Boekhouden voor beginners: zo regel je je administratie als zzp'er

Sta je aan het begin van je zzp-avontuur of ben je van plan te starten? Dan krijg je al snel te maken met je administratie. Misschien kijk je er niet meteen naar uit. Toch helpt een goede boekhouding je juist om grip te houden op je geld, je btw-aangifte soepel te doen en te weten hoe je bedrijf ervoor staat.

Het goede nieuws: je bepaalt zelf hoe je het aanpakt. Je kunt je boekhouding zelf doen, uitbesteden aan een boekhouder of kiezen voor een middenweg waarbij je samenwerkt in een online boekhoudprogramma.

Hieronder lees je welke vorm van boekhouden voor beginners het beste bij jou past.

Wat is boekhouden precies?

Boekhouden betekent dat je de financiële administratie van je bedrijf bijhoudt. Denk aan je inkomsten, kosten, facturen, bonnetjes, btw, zakelijke kilometers en betalingen.

Dat klinkt misschien administratief, maar het doel is praktisch. Met een goede boekhouding zie je hoeveel omzet je maakt, welke kosten je hebt, hoeveel btw je moet afdragen en wat je ongeveer overhoudt. Ook heb je je cijfers nodig voor je btw-aangifte en inkomstenbelasting.

Veel starters beginnen klein. Een paar facturen, wat bonnetjes en misschien een zakelijke rekening. Toch helpt het om vanaf dag één een vaste manier van werken te kiezen. Achteraf alles uitzoeken kost vaak meer tijd dan meteen goed beginnen.

Boekhouden voor beginners: 3 manieren

Als zzp’er heb je grofweg drie opties om je boekhouding te regelen:

Welke keuze het beste is, hangt af van hoeveel tijd je wilt besteden aan je administratie, hoeveel grip je wilt houden en wat je budget is.

1. Zelf je boekhouding doen

Veel zzp’ers kiezen ervoor om hun administratie zelf bij te houden. Dat hoeft zeker in het begin niet ingewikkeld te zijn. Heb je een eenmanszaak, dan ben je bijvoorbeeld niet verplicht om een jaarrekening op te stellen zoals grotere bedrijven dat vaak doen.

Je kunt je boekhouding zelf doen met:

Het voordeel van zelf doen is dat je weinig kosten maakt en precies weet hoe je bedrijf er financieel voor staat. Je ziet sneller of klanten op tijd betalen, welke kosten oplopen en hoeveel btw je apart moet zetten.

Het nadeel is dat het tijd kost. Je bent zelf verantwoordelijk voor een correcte administratie, goede facturen en het bewaren van je stukken. Werk je slordig, dan kan dat later gedoe opleveren bij je aangifte of een controle.

2. Boekhouding uitbesteden

Zie je op tegen de administratie of besteed je je tijd liever volledig aan je bedrijf? Dan kun je je boekhouding uitbesteden aan een boekhouder.

Voor veel zzp’ers is een boekhouder voldoende. Een accountant is vaak duurder en meestal pas nodig bij complexere situaties, bijvoorbeeld als je een bv hebt, personeel krijgt of veel advies nodig hebt.

Een boekhouder kan je helpen met je administratie, btw-aangifte, inkomstenbelasting en vragen over aftrekposten. Vaak blijf je zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van facturen en het bewaren van bonnetjes.

Je bespaart hiermee veel tijd en krijgt extra zekerheid. Daar staan hogere kosten tegenover. Ook heb je soms minder direct inzicht in je cijfers, zeker als je administratie vooral bij je boekhouder ligt en je zelf weinig meekijkt.

3. Samen boekhouden met een boekhouder

Een praktische middenweg is samen boekhouden. Jij voert een deel van de administratie zelf in en je boekhouder kijkt mee of controleert periodiek.

Dat gebeurt vaak in een online boekhoudprogramma waar jullie allebei toegang toe hebben. Jij maakt bijvoorbeeld facturen, uploadt bonnetjes en koppelt betalingen. Je boekhouder controleert of alles goed staat en helpt bij aangiftes of lastige vragen.

Deze optie is meestal goedkoper dan volledig uitbesteden en geeft je meer inzicht dan wanneer je alles overdraagt. Je leert bovendien beter begrijpen hoe je onderneming financieel draait.

Online of offline boekhouden?

Heb je gekozen hoe je je boekhouding wilt aanpakken? Dan is de volgende stap bepalen of je online of offline wilt boekhouden.

Offline boekhouden

Offline boekhouden kan bijvoorbeeld in Excel of in software die je op je computer installeert. Je hebt niet altijd internet nodig, maar je werkt meestal op één apparaat. Samenwerken met een boekhouder is daardoor minder soepel.

Excel lijkt eenvoudig, maar vraagt discipline en nauwkeurigheid. Je moet zelf zorgen dat je formules kloppen, dat je niets dubbel invoert en dat je gegevens goed bewaart. Zeker als je weinig transacties hebt, kan Excel een prima startpunt zijn.

Wil je hiermee aan de slag? Bij Knab kun je een gratis boekhoud-exceltemplate downloaden.

Online boekhouden

Bij online boekhouden werk je in de cloud. Je kunt overal inloggen, facturen maken, bonnetjes uploaden, betalingen koppelen aan je bankrekening en aangiftes voorbereiden. Ook samenwerken met een boekhouder wordt hierdoor makkelijker.

Voor veel starters is online boekhouden de meest praktische route. Je begint direct met een vaste structuur en voorkomt dat je later alles moet overzetten.

Wat moet je bijhouden in je administratie?

Je administratie moet laten zien wat er financieel in je onderneming gebeurt. Denk in ieder geval aan:

De basis van je administratie moet je meestal 7 jaar bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere termijn van 10 jaar. Bewaar je administratie daarom op een plek waar je er later makkelijk bij kunt.

Welke aanpak past bij jou?

Twijfel je welke aanpak het beste bij jou past? Gebruik deze vragen als snelle check.

Wil je eerst overzicht in wat er allemaal komt kijken bij je administratie? Met de checklist boekhouden voor beginners zie je welke onderdelen je als starter moet regelen.

Boekhouden wordt makkelijker als je het meteen goed inricht

Boekhouden hoeft niet ingewikkeld te zijn, zeker niet als je net begint. De belangrijkste keuze is hoe je het wilt organiseren. Doe je het zelf, dan houd je veel grip. Besteed je het uit, dan koop je tijd en zekerheid. Werk je samen met een boekhouder, dan combineer je inzicht met controle.

Wil je het jezelf zo makkelijk mogelijk maken? Dan kan het Knab Boekhoudpakket een fijne oplossing zijn. Dit online boekhoudprogramma is speciaal ontwikkeld voor zzp’ers en helpt je overzicht te houden, zonder onnodig gedoe.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.