Aanloopkosten: vergeet ze niet op je eerste btw-aangifte

Een bedrijf starten is natuurlijk ongelofelijk leuk. Helemaal als je iets doet waarover je gepassioneerd bent. Maar een bedrijf starten kost ook geld. Logisch natuurlijk, maar wel iets om rekening mee te houden. Kosten die je maakt in de starterfase, noem je aanloopkosten. Ook de btw over deze kosten moet je meenemen in je eerste btw-aangifte. Hoe aanloopkosten werken lees je in dit artikel.

Wat zijn aanloopkosten?

Aanloopkosten zijn simpelweg alle kosten die je maakt om jouw bedrijf te starten. Tot aan het moment dat je officieel ingeschreven staat bij de KVK. En nee, de aanschaf van een nieuwe zakelijke outfit telt hierin niet mee, het gaat echt om kosten die essentieel zijn in het starten van je onderneming, bijvoorbeeld:

• Het openen van een zakelijke bankrekening;
• Visitekaartjes laten ontwerpen en printen;
• Het laten bouwen van je website;
• Tuingereedschap voor bijvoorbeeld een zelfstandige hovenier;
• Laptop voor bijvoorbeeld tekstschrijvers;
• Een starterslening;
• Marktonderzoek doen.

Deze kosten mogen maximaal vijf jaar voor de start van je onderneming gemaakt zijn. Heb je andere kosten in de aanloopfase dan de voorbeelden hierboven? Zorg dan altijd dat je “Ja” kunt antwoorden op de vraag of deze kosten écht essentieel voor je start waren.

Waarvoor houd je aanloopkosten bij?

Eigenlijk zijn er twee hoofdredenen om jouw kosten in de aanloopfase van je onderneming bij te houden: de kosten zijn aftrekbaar en het moet van de Belastingdienst.

1. De kosten zijn aftrekbaar
De voornaamste reden dat je de aanloopkosten meeneemt in de btw-aangifte; je mag de belasting over deze kosten terugvragen. Dat betekent dat jij uiteindelijk meer winst overhoudt. 

2. Je hebt een bewaarplicht
De tweede reden is meer een verplichting dan een winst, maar daarom zeker niet minder belangrijk. Vanuit de Belastingdienst bestaat namelijk de verplichting voor alle ondernemers om hun administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Dat betekent dat jij facturen van aankopen die jij nu doet, pas over zeven jaar weer ‘weg mag doen’. Op deze manier kan de Belastingdienst makkelijker controles uitvoeren.

Hoe krijg ik aanloopkosten in de btw-aangifte?

Om de aanloopkosten te kunnen opgeven bij je omzetbelasting, is het belangrijk dat je een administratie bijhoudt. Dit kun je doen in bijvoorbeeld Excel, of via een online boekhoudprogramma zoals InformerOnline. Dit werkt als volgt:
1.    Creëer in het programma snel de categorie “Aanloopkosten”.
2.    Upload een foto van je bonnen/facturen via WhatsApp of de Informer-app, of ontvang hem direct in het programma.
3.    Boek de kosten onder deze aangemaakte categorie.
4.    Vervolgens wordt de btw-aangifte automatisch bijgewerkt door het programma, en de factuur automatisch herkend door speciale robots.
5.    Verzend de btw-aangifte iedere periode binnen 2 minuten naar de Belastingdienst en betaal ‘m eventueel direct via iDEAL.

Test InformerOnline als starter een jaar voor de helft van de prijs! Nog niet helemaal klaar voor? Loop dan nog eens door het stappenplan.

Goed van start met Knab Zakelijk

Ga je van start met je bedrijf, dan is het handig om een zakelijke rekening af te sluiten. Met Knab Zakelijk kun je meteen goed van start met tot wel vijf betaalrekeningen, zoveel spaarrekeningen als je wilt en 500 gratis transacties per jaar. Bovendien krijg je als starter de eerste zes maanden 50% korting op je bankkosten en betaal je slechts € 3,50 per maand.