Hoe werkt de kilometervergoeding voor zzp'ers?
Als zzp’er heb je vaak de vrijheid om overal te werken. Je gaat op bezoek bij een (potentiële) klant, maakt gebruik van een externe (flex)werkplek of werkt op het kantoor van een opdrachtgever. Als de locatie niet op loopafstand is, brengt zo’n reis kosten met zich mee. En daarvoor kun je een vergoeding krijgen. Maar hoe werkt de kilometervergoeding voor zzp’ers precies?
Wat is de kilometervergoeding voor zzp’ers?
De kilometervergoeding is een vergoeding voor de kilometers die je aflegt voor je werk. Je krijgt deze vergoeding enkel voor de kilometers die je maakt met een vervoermiddel die niet in de zaak is ondergebracht.
Let op! onderstaande informatie geldt dus alleen voor vervoermiddelen die niet in de zaak zijn ondergebracht. In dit artikel lees je over de belastingregels bij een auto van de zaak of leaseauto van de zaak.
Zo werkt de kilometervergoeding
Hoe de kilometervergoeding werkt, hangt af van het vervoermiddel waarmee je reist. Je kunt bijvoorbeeld met een auto, de fiets, het openbaar vervoer of een taxi gaan. Wij lichten per situatie toe hoe de kilometervergoeding werkt.
Situatie 1: je reist met een (privé)auto
De auto is een vervoersmiddel dat nog veel wordt gekozen. Bovendien is het handig om de auto te pakken als je spullen moet vervoeren, bijvoorbeeld als klusjesman. Rijd je - naast je zakelijke ritten - meer dan 500 kilometer privé met je auto? Dan kun je je privéauto gebruiken naar je werk te gaan en heb je recht op een vergoeding.
Kilometervergoeding en btw
Wanneer je met je eigen auto rijdt, mag je per 2024 maximaal € 0,23 per gereden kilometer aftrekken bij de aangifte Inkomstenbelasting (2023: € 0,21). Hierdoor wordt je winst namelijk lager, waardoor je minder winstbelasting betaalt. Daarnaast is de btw over het onderhoud en gebruik van de auto fiscaal aftrekbaar. Dit geef je op bij de aangifte omzetbelasting.
Lees alle ins & outs over de btw-aangifte in ons uitgebreidere artikel: Btw-aangifte doen als zzp'er: wat is het en wanneer moet dit?
Situatie 2: je gaat met een eigen fiets
Stel: het kantoor van een opdrachtgever zit in de buurt en je besluit met de fiets naar je werk te gaan. Dan gelden dezelfde regels als bij een auto. Maar ook hier geldt: als je je fiets niet of weinig voor privédoeleinden gebruikt, is het verplicht - en soms zelfs voordeliger - om de fiets op naam van de zaak te zetten.
Wanneer jouw fiets wel onder jouw privébezittingen valt, kan je vanaf 2024 € 0,23 per kilometer laten uitkeren. Net zoals bij een privéauto, dus. Dit geldt zowel voor woon-werkkilometers als voor andere zakelijke ritten.
Een all-in prijs
Alle kosten zijn inbegrepen bij die € 0,23. Dat betekent dat je geen andere kosten voor bijvoorbeeld een verzekering, fietsenstalling of de aanschaf mag aftrekken van de winst.
Situatie 3: je reist met het openbaar vervoer of een taxi
Reis je met het openbaar vervoer of een taxi naar opdrachtgevers? Dan gaat de kilometervergoeding van € 0,23 per gereden kilometer niet op. In dit geval zijn de kosten volledig aftrekbaar als zakelijke kosten. Het is daarbij wel belangrijk dat je alle bonnetjes goed bewaart.Niet vergeten: Je kunt ook de betaalde btw van je ov-kaartjes terugvragen. Op kaartjes voor de trein, metro, bus en zelfs je OV-chipkaart wordt 9% btw geheven. Dit bedrag kun je verrekenen tijdens je btw-aangifte. Uit onderzoek van Knab blijkt dat een op de drie zzp'ers dit niet doet. Daardoor lopen ze gemiddeld € 260 per jaar mis.
Reiskosten doorberekenen aan de opdrachtgever
Er zijn opdrachtgevers die je reiskosten vergoeden. Je kunt dan de kosten voor het gebruik van je eigen vervoer doorberekenen. Dit vermeld je op de factuur en wordt gezien als omzet. De Belastingdienst hanteert daar geen regels voor. Je kunt dus € 0,23 per gereden kilometer declareren, maar meer (of minder) mag ook.Houd er wel rekening mee dat het bedrag boven de € 0,23 per kilometer belast wordt. Het is dus belastingtechnisch niet altijd even aantrekkelijk om een hoger bedrag te rekenen, omdat je meer inkomstenbelasting betaalt. Over het bedrag per kilometer reken je btw aan je opdrachtgever.
Kilometerregistratie belastingdienst
Of je nu met de auto of de fiets naar je werk reist: het is belangrijk dat je de gereden kilometers nauwkeurig bijhoudt in een kilometerregistratie. Zo kan de Belastingdienst checken of de opgegeven kilometers daadwerkelijk zakelijk van aard zijn.Handig om te weten: De kilometerregistratie valt onder de fiscale bewaarplicht en moet je dus minimaal zeven jaar bewaren.
Koppel je boekhouding
Nu weet je hoe je de reiskosten in rekening kan brengen in je bedrijf, maar je hebt natuurlijk ook nog andere zakelijke kosten. Al deze kosten worden automatisch verwerkt als je je zakelijke rekeningen koppelt aan het Knab Boekhoudpakket. Een online boekhoudprogramma dat helemaal is afgestemd op de behoeften van zzp'ers!
Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.
Arlette Cernëus
Arlette is Content Marketeer en werkt sinds september 2016 bij Knab. Ze schrijft voornamelijk over financiële zaken, zoals hypotheken, verzekeren en belastingen. Zo helpt ze jou grip te krijgen op je financiën.
