Boekhouden voor beginners: zo pak je je administratie slim aan

Als je net start met je eigen bedrijf, is je administratie vaak nog prima te overzien. Een paar facturen, wat bonnetjes en misschien een eerste btw-aangifte. Maar naarmate je bedrijf groeit, worden overzicht en structuur steeds belangrijker.

Gelukkig hoeft boekhouden geen hogere wiskunde te zijn. Zeker als je vanaf het begin een vaste aanpak kiest. Hieronder lees je wat boekhouden precies is, wat je moet bijhouden en hoe je je administratie als zzp’er slim organiseert.

Wat is boekhouden?

Boekhouden is het systematisch bijhouden van de financiële administratie van je bedrijf. Je legt vast wat er binnenkomt, wat eruit gaat en welke afspraken, facturen en betalingen daarbij horen.

Als zzp’er of ondernemer ben je verplicht om een administratie bij te houden. Die administratie moet duidelijk laten zien hoe je bedrijf ervoor staat. Ook moet je de basisgegevens uit je administratie minimaal 7 jaar bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt meestal een bewaartermijn van 10 jaar.

Die verplichting klinkt misschien vooral als iets voor de Belastingdienst, maar je doet het ook voor jezelf. Met een goede boekhouding zie je hoeveel omzet je maakt, welke kosten je hebt, hoeveel btw je moet afdragen en hoeveel winst je overhoudt.

Wat hoort er allemaal in je boekhouding?

Je boekhouding bestaat uit alle gegevens die belangrijk zijn voor je bedrijf. Dat kunnen papieren documenten zijn, maar ook digitale bestanden uit je boekhoudprogramma, agenda, inbox of bankomgeving.

Denk bijvoorbeeld aan:

Ook kladaantekeningen, agenda’s, tussentijdse berekeningen en databestanden kunnen onderdeel zijn van je administratie als ze iets zeggen over je omzet, kosten of afspraken. Op de website van de Belastingdienst vind je een overzicht van wat er bij je administratie hoort.

Meer weten over bewaartermijnen? Lees dan ook ons artikel over hoe lang je je administratie moet bewaren.

Boekhouden voor beginners: 5 stappen

Wanneer je een eigen bedrijf hebt, moet je je boekhouding dus goed bijhouden. Maar waar begin je? Deze vijf stappen helpen je op weg.

1. Zelf doen, uitbesteden of samen doen?

Bepaal eerst hoe je je administratie wilt bijhouden. Doe je alles zelf, besteed je het volledig uit of kies je voor een middenweg?

Een beetje van beide kan dus ook. Je houdt je boekhouding dan bijvoorbeeld grotendeels zelf bij, terwijl een boekhouder controleert, vragen beantwoordt en helpt bij je aangiftes.

Twijfel je nog hoe je het wilt aanpakken? In ons artikel over de zzp-administratie zelf doen, uitbesteden of hybride regelen lees je meer over de mogelijkheden.

2. Online of offline boekhouden?

Vervolgens bepaal je hoe je alle gegevens verwerkt. Dat kan online, maar ook offline.

Online boekhouden

Bij online boekhouden werk je in de cloud. Je logt in waar je wilt, maakt facturen, uploadt bonnetjes en koppelt betalingen aan je bankrekening. Ook kun je je boekhouding makkelijker delen met een boekhouder.

Kies je voor online boekhouden? Dan is het slim om een pakket te kiezen dat past bij je bedrijf. In ons artikel over boekhoudprogramma’s vergelijken lees je waar je op kunt letten. Je kunt natuurlijk ook kijken naar het Knab Boekhoudpakket, dat speciaal is ontwikkeld voor zzp’ers.

Offline boekhouden

Het is ook mogelijk om je boekhouding offline te doen. Bijvoorbeeld in Excel of met software die je op je eigen computer installeert. Dat kan prima werken als je administratie nog eenvoudig is.

Let wel goed op: je moet zelf zorgen dat formules kloppen, dat je niets dubbel invoert en dat je gegevens veilig bewaart. Bekijk hier de voor- en nadelen van Excel tegenover een online boekhoudpakket.

3. Orde creëren in je zakelijke financiën

Als je weet hoe je je administratie wilt doen, is het tijd om orde te creëren in je zakelijke inkomsten en uitgaven.

Maak bijvoorbeeld aparte potjes voor:

Zo voorkom je dat al je geld op één grote hoop terechtkomt. Je ziet sneller welk geld echt beschikbaar is en welk geld je later nodig hebt voor belasting, kosten of investeringen.

In dit artikel en deze video over boekhouding voor zzp-starters zie je hoe je daarmee kunt beginnen.

4. Aan de slag met je administratie

Heb je je geldzaken ingericht? Dan kun je echt aan de slag. Plan een vast moment om je administratie bij te werken. Bijvoorbeeld elke vrijdagmiddag of op de eerste maandag van de maand.

Werk dan meteen je facturen, bonnetjes, banktransacties en openstaande betalingen bij. Zo blijft je administratie een kleine terugkerende taak in plaats van een grote klus vlak voor je aangifte.

Houd ook je uren goed bij. Daarmee kun je laten zien hoeveel tijd je aan je onderneming besteedt. Dat is vooral belangrijk als je gebruik wilt maken van aftrekposten waarvoor het urencriterium geldt. Je moet dan minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming besteden.

Meer houvast nodig? Lees ook de tien geboden van een goede zzp-administratie.

5. Btw- en inkomstenbelastingaangifte doen

Vroeg of laat moet je eraan geloven: je aangiftes. Als ondernemer krijg je meestal te maken met btw-aangifte en inkomstenbelasting. De Belastingdienst verwacht dat je je gegevens op tijd en juist doorgeeft.

Btw-aangifte doen

De btw-aangifte, oftewel de aangifte omzetbelasting, doe je meestal per kwartaal. Soms moet je per maand of per jaar aangifte doen. In Mijn Belastingdienst Zakelijk zie je welk aangiftetijdvak voor jou geldt en wat de uiterste inlever- en betaaldatum is.

Ook als je geen omzet hebt gemaakt, moet je meestal gewoon btw-aangifte doen. Dan vul je een nihilaangifte in.

Had je al zzp-klussen aangenomen voordat je stond ingeschreven bij KVK? Dan kan het zijn dat je ook over die periode iets moet verwerken in je administratie of aangifte. Vraag bij twijfel je boekhouder of de Belastingdienst om hulp.

Wil je fouten voorkomen? Wij hebben zeven veelgemaakte fouten in de btw-aangifte op een rij gezet.

Aangifte inkomstenbelasting als zzp’er

Als zzp’er of ondernemer doe je naast je btw-aangifte ook elk jaar aangifte inkomstenbelasting. Meestal moet je die vóór 1 mei indienen. Lukt dat niet, dan kun je vóór 1 mei uitstel aanvragen.

Voor je inkomstenbelasting heb je je jaarcijfers nodig: omzet, kosten, winst, eventuele aftrekposten en gegevens over je privé-situatie. Denk ook aan je urenregistratie als je mogelijk recht hebt op ondernemersaftrek.

Kun je wel wat tips gebruiken? In dit artikel met video lees je welke zakelijke kosten je kunt aftrekken en welke aftrekposten je kunt toepassen tijdens de belastingaangifte als zzp’er.

Je boekhouding automatiseren

Kies je voor het gemak van een boekhoudpakket? Dan kun je veel terugkerend werk automatiseren. Denk aan banktransacties inladen, facturen maken, bonnetjes koppelen, btw voorbereiden en rapportages bekijken.

De zakelijke rekening van Knab kun je koppelen aan verschillende boekhoudpakketten. Handig, want zo worden je af- en bijschrijvingen automatisch in je pakket gezet. Koppel je je zakelijke rekening aan het Knab Boekhoudpakket, dan is de koppeling gratis. Bekijk de mogelijkheden voor de boekhoudkoppeling van Knab.

Boekhouden wordt makkelijker als je het meteen goed inricht

Boekhouden voor beginners draait vooral om structuur. Je hoeft niet meteen alles perfect te doen, maar het helpt enorm als je vanaf de start kiest hoe je je administratie bijhoudt, wanneer je die bijwerkt en waar je je documenten bewaart.

Zelf doen, uitbesteden of samenwerken met een boekhouder: alle drie kunnen prima werken. Kies vooral de aanpak die past bij je bedrijf, je budget en hoeveel grip je zelf wilt houden.

Liever boekhouden in Excel? Download de template

Wil je aan de slag met je boekhouding in Excel? Bij Knab kun je gratis een template downloaden voor boekhouden in Excel. Laat hieronder je gegevens achter en je ontvangt het template meteen in je mailbox.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.