Btw-aangifte doen als zzp'er: deadlines en regels in 2026

Belasting is misschien niet je favoriete onderwerp, maar het is wel belangrijk om het goed te regelen. Als zzp’er heb je vaak niet alleen te maken met de jaarlijkse inkomstenbelasting, maar ook met btw-aangifte.

Bij je btw-aangifte geef je door hoeveel btw je hebt berekend aan klanten en hoeveel btw je zelf hebt betaald over zakelijke kosten. Het verschil draag je af aan de Belastingdienst of krijg je terug. In dit artikel lees je wanneer je btw-aangifte doet, welke deadlines in 2026 gelden en wanneer je mogelijk bent vrijgesteld.

Wat is de btw-aangifte?

Bij je btw-aangifte, ook wel aangifte omzetbelasting, geef je aan hoeveel btw je in een bepaalde periode hebt berekend aan klanten. Daar trek je de btw vanaf die je zelf hebt betaald over zakelijke kosten en investeringen.

Is de btw die je hebt berekend hoger dan de btw die je mag aftrekken? Dan betaal je het verschil aan de Belastingdienst. Heb je juist meer btw betaald dan ontvangen? Dan kun je btw terugkrijgen.

Btw staat voor belasting toegevoegde waarde. Het is een indirecte belasting: jij int de btw bij je klant en draagt die daarna af. Daarom is ontvangen btw eigenlijk geen omzet van jou, maar geld dat je tijdelijk beheert voor de Belastingdienst.

Eerste btw-aangifte als startende ondernemer

Ben je net gestart als zzp’er? Nadat je je hebt ingeschreven bij de KVK, beoordeelt de Belastingdienst of je ondernemer bent voor de btw. Daarna krijg je bericht of en wanneer je btw-aangifte moet doen.

Je eerste btw-aangifte kan soms nog op papier moeten. In andere gevallen doe je direct online aangifte via Mijn Belastingdienst Zakelijk of via boekhoudsoftware.

Ook belangrijk: als de Belastingdienst je vraagt om btw-aangifte te doen, moet je aangifte doen. Ook als je in die periode nog geen omzet hebt gemaakt.

Moet elke zzp’er btw-aangifte doen?

De meeste ondernemers zijn btw-plichtig en moeten btw-aangifte doen. Je berekent dan btw aan je klanten, houdt een btw-administratie bij en doet aangifte over het tijdvak dat de Belastingdienst voor jou heeft vastgesteld.

Er zijn belangrijke uitzonderingen. Je hoeft meestal geen btw-aangifte te doen als je meedoet aan de kleineondernemersregeling of als je alleen btw-vrijgestelde goederen of diensten levert.

Op mobiel kun je de tabel horizontaal verschuiven.

Lage omzet? Check de kleineondernemersregeling

Heb je een jaaromzet van maximaal € 20.000? Dan kun je mogelijk meedoen aan de kleineondernemersregeling (KOR). De KOR is een btw-vrijstelling.

Doe je mee aan de KOR, dan bereken je geen btw aan je klanten. Je doet meestal geen btw-aangifte en kunt ook geen btw terugvragen over kosten en investeringen. Dat scheelt administratie, maar kan minder gunstig zijn als je veel zakelijke kosten maakt.

Je moet je zelf aanmelden voor de KOR via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Dat kan via de website van de Belastingdienst: Aanmelden kleineondernemersregeling.

Wanneer ben je vrijgesteld van btw-aangifte?

Sommige goederen, diensten, branches en activiteiten zijn vrijgesteld van btw. Denk aan bepaalde medische diensten, onderwijs, kinderopvang, financiële diensten, verzekeringen en sommige journalistieke of creatieve werkzaamheden.

Ben je vrijgesteld? Dan reken je geen btw op je factuur. Je mag de btw op kosten die horen bij die vrijgestelde omzet meestal niet aftrekken.

Let goed op de precieze activiteit die je levert. Een ondernemer in het onderwijs kan bijvoorbeeld vrijgestelde lessen geven, maar daarnaast ook btw-belaste adviesdiensten leveren. Het gaat dus niet alleen om je beroep, maar vooral om wat je precies doet.

Wat als je deels vrijgestelde werkzaamheden doet?

Het kan voorkomen dat je zowel belaste als vrijgestelde diensten levert. In dat geval moet je deze omzet goed splitsen in je administratie.

Je houdt dan apart bij welke omzet belast is met btw, welke omzet vrijgesteld is en welke kosten bij welk deel horen. Btw op kosten voor belaste omzet kun je meestal aftrekken. Btw op kosten voor vrijgestelde omzet meestal niet. Gebruik je kosten voor beide soorten omzet? Dan moet je de btw vaak verdelen.

Hoe vaak moet je btw-aangifte doen?

