor de btw- en IB-aangiften. Indien een administratie ontbreekt zal de Belastingdienst de resultaten schatten. Als je het daar niet mee eens bent zal je het tegendeel moeten bewijzen, vanwege de ‘omgekeerde bewijslast’.

9 onderdelen van de administratie

De administratie dient uit een aantal belangrijke onderdelen te bestaan, dit mag zowel op papier als digitaal zijn. De Belastingdienst accepteert de beide vormen van de documenten, als ze op een structurele wijze volgens de daarvoor geldende richtlijnen worden bijgehouden. De Belastingdienst eist dat een administratie bestaat uit de volgende gegevens die iets zeggen over de onderneming:

• Kasadministratie en kassabonnen (ook kladaantekeningen)
• Financiële aantekeningen (zoals het inkoop- en verkoop)
• Tussentijds gemaakte controleberekeningen
• Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• Bankafschriften
• Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• Agenda’s en afsprakenboeken
• Correspondentie
• Software- en databestanden

Bewaarplicht voor zzp'ers

Als zzp’er ben je verplicht om belangrijke documenten uit de administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Dit is de standaard bewaartermijn voor basisgegevens van een zakelijke administratie en moet bestaan uit:

• Grootboek
• Debiteurenadministratie
• Crediteurenadministratie
• Voorraadadministratie
• In- en verkoopadministratie
• Loonadministratie (indien van toepassing)

Let op: tot de bewaarplicht behoren ook (papieren en elektronische) agenda’s, notaries, bankafschriften, kassabonnen en contracten. En voor onroerende zaken geldt een uitgebreide bewaarplicht van 10 jaar. Hiertoe behoort bijvoorbeeld het huurcontract voor een pand. Lees hier alle regels met betrekking tot het bewaren van je administratie. 

3 eisen aan iedere factuur

Binnen de administratie spelen facturen een belangrijke rol. Dat geldt voor inkoopfacturen (inkomend) en verkoopfacturen (uitgaand). De Belastingdienst stelt een aantal duidelijke eisen aan deze facturen:

Wettelijk verplichte gegevens
De factuur dient 12 verplicht onderdelen te bevatten waaronder jouw volledige naam en die van de afnemer, jouw volledige adres en dat van de afnemer, jouw btw-nummer en KvK-nummer. De uitgebreide lijst kun je terug vinden op de site van MoneyMonk.

Authenticiteit en integriteit
De Belastingdienst stelt geen specifieke eisen aan de eventuele beveiliging van facturen, maar het moet wel duidelijk zijn dat een factuur daadwerkelijk door de genoemde afzender is verstuurd (authenticiteit) en dat deze niet veranderd is (integriteit).

Mogelijkheid tot controleren
De inspecteur van de Belastingdienst moet een factuur kunnen controleren als hij of zij daar bij een controle om vraagt. Je moet duidelijk kunnen maken wat er met een factuur is gebeurd, vanaf de bestelling tot aan de betaling en daarna met het archiveren van de factuur.

Btw-eisen van de Belastingdienst

Tenslotte stelt de Belastingdienst een aantal btw-eisen aan de administratie. Uit de administratie moet duidelijk blijken hoeveel btw je moet betalen of wat je aan de andere kant mag ontvangen. Dat betekent in de praktijk dat je de volgende overzichten per tijdvak bij moet houden in de administratie:

• Facturen die je zelf uitschrijft (verkoopfacturen)
• Facturen die je ontvangt (inkoopfacturen)
• Uitgaven
• Ontvangsten
• Privégebruik van goederen en diensten

Tip: je kunt die overzichten bijhouden met een verkoopboek, inkoopboek en kas- en bankboek.

Let op: doe je zaken in het buitenland? Dan is het belangrijk om ook de onderstaande overzichten bij te houden:

• verwervingen uit andere EU-landen
• leveringen aan andere EU-landen
• diensten aan andere EU-landen
• ingevoerde goederen uit niet-EU-landen
• uitgevoerde goederen naar niet-EU-landen

Een zakelijke rekening met boekhoudpakket

Wist je dat je de zakelijke rekening van Knab eenvoudig kan koppelen aan het Knab Boekhoudpakket? Ideaal. Scheelt jou een hoop handmatig werk.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb.  Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.