Opdracht geannuleerd: zo maak je een redelijke eindafrekening

Je klant annuleert een opdracht terwijl jij al voorbereidingen hebt getroffen, werk hebt uitgevoerd of ruimte in je agenda hebt vrijgehouden. Kun je dan de volledige prijs factureren? Of alleen de uren die je al hebt gewerkt?

Het antwoord hangt af van de afspraken, het soort overeenkomst en de reden waarom de opdracht stopt. Ook maakt het uit of je klant een ondernemer of consument is.

Stuur daarom niet automatisch de volledige projectprijs, maar schrijf de opdracht ook niet meteen af. Met een goed onderbouwde eindafrekening kun je vaak een redelijk deel van je werk en kosten factureren.

Was er al een overeenkomst?

Voordat je berekent wat je kunt factureren, controleer je of de opdracht al definitief was. Een vrijblijvende kennismaking of een verstuurde offerte is niet altijd voldoende.

Een overeenkomst ontstaat zodra jij en je klant het eens zijn over de opdracht. Dat akkoord hoeft niet altijd met een handtekening te worden gegeven. Ook een duidelijke bevestiging per e-mail of WhatsApp kan voldoende zijn.

Controleer daarom:

• of de klant je offerte of voorstel heeft geaccepteerd;
• welke werkzaamheden en prijs zijn afgesproken;
• welke algemene voorwaarden van toepassing zijn;
• of je een startdatum of planning hebt bevestigd;
• of je al een aanbetaling of eerste termijn hebt ontvangen.

Heeