Btw-aangifte: dit zijn de 7 meest gemaakte fouten

Als ondernemer ontkom je er niet aan: btw-aangifte doen. De verwacht dat je die op tijd indient en dat alle bedragen kloppen. Toch gaat het hier vaak mis. Om je te helpen, hebben we de zeven meest gemaakte fouten bij de btw-aangifte voor je op een rij gezet.

1. Verkeerde maanden meenemen

De meeste ondernemers doen btw-aangifte per kwartaal. Dat betekent:

• in april: aangifte over kwartaal 1 (januari, februari, maart);
• in juli: aangifte over kwartaal 2 (april, mei, juni);
• in oktober: aangifte over kwartaal 3 (juli, augustus, september);
• in januari: aangifte over kwartaal 4 (oktober, november, december).

Een veelgemaakte fout is dat facturen worden meegenomen uit de maand waarin je aangifte doet, in plaats van uit het juiste kwartaal. Let er dus goed op dat je alleen de maanden verwerkt die bij dat kwartaal horen.

Lees meer over wanneer je btw-aangifte moet doen.

2. Kijken naar de betaaldatum in plaats van de factuurdatum

De meeste ondernemers gebruiken het factuurstelsel. Dat betekent dat je btw aangeeft op basis van de factuurdatum, niet op basis van wanneer een factuur wordt betaald. Betaalde en onbetaalde facturen tellen dus allebei mee in het kwartaal waarin de factuurdatum valt.

In sommige situaties mag je het kasstelsel gebruiken, waarbij de betaaldatum leidend is. Welke methode je ook gebruikt: de Belastingdienst verwacht dat je dit consequent doet.

Let dus goed op dat je de juiste datum hanteert, zodat je geen facturen in het verkeerde kwartaal boekt.

In een factuurstelsel kan het voorkomen dat je btw moet afdragen terwijl de factuur nog niet is betaald. In dat geval kun je kijken naar opties zoals factoring of andere manieren om btw voor te financieren.

3. Geen gebruik maken van speciale regelingen

De Belastingdienst kent verschillende btw-regelingen. Een bekende is de kleineondernemersregeling (KOR). Deze regeling geldt voor ondernemers met een omzet tot € 20.000 per jaar.

Doe je mee aan de KOR, dan hoef je geen btw te rekenen en geen btw-aangifte te doen. Dat kan administratief veel schelen. Twijfel je of je hiervoor in aanmerking komt, dan loont het om dit goed uit te zoeken voordat je aangifte doet.

4. Btw terugvragen van zakelijke etentjes

De btw op eten en drinken in de horeca of via catering mag je niet terugvragen. Dat geldt ook voor zakelijke lunches en diners.

De kosten zelf kun je wél meenemen bij je aangifte inkomstenbelasting. Daarbij geldt een drempelbedrag van € 4.700 per jaar. In plaats daarvan mag je er ook voor kiezen om 80% van deze kosten af te trekken. Het is slim om te checken welke optie voor jou gunstiger is.

5. Btw terugvragen over privé-uitgaven

Over privé-uitgaven mag je geen btw terugvragen. Bij gemengd gebruik, bijvoorbeeld bij een laptop die je zowel zakelijk als privé gebruikt, mag je alleen het zakelijke deel van de btw aftrekken. Vaak komt dat neer op ongeveer 50%, maar dat hangt af van het daadwerkelijke gebruik.

Twijfel je? Dan is het verstandig om dit te laten checken, zodat je geen fouten maakt in je aangifte.

6. Te laat btw-aangifte indienen

Een vergeten of te late btw-aangifte kan je duur komen te staan. De deadline ligt meestal één maand na afloop van het kwartaal. Zelfs een kleine overschrijding kan al leiden tot een boete.

Zorg daarom dat je op tijd aangifte doet, ook als je in dat kwartaal geen omzet hebt gehad.

7. Je administratie niet goed bijhouden

Zonder goede administratie weet je niet hoeveel btw je moet betalen of terugkrijgt. Je kunt je administratie bijhouden in bijvoorbeeld Excel, maar een boekhoudpakket maakt dit vaak overzichtelijker en verkleint de kans op fouten.

Met een zakelijke rekening van Knab kun je automatische boekhoudkoppelingen instellen met verschillende pakketten. Bekijk alle beschikbare boekhoudkoppelingen.

Automatisch je btw opzijzetten

Heb je een zakelijke rekening bij Knab? Dan kun je automatisch btw sparen. Bij elke inkomende betaling wordt de btw automatisch apart gezet op een spaarrekening. Zo weet je zeker dat het bedrag klaarstaat wanneer je aangifte doet.

Aan dit artikel kunnen geen rechten worden ontleend. Meer weten? Neem dan gerust contact met ons op.