Administratie bewaren: hoelang en waar moet dit?
Als ondernemer of zzp’er ben je wettelijk verplicht om je administratie een bepaalde periode te bewaren voor de Belastingdienst. Dat noem je de fiscale bewaarplicht. Maar hoelang is de bewaartermijn? Welke stukken moet je bewaren en welke kunnen direct bij het oud papier? En hoe kun je het best je administratie bewaren: op papier of online? In dit artikel lees je alles wat je moet weten.
Hoelang moet je je administratie bewaren?
De basisgegevens uit je administratie moet je normaal gesproken zeven jaar bewaren. In sommige gevallen geldt er een langere bewaartermijn, namelijk tien jaar. Dit is bijvoorbeeld het geval voor gegevens van onroerende zaken en wanneer je telecommunicatie-, omroep- of elektronische diensten levert.Wil of kan je de administratie niet zo lang opslaan? Voor overige gegevens kun je soms ook een kortere bewaartermijn afspreken met de Belastingdienst. Houd er wel rekening mee dat er dan nog andere overheidsinstellingen kunnen zijn die wel een wettelijke bewaartermijn hanteren van zeven jaar.
Ingang betaaltermijn
De termijn gaat in na afloop van het boekjaar waarover de boekhouding wordt bijgehouden. Dat betekent dus dat je een factuur van juli 2019 pas in 2027 kunt weggooien. Heb je ooit uitstel gevraagd voor het doen van je belastingaangifte? Dan kan de termijn worden verlengd en langer zijn dan zeven jaar.Wanneer je niet aan de bewaarplicht voldoet, zijn de consequenties niet mals. Je riskeert namelijk een boete en in het ergste geval zelfs een gevangenisstraf.
Welke gegevens bewaar je?
Alle gegevens over je bedrijfsvoering horen bij je administratie. Op wat voor manier je ze dan ook hebt ontvangen of vastgelegd. Naast bonnetjes en facturen gaat het bijvoorbeeld om:
- inkoop- en verkoopadministratie;
- loonadministratie;
- voorraadadministratie;
- debiteuren- en crediteurenadministratie.
Je verwacht het misschien niet, maar zelfs e-mails, elektronische en papieren agenda’s en notities vallen onder het fiscale bewaarplicht.
Het bewaren van dit soort gegevens is natuurlijk niet alleen handig om aan de bewaartermijn te voldoen. Een goede, overzichtelijke administratie biedt daarnaast inzicht in winst, omzet en kosten. En dat wil je natuurlijk met een eigen bedrijf!
Hoe bewaar je je administratie?
Officieel moet je de gegevens bewaren in de originele vorm. Een factuur die je digitaal toegestuurd krijgt, bewaar je dus op je computer of in de cloud. Facturen die je binnenkrijgt via de post moet je juist fysiek bewaren.In het laatste geval is het slim om de factuur alsnog in te scannen en digitaal te bewaren. Zo voorkom je dat je gegevens kwijtraakt wanneer ze vervagen door ouderdom, worden gestolen of als er brand uitbreekt. Volgens de Belastingdienst zijn dit namelijk geen geldige redenen om onder de bewaarplicht uit te komen.
Alles digitaal bewaren
Van bergen papierwerk en uitpuilende kasten wordt niemand blij. Bovendien raak je het overzicht op die manier snel kwijt. Kun je de facturen en bonnetjes daarom niet gewoon allemaal digitaal bewaren? Jawel! Het is mogelijk om met de Belastingdienst afspraken te maken over de vorm waarin je de gegevens bewaart. Dit wordt dan schriftelijk vastgelegd.Het digitaliseren van gegevens noem je ook wel conversie. Hier zit een aantal voorwaarden aan. Zo moet je de gegevens een-op-een overzetten en ervoor zorgen dat de echtheidskenmerken van het origineel zichtbaar zijn. Vanzelfsprekend moeten de gegevens gedurende de hele bewaartermijn beschikbaar zijn voor een belastinginspecteur.
Je boekhouding in de Cloud
Het bewaren van je administratie is het makkelijkst met een online boekhoudpakket. Daarmee worden alle administratieve gegevens automatisch opgeslagen en tegelijkertijd beschermd tegen brand of diefstal. De zakelijke rekening van Knab kun je koppelen met maar liefst twaalf boekhoudpakketten. Van MoneyMonk tot Exact Online. Bekijk de mogelijkheden van de Knab Boekhoudkoppeling.
Arlette Cernëus
Arlette is Content Marketeer en werkt sinds september 2016 bij Knab. Ze schrijft voornamelijk over financiële zaken, zoals hypotheken, verzekeren en belastingen. Zo helpt ze jou grip te krijgen op je financiën.