De meeste zzp’ers doen btw-aangifte per kwartaal. Soms doe je aangifte per maand of per jaar. De Belastingdienst laat je weten over welk tijdvak je aangifte moet doen.

Elk jaar krijg je een aangiftebrief. Daarin staan de tijdvakken waarover je btw-aangifte moet doen, de uiterste inlever- en betaaldatums en de betalingskenmerken. Bewaar die brief goed en zet de deadlines direct in je agenda.

Wil je liever over een ander tijdvak aangifte doen? Dan kun je een verzoek doen bij de Belastingdienst. Andersom kan de Belastingdienst je ook verplichten om maandelijks aangifte te doen, bijvoorbeeld als je aangifte of betaling niet op tijd binnenkomt.

Wanneer moet je btw-aangifte doen over 2026?

Doe je per kwartaal btw-aangifte? Dan moeten je aangifte en betaling uiterlijk binnen zijn op de laatste dag van de maand na het kwartaal. Voor 2026 gelden deze deadlines.

Op mobiel kun je de tabel horizontaal verschuiven.

Doe je per maand aangifte? Dan moeten aangifte en betaling meestal binnen zijn op de laatste dag van de volgende maand. Doe je per jaar aangifte? Dan moet je aangifte en betaling vóór 1 april van het volgende jaar binnen zijn.

Wat als je te laat aangifte doet?

Ben je te laat met je btw-aangifte of betaling? Dan kun je een boete krijgen. De Belastingdienst kent bij btw onder meer een aangifteverzuim en een betaalverzuim.

Op mobiel kun je de tabel horizontaal verschuiven.

Lees ook de meest gemaakte fouten in dit artikel over valkuilen bij btw-aangifte.

Hoe betaal je de btw?

Moet je btw afdragen? Dan krijg je meestal geen aparte aanslag. Je maakt het bedrag zelf over naar de Belastingdienst, met het juiste betalingskenmerk. Dat betalingskenmerk vind je in Mijn Belastingdienst Zakelijk en in je aangifte.

Heb je btw-aangifte gedaan via Mijn Belastingdienst Zakelijk? Dan kun je in 2026 ook betalen met iDEAL of Wero via de betaallink bij je ingestuurde aangifte. Let op: als betaaldatum geldt de datum waarop het bedrag bij de Belastingdienst is bijgeschreven. Houd dus rekening met verwerkingstijd van je bank.

Krijg je btw terug? Dan stuurt de Belastingdienst meestal binnen 8 weken na ontvangst van je aangifte een brief. Het geld staat doorgaans binnen 1 week na de datum van die brief op je rekening.

Btw betalen over een factuur die nog niet betaald is

Heb je een factuur verstuurd, maar heeft je klant nog niet betaald? Dan kan het zijn dat je de btw al moet meenemen in je aangifte. Dat kan vervelend zijn voor je cashflow.

Bekijk dan de mogelijkheden om de btw voor te financieren, zoals beschreven in dit artikel over btw voorfinancieren. Een optie is bijvoorbeeld factoring via Knab Factoring.

Automatisch btw opzijzetten bij Knab

De btw die je ontvangt is niet van jou, maar van de Belastingdienst. Daarom is het slim om dit bedrag direct apart te zetten zodra je factuur wordt betaald.

Ondernemers met een zakelijke rekening bij Knab kunnen Btw Sparen gebruiken via de Inkomstenverdeler. Daarmee zet je automatisch de btw van elke betaalde factuur apart op een spaarrekening. Zo staat het geld klaar wanneer je aangifte doet.

Je stelt dit in via de Knab App bij ‘Slimme regels’ en ‘Inkomstenverdeler’. Naast btw kun je ook andere potjes maken, bijvoorbeeld voor inkomstenbelasting, buffer, vakantie of investeringen.

Ontdek het Knab Boekhoudpakket

Met het Knab Boekhoudpakket koppel je je betaal- en spaarrekeningen direct aan je boekhouding. Als je je facturen en kosten goed invoert, staat je btw-aangifte klaar en kun je die rechtstreeks versturen naar de Belastingdienst.

Je betaalt hiervoor niets extra binnen het boekhoudpakket. Wil je ook je aangifte inkomstenbelasting vanuit het pakket doen? Dan kun je daarvoor een optionele module afsluiten.

Btw wordt makkelijker als je het ritme vasthoudt

Btw-aangifte doen is vooral een kwestie van ritme. Houd je facturen, kosten en bonnetjes goed bij. Zet ontvangen btw direct apart. En plan je deadlines zodra je de aangiftebrief van de Belastingdienst ontvangt.

Zo voorkom je dat btw voelt als een onverwachte rekening. Je weet wat je moet afdragen, wanneer je moet betalen en welk bedrag alvast klaarstaat.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.