Btw voorfinancieren: wat als je klant nog niet heeft betaald?

Doe je btw-aangifte, dan kan het gebeuren dat je btw moet afdragen over een factuur die je klant nog niet heeft betaald. Je schiet de btw dan tijdelijk zelf voor. Dat heet voorfinanciering van btw.

Voor zzp’ers en starters kan dat flink drukken op de cashflow. Zeker als je een grote factuur hebt gestuurd, je klant een lange betaaltermijn hanteert of je zelf weinig buffer hebt. In dit artikel lees je hoe btw voorfinancieren werkt en welke opties je hebt om dit beter op te vangen.

Wat betekent btw voorfinancieren?

Btw voorfinancieren betekent dat je de btw alvast aan de Belastingdienst betaalt, terwijl je klant jouw factuur nog niet heeft betaald. Je gebruikt dus tijdelijk je eigen geld om de btw af te dragen.

Dat speelt vooral bij ondernemers die het factuurstelsel gebruiken. Dan kijk je voor je btw-aangifte meestal naar de factuurdatum. Niet naar het moment waarop het geld op je rekening staat.

Waarom moet je btw soms zelf voorschieten?

De oorzaak zit in het verschil tussen de factuurdatum en de betaaldatum. Verstuur je een factuur in een bepaald btw-tijdvak, dan telt die factuur meestal mee voor de btw-aangifte over dat tijdvak. Betaalt je opdrachtgever pas later, dan moet je de btw in de tussentijd zelf voorfinancieren.

Een voorbeeld maakt dit duidelijk. Rond je een opdracht af in september en stuur je de factuur op 30 september? Dan valt die factuur in het derde kwartaal. Doe je per kwartaal btw-aangifte, dan moet je de btw meestal uiterlijk 31 oktober betalen. Ook als je klant pas in november of december betaalt.

Dat hoeft geen probleem te zijn als je genoeg buffer hebt. Maar bij grote facturen, lange betaaltermijnen of meerdere late betalers kan dit snel ongemakkelijk worden.

Wanneer moet je btw betalen?

Na je inschrijving bij KVK beoordeelt de Belastingdienst of je ondernemer bent voor de btw. Daarna laat de Belastingdienst weten over welk tijdvak je btw-aangifte moet doen.

De meeste zzp’ers doen per kwartaal btw-aangifte. Soms doe je aangifte per maand of per jaar. Bij maand- en kwartaalaangifte moeten je aangifte én betaling meestal uiterlijk binnen zijn op de laatste dag van de maand na het aangiftetijdvak. Doe je per jaar aangifte? Dan moeten je aangifte en betaling vóór 1 april van het volgende jaar binnen zijn.

Houd rekening met verwerkingstijd van je bank. Voor de Belastingdienst geldt de datum waarop het bedrag is bijgeschreven. Een handig overzicht van belastingmomenten vind je ook in onze zzp-agenda.

Welke opties heb je als je btw moet voorfinancieren?

Btw voorfinancieren is vervelend, maar vaak goed te managen. De beste oplossing hangt af van je situatie. Heb je vooral af en toe een timingprobleem? Dan helpt slim factureren of btw apart zetten vaak al. Wacht je structureel lang op betalingen? Dan ligt de oplossing eerder in debiteurenbeheer of tijdelijke financiering.

Op mobiel kun je de tabel horizontaal verschuiven.

1. Factureer op een slim moment

Kun je de btw niet makkelijk voorschieten? Dan kan het helpen om bewuster te kijken naar je factuurmoment. Doe je per kwartaal aangifte, dan kan één dag verschil soms veel uitmaken.

Rond je bijvoorbeeld een opdracht af op 30 september en stuur je dezelfde dag je factuur? Dan valt de factuur in het derde kwartaal en betaal je de btw meestal uiterlijk 31 oktober. Stuur je de factuur op 1 oktober, dan valt die in het vierde kwartaal en betaal je de btw meestal uiterlijk 31 januari.

Je mag factureren alleen niet onbeperkt uitstellen. Ben je verplicht om een factuur te sturen? Dan moet je die uiterlijk uitreiken op de 15e dag na de maand waarin je de goederen of diensten hebt geleverd.

2. Verbeter je debiteurenbeheer

Moet je vaak lang wachten op betalingen? Dan ligt het probleem meestal niet alleen bij de btw, maar ook bij je debiteurenbeheer. Hoe sneller klanten betalen, hoe kleiner de kans dat jij btw moet voorfinancieren.

Denk aan:

In het artikel met tips voor beter debiteurenbeheer lees je hoe je de kans vergroot dat klanten sneller betalen.

3. Zet btw direct apart

Een van de veiligste oplossingen is vooruit plannen. Zet ontvangen btw direct apart op een aparte spaarrekening. Zo voelt het minder als jouw geld en voorkom je dat je het uitgeeft aan andere zaken.

Dit lost niet elk voorfinancieringsprobleem op, want bij onbetaalde facturen heb je de btw nog niet ontvangen. Toch helpt het wel om een buffer op te bouwen. Dan kun je een tijdelijke btw-piek makkelijker opvangen.

4. Gebruik tijdelijke financiering

Heb je tijdelijk onvoldoende ruimte om de btw te betalen? Dan kun je kijken naar financieringsoplossingen. Die kunnen lucht geven, maar brengen ook kosten en risico’s mee. Reken dus goed door of de oplossing past bij je marge, betaaltermijnen en risico op wanbetaling.

Rekening-courantkrediet

Met een rekening-courantkrediet mag je tot een afgesproken limiet rood staan op je zakelijke rekening. Dat kan tijdelijke ruimte geven om bijvoorbeeld btw af te dragen.

Houd rekening met afsluitkosten, rente, voorwaarden en eventuele extra kosten als je de limiet overschrijdt. Niet elke bank biedt dit krediet aan en de voorwaarden verschillen per aanbieder.

Factoring

Wil je sneller over je geld beschikken? Dan kan factoring een oplossing zijn. Je verkoopt je factuur aan een factoringmaatschappij. Die betaalt je factuur vaak sneller uit. Soms nemen zij ook het debiteurenbeheer over.

Daar staat tegenover dat je een vergoeding betaalt. De voorwaarden, kosten, snelheid van uitbetaling en mate van risico-overname verschillen per aanbieder. Kijk daarom niet alleen naar hoe snel je geld ontvangt, maar ook naar wat je daarvoor betaalt.

Wat als je klant helemaal niet betaalt?

Heb je btw betaald over een factuur die uiteindelijk niet of maar deels wordt betaald? Dan kun je de eerder afgedragen btw vaak terugvragen. Dat kan zodra zeker is dat je vordering helemaal of gedeeltelijk oninbaar is.

De Belastingdienst ziet een vordering in ieder geval als oninbaar uiterlijk 1 jaar na de uiterste betaaldatum die je met je klant hebt afgesproken. Heb je geen betalingstermijn afgesproken? Dan geldt de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen nadat je klant de factuur heeft ontvangen.

Je verwerkt de btw-teruggaaf in de btw-aangifte over het tijdvak waarin duidelijk is dat de factuur oninbaar is, of waarin de 1-jaarstermijn is verstreken.

Btw overzichtelijk houden met Knab

De btw die je ontvangt, is niet van jou. Door dit bedrag apart te zetten, houd je beter zicht op wat je later moet afdragen en wat echt beschikbaar is voor je onderneming.

Met Knab Zakelijk kun je je zakelijke geldzaken overzichtelijk indelen. Je krijgt onder andere tot 5 zakelijke betaalrekeningen, onbeperkt spaarrekeningen en 500 gratis transacties per jaar. Handig als je aparte potjes wilt maken voor btw, inkomstenbelasting, buffer of investeringen.

Ondernemers met een zakelijke rekening bij Knab kunnen Btw Sparen gebruiken via de Inkomstenverdeler. Daarmee zet je automatisch de btw van betaalde facturen apart op een spaarrekening. Je stelt dit in via de Knab App bij ‘Slimme regels’ en ‘Inkomstenverdeler’.

Voorkom dat btw je cashflow verrast

Btw voorfinancieren voelt vervelend, vooral als je klant laat betaalt. Toch kun je veel problemen voorkomen door je factuurmoment bewust te kiezen, strakker op betalingen te sturen en de btw die je ontvangt direct apart te zetten.

Blijft een factuur lang openstaan? Dan is het slim om op tijd actie te ondernemen. Niet alleen voor je cashflow, maar ook om later goed te kunnen onderbouwen dat een factuur oninbaar is als je btw wilt terugvragen.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.