Btw-aangifte: dit zijn de 7 meest gemaakte fouten

Als ondernemer ontkom je er niet aan: btw en de aangifte die daarbij hoort. De Belastingdienst verwacht dat jij de btw-aangifte op tijd indient en alles goed invoert. Wil je weten waar je op moet letten? Om je een handje op weg te helpen hebben we de zeven meest gemaakte fouten verzameld.

1. Verkeerde maanden indienen

Bijna elke ondernemer doet zijn of haar btw-aangifte per kwartaal. Zo doe je in:

• April: aangifte over kwartaal 1 (januari,februari en maart);
• Juli: aangifte over kwartaal 2 (april, mei, juni);
• Oktober: aangifte over kwartaal 3 (juli, augustus, september);
• Januari: aangifte over kwartaal 4 (oktober, november, december).

Dit kan soms verwarring veroorzaken. Zo nemen sommige ondernemers facturen mee van de maanden waarin aangifte gedaan wordt, maar deze moeten mee met de volgende aangifte. Let er dus goed op dat je alleen de maanden indient die aangegeven zijn!

Lees hier meer over wanneer je btw-aangifte moet doen.

2. Betaaldatum in plaats van factuurdatum

De meeste ondernemers gebruiken een ‘factuurstelsel’ bij de btw-aangifte. Dat betekent dat alle facturen die in een bepaald kwartaal vallen, ook in dat kwartaal worden ingediend in de btw-aangifte. Hierbij maak je geen onderscheid tussen betaalde en onbetaalde facturen.

In bepaalde gevallen mag je als ondernemer het ‘kasstelsel’ gebruiken, waar de betaaldatum de leidende factor is. De Belastingdienst wil dat ondernemers de btw-aangifte consistent indienen, dus altijd op dezelfde manier en volgens hetzelfde systeem.

Let er dus op dat je naar de factuurdatum kijkt in plaats van de betaaldatum. Zo voorkom je dat je een factuur in een verkeerd kwartaal boekt.

Btw voorfinancieren
In een 'factuurstelsel' kan het voorkomen dat je btw moet afdragen over een factuur die nog niet betaald is. In dat geval kun je bijvoorbeeld je factuur eerder uit laten betalen met factoring. Check welke opties je nog meer hebt om de btw voor te financieren. 

3. Geen gebruik maken van speciale regelingen

De Belastingdienst heeft speciale regelingen waar ondernemers in sommige gevallen gebruik van kunnen maken. Zo is er de kleineondernemersregeling (KOR), een speciale regeling voor ondernemers met een jaaromzet van minder dan € 20.000. Met deze regeling kom je als ondernemer in aanmerking voor belastingvermindering of hoef je zelfs helemaal geen belasting te betalen. Als je zo goed als zeker weet dat je onder dit bedrag uitkomt, kun je de kleineondernemersregeling ook per maand verwerken. 

4. Btw terugvragen zakelijke etentjes

Vraag jij je af of je ook de btw kunt terugvragen van een zakelijke lunch of diner? Het antwoord is nee. Dit mag niet van de Belastingdienst. Dit komt omdat de btw niet mag worden afgetrokken als het eten en/of drinken wordt genuttigd in een horeca-gelegenheid of als het wordt verzorgd door een cateraar in een speciale ruimte.

Dat betekent niet dat je het bonnetje van het zakelijke etentje kunt weggooien omdat je toch weet dat je de btw niet kan terugvragen. Je kunt inderdaad geen btw erover terugvragen, maar je kunt wel de kosten aftrekken tijdens de aangifte inkomstenbelasting. Hierbij geldt een drempel van € 4.700. In plaats van deze drempel te hanteren, mag je ook ervoor kiezen om 80% van de kosten af te trekken. Kijk dus voor jezelf wat gunstiger is.

5. Btw terugvragen over privéuitgaven

Het is misschien wat vanzelfsprekend, maar omdat dit wel nog eens fout gaat benoemen we het toch: je mag geen btw terugvragen van je privéuitgaven. Het wordt wel iets lastiger als je een product (zoals een laptop) zowel zakelijk als privé gebruikt. Want wat doe je dan? De oplossing is eigenlijk heel simpel: in dit geval kun je ook maar de helft van je btw terugvragen. Twijfel je wat je wel en niet kan terugvragen? Vraag het dan aan een expert!

6. Te laat btw-aangifte indienen

De btw-aangifte vergeten en te laat indienen: dit kan je makkelijk overkomen. De Belastingdienst verwacht de btw-aangifte voor de deadline, die doorgaans één maand na het afsluiten van een kwartaal plaatsvindt. Zelfs als je een halve minuut te laat bent met je online aangifte, heb je kans dat je een fikse boete krijgt. Opletten dus!

7. Je administratie niet goed bijhouden

Iedere ondernemer moet de administratie bijhouden. Zonder administratie weet je niet wat je uitgeeft, wat je inkomsten zijn en hoeveel btw je moet betalen. Nu kun je je administratie in bijvoorbeeld Excel bijhouden, maar het kan ook handig zijn om dit via een boekhoudpakket te doen. Omdat daar alles gelijk goed in staat, ben je zo klaar met boekhouden.

Met de zakelijke rekening van Knab kun je een automatische boekhoudkoppeling instellen met verschillende boekhoudpakketten. Check al onze boekhoudkoppelingen.

Automatisch je btw opzijzetten

Heb je een zakelijke rekening bij Knab? Dan kun je automatisch btw sparen. Dat betekent dat je instelt dat we bij elke inkomende betaling, de btw automatisch naar een aparte spaarrekening overboeken. Handig, zo heb je altijd genoeg opzijgezet wanneer de Belastingdienst weer op je deur klopt voor de btw.  

Aan dit artikel kunnen geen rechten worden ontleend. Meer weten? Neem dan gerust even contact met ons op.