Administratie bewaren: hoelang en hoe moet je dit regelen?

Als ondernemer of zzp’er ben je wettelijk verplicht om je administratie een bepaalde tijd te bewaren. Dat heet de fiscale bewaarplicht. Maar hoe lang moet je je administratie bewaren? Welke documenten vallen hieronder? En mag je alles digitaal opslaan? In dit artikel lees je precies wat je moet bewaren, hoe lang en op welke manier.

Hoelang moet je je administratie bewaren?

De hoofdregel is simpel: je bewaart je administratie zeven jaar. In sommige situaties geldt een langere bewaartermijn van tien jaar. Dat is onder andere het geval bij:

• gegevens over onroerende zaken (zoals een bedrijfspand);
• het leveren van telecommunicatie-, omroep- of elektronische diensten.

Kun of wil je bepaalde gegevens niet zo lang bewaren? Dan kun je soms een kortere bewaartermijn afspreken met de Belastingdienst. Houd er wel rekening mee dat andere instanties alsnog een bewaarplicht van zeven jaar kunnen hanteren.

Wanneer gaat de bewaartermijn in?

De bewaartermijn start na afloop van het boekjaar waarop de administratie betrekking heeft.

Voorbeeld:
Een factuur uit juli 2019 mag je pas na afloop van 2026 weggooien, dus in 2027.

Heb je uitstel gekregen voor je belastingaangifte? Dan kan de bewaartermijn langer doorlopen. Voldoe je niet aan de bewaarplicht, dan riskeer je een boete en in ernstige gevallen zelfs strafrechtelijke gevolgen.

Welke administratie moet je bewaren?

Alles wat te maken heeft met je bedrijfsvoering valt onder de bewaarplicht, ongeacht of het digitaal of op papier is vastgelegd. Denk aan:

• inkoop- en verkoopadministratie;
• loonadministratie;
• voorraadadministratie;
• debiteuren- en crediteurenadministratie;
• bankafschriften;
• contracten.

Ook minder voor de hand liggende gegevens, zoals e-mails, agenda’s (digitaal én papier) en notities, kunnen onderdeel zijn van je administratie.

Naast dat het verplicht is, helpt een goede en overzichtelijke administratie je ook om inzicht te houden in je omzet, kosten en winst.

Hoe moet je je administratie bewaren?

In principe moet je gegevens bewaren in de oorspronkelijke vorm:

• digitale facturen bewaar je digitaal;
• papieren facturen bewaar je op papier.

Het is wel verstandig om papieren facturen te scannen en ook digitaal op te slaan. Papier kan vervagen, kwijtraken of beschadigd raken. Dat zijn volgens de Belastingdienst geen geldige redenen om niet aan de bewaarplicht te voldoen.

Mag je alles digitaal bewaren?

Ja, dat kan. Je kunt met de Belastingdienst afspraken maken om je administratie volledig digitaal te bewaren. Dit heet conversie en wordt schriftelijk vastgelegd.

Daarbij gelden wel voorwaarden:

• de digitale kopie moet een exacte weergave zijn van het origineel;
• echtheidskenmerken moeten zichtbaar blijven;
• de administratie moet gedurende de hele bewaartermijn toegankelijk zijn voor de Belastingdienst.

Je administratie bewaren in de cloud

De makkelijkste manier om je administratie te bewaren, is via een online boekhoudpakket. Daarmee worden je gegevens automatisch opgeslagen en beschermd tegen verlies, brand of diefstal.

Knab-klanten kunnen gebruikmaken van het Knab Boekhoudpakket, speciaal ontwikkeld voor zzp’ers. Daarnaast is de zakelijke rekening te koppelen aan andere boekhoudpakketten, zoals MoneyMonk en Exact Online. Bekijk alle opties via de Knab Boekhoudkoppeling.

Door je administratie slim en digitaal te organiseren, voldoe je niet alleen aan de bewaarplicht, maar bespaar je ook tijd en behoud je overzicht.