Btw-aangifte doen als zzp’er: wat is het en wanneer moet dit?

Belasting is misschien niet je favoriete onderwerp, maar het is wel belangrijk om het goed te regelen. En dat is extra werk voor jou als zzp’er. Je hebt namelijk niet alleen te maken met de jaarlijkse inkomstenbelasting, je moet ook btw-aangifte doen. Wat is het, wanneer moet je het doen en wie zijn vrijgesteld?

Wat is de btw-aangifte?

Bij je btw-aangifte - ook wel aangifte omzetbelasting - geef je aan hoeveel btw je als ondernemer in de afgelopen periode hebt ontvangen. Dat bedrag moet je - minus eventuele btw die je in die periode zelf aan anderen hebt betaald - overmaken naar de Belastingdienst.  

Btw staat voor 'belasting toegevoegde waarde’. Dit is de belasting die de overheid heft op het leveren van producten en diensten. De belasting is indirect. Dat betekent dat jij als ondernemer de btw 'ophaalt' bij je klant om vervolgens weer in te leveren bij de Belastingdienst.

Eerste btw-aangifte als startende ondernemer

Ben je net gestart als zzp’er of ondernemer? Nadat je je hebt aangemeld bij KVK ontvang je automatisch bericht van de Belastingdienst over de btw-aangifte. In dit bericht staat ook wanneer jouw eerste aangifte binnen moet zijn.

Let op: Ook als je nog geen omzet hebt gemaakt, moet je aangifte doen. Doe je dit niet of te laat? Dan kun je een boete krijgen.

Moet elke zzp’er btw-aangifte doen?

In principe moet elke ondernemer btw-aangifte doen. Er is wel een aantal belangrijke uitzonderingen:

• Ondernemers met een jaaromzet onder de € 20.000 die meedoen aan de kleineondernemersregeling (KOR)
• Ondernemers die enkel vrijgestelde goederen en/of diensten leveren (zoals medische diensten en onderwijsactiviteiten)

Als je btw-aangifte moet doen, ontvang je de eerste keer daarover bericht van de Belastingdienst. Als je zelf geen alerts instelt, ontvang je daarna in principe geen herinneringen om btw-aangifte te doen. Zakelijke klanten van Knab ontvangen wel elk kwartaal een btw-alert in hun Knab App.

Lage omzet? Check de kleineondernemersregeling (KOR)

Zoals hierboven al genoemd, hoef je geen btw te rekenen en af te dragen als je meedoet aan de KOR. Dit scheelt je veel tijd en administratieve rompslomp. Je kunt meedoen als je jaaromzet (naar verwachting) onder de € 20.000 blijft. Je moet je wel zelf aanmelden voor deze regeling.

Aanmelden kleine ondernemersregeling (website Belastingdienst) 

Wanneer word je vrijgesteld van btw-aangifte?

Het is altijd aan de Belastingdienst om te bepalen of je wel of geen btw hoeft af te dragen. Dit is in principe gekoppeld aan specifieke beroepen en werkzaamheden. Denk hierbij aan medisch specialisten, medewerkers van een erkende kinderopvang, en strikt inhoudelijk niet-commerciële tekstschrijvers.

Als je vrijgesteld bent van de btw-aangifte, mag je ook geen btw rekenen op facturen voor klanten of opdrachtgevers. Je moet dan altijd op de factuur vermelden dat er sprake is van een vrijstelling.

Wat als je deels werkzaamheden verricht die zijn vrijgesteld?

Het kan natuurlijk dat jij bijvoorbeeld een tekstschrijver bent die zowel commerciële als strikt inhoudelijke teksten levert. Je maakt dan deels vrijgestelde en deels belaste omzet. In dat geval moet je je inkomstenbronnen opsplitsen in je zakelijke administratie. Verstandig om hier contact over op te nemen met de Belastingdienst.

Hoe vaak moet je aangifte doen?

Verreweg de meeste zzp’ers en ondernemers moeten elk kwartaal de btw-aangifte doen. Hoe vaak je precies btw-aangifte moet doen, staat in het bericht dat je ontvangt van de Belastingdienst na je start als ondernemer. Als je per kwartaal meer dan € 15.000 aan btw moet betalen, moet je maandelijks aangifte doen. 

Wanneer moet je btw-aangifte doen over 2024?

De deadlines voor de btw-aangifte over 2024 vind je in de tabel hieronder. 

Btw-aangifte per kwartaal

Wat als je te laat aangifte doet?

De Belastingdienst gaat ervan uit dat je zelf bijhoudt wanneer het tijd is voor de btw-aangifte en stuurt uit zichzelf geen aanslag of een herinnering. Wees hier dus zelf scherp op, want als je te laat aangifte doet, krijg je een boete. 

Lees hier nog 6 andere valkuilen van btw-aangifte.

Hoe moet je betalen?

Als uit de aangifte blijkt dat je btw moet betalen, moet je dit bedrag zelf overmaken naar de Belastingdienst vóór het verlopen van de deadline. Dit om boetes te voorkomen. Je ontvangt hier na je aangifte dus niet nog apart bericht over.

Krijg je juist btw terug? Dan ontvang je binnen acht weken een brief waarin staat hoeveel je terugkrijgt, de zogenaamde teruggaafbeschikking. Vervolgens duurt het nog een week voordat het geld op je rekening staat.

Moet je btw afdragen over een factuur die nog niet betaald is? Bekijk dan eens de opties die je hebt om de btw voor te financieren. Een van de mogelijkheden is bijvoorbeeld om je factuur eerder uit te laten betalen met factoring. 

Automatisch btw opzijzetten bij Knab

De btw-bedragen die je later weer moet afdragen aan de Belastingdienst, kan je het beste tijdelijk parkeren op een aparte spaarrekening. Ondernemers met een zakelijke rekening bij Knab kunnen - zonder extra kosten - de functie Btw Sparen aanzetten. Dan boeken we automatisch de ontvangen btw van elke factuur over naar een aparte spaarrekening.  Zo kom je niet aan het geld dat niet van jou is. Handig!

Ontdek het Knab Boekhoudpakket

Het Knab Boekhoudpakket is helemaal afgestemd op de behoefte van ondernemers. Je kunt het koppelen aan je betaal- en spaarrekeningen bij Knab, zodat je transacties automatisch in je boekhouding staan. Ook je aangiftes (btw en inkomstenbelasting) verstuur je vanuit het pakket met één klik naar de Belastingdienst. Ideaal!

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb.  Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.