Aanloopkosten in je eerste btw-aangifte: zo vraag je btw terug

Een bedrijf starten kost vaak al geld voordat je eerste factuur de deur uitgaat. Denk aan een website, adviesgesprek, marktonderzoek, laptop, visitekaartjes of materialen die je nodig hebt om te beginnen. Zulke kosten in de startfase noemen we aanloopkosten.

Voor je inkomstenbelasting kunnen aanloopkosten aftrekbaar zijn. In dit artikel kijken we vooral naar de btw-kant: wanneer mag je de btw over aanloopkosten terugvragen en hoe verwerk je die in je eerste btw-aangifte?

Wat zijn aanloopkosten?

Aanloopkosten zijn kosten die je maakt met de duidelijke bedoeling om je onderneming te starten. Het gaat dus om kosten die zakelijk zijn en direct te maken hebben met de voorbereiding van je bedrijf.

Dat kunnen kosten zijn die je maakt vóór je officiële start, vóór je eerste opdracht of vóór je inschrijving bij KVK. De Belastingdienst kijkt vooral naar het zakelijke doel: kun je laten zien dat deze kosten nodig waren om je onderneming op te zetten?

Voorbeelden van aanloopkosten

Welke aanloopkosten je maakt, hangt af van je bedrijf. Een hovenier heeft andere startkosten dan een tekstschrijver, coach, fotograaf of webdesigner.

Veelvoorkomende voorbeelden zijn:

Let op bij grote aankopen, zoals een laptop, camera of machine. Voor de btw kun je de btw vaak in één keer als voorbelasting meenemen. Voor de inkomstenbelasting moet je zulke bedrijfsmiddelen soms over meerdere jaren afschrijven.

Wanneer mag je btw over aanloopkosten terugvragen?

Ben je ondernemer voor de btw? Dan mag je de btw over zakelijke uitgaven meestal aftrekken als voorbelasting. Dat kan ook gelden voor kosten die je maakte in de aanloopfase, dus voordat je onderneming echt van start ging.

Daarvoor moet je in elk geval aan deze voorwaarden denken:

Op mobiel kun je de tabel horizontaal verschuiven.

Twijfel je of je ondernemer bent voor de btw? Lees dan eerst ons artikel over omzetbelasting en btw-aangifte doen als zzp’er.

Hoe verwerk je aanloopkosten in je eerste btw-aangifte?

Heb je btw betaald over aanloopkosten en mag je die btw aftrekken? Dan neem je deze btw mee als voorbelasting in je btw-aangifte. Meestal vul je dit in bij rubriek 5b: voorbelasting.

In dezelfde aangifte geef je ook de btw op die je aan klanten hebt berekend, als je in dat tijdvak al omzet had. De btw die je over je zakelijke kosten mag aftrekken, verlaagt het bedrag dat je moet betalen. Soms krijg je daardoor btw terug.

Lees ook wanneer je precies btw-aangifte moet doen als zzp’er. Zeker bij je eerste aangifte is het slim om de deadline meteen in je agenda te zetten.

Wat als je meedoet aan de KOR?

De kleineondernemersregeling, afgekort KOR, is een btw-vrijstelling voor ondernemers met een jaaromzet van maximaal € 20.000. Doe je mee aan de KOR? Dan bereken je geen btw aan je klanten en doe je meestal geen btw-aangifte.

Daar staat tegenover dat je de btw over zakelijke kosten en investeringen meestal niet kunt terugvragen. Dat geldt dus ook voor btw over aanloopkosten. Maak je in de startfase veel kosten met btw? Dan is het verstandig om vooraf goed te bekijken of de KOR voor jou handig is.

Meer weten? Lees ons artikel over de kleineondernemersregeling.

Aanloopkosten en inkomstenbelasting

Dit artikel gaat vooral over btw. Voor je inkomstenbelasting werkt het anders. Aanloopkosten kunnen daar je winst verlagen, waardoor je mogelijk minder inkomstenbelasting betaalt.

Heb je de btw over aanloopkosten teruggevraagd? Dan neem je de kosten voor de inkomstenbelasting meestal op zonder btw. Kun je de btw niet terugvragen, bijvoorbeeld omdat je meedoet aan de KOR of vrijgestelde prestaties levert? Dan verwerk je de kosten meestal inclusief btw.

Wil je precies weten welke aanloopkosten je wel en niet mag aftrekken? Lees dan ons uitgebreide artikel over aanloopkosten aftrekken als zzp’er.

Welke administratie moet je bewaren?

Wil je btw over aanloopkosten terugvragen? Dan moet je kunnen laten zien dat de kosten zakelijk waren en horen bij de start van je onderneming. Bewaar daarom vanaf het eerste idee al je bewijsstukken.

Denk aan:

Je administratie moet je in principe 7 jaar bewaren. Sommige gegevens moet je langer bewaren, bijvoorbeeld bij onroerende zaken. Gebruik een vaste plek voor je documenten, zodat je later makkelijk kunt aantonen waar je kosten vandaan komen.

Een boekhoudprogramma kan hierbij helpen. Met het Knab Boekhoudpakket houd je je facturen, bonnetjes en zakelijke rekening overzichtelijk bij elkaar.

Wat als je je aanloopkosten later ontdekt?

Kom je er later achter dat je btw over aanloopkosten had mogen terugvragen? Dan is timing belangrijk. De Belastingdienst geeft aan dat je de btw over aanloopkosten kunt terugvragen binnen 6 maanden na het jaar waarin je de kosten hebt gemaakt.

Heb je je eerste btw-aangifte al ingediend? Dan kun je mogelijk je btw-aangifte corrigeren. Kleine correcties tot en met € 1.000 mag je meestal verwerken in je eerstvolgende aangifte. Grotere correcties gaan via Suppletie btw.

Lees stap voor stap hoe je je btw-aangifte corrigeert via suppletie omzetbelasting.

Goed van start met Knab Zakelijk

Start je als zzp’er? Dan is het handig om je zakelijke geldzaken vanaf dag één apart te houden. Zo zie je sneller welke kosten je maakt, welke btw je hebt betaald en hoeveel geld je later nodig hebt voor belasting.

Bij Knab krijg je nu tijdelijk de eerste 12 maanden gratis. Daarna betaal je € 7 per maand voor een zakelijke rekening voor je eenmanszaak. Je krijgt onder andere 500 gratis transacties per jaar, tot 5 betaalrekeningen en onbeperkt spaarrekeningen. Handig als je bijvoorbeeld aparte potjes wilt maken voor btw, inkomstenbelasting of je buffer.

Bekijk alle voordelen en open je rekening vandaag nog.

Begin met bewijs, dan volgt het belastingvoordeel

Aanloopkosten kunnen je helpen om fiscaal goed te starten. Maar het voordeel begint bij je administratie. Bewaar facturen, bonnetjes en uren al voordat je je inschrijft bij KVK.

Zo kun je bij je eerste btw-aangifte beter bepalen welke btw je mag terugvragen. En bij je inkomstenbelasting heb je meteen duidelijk welke kosten bij de start van je onderneming horen.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.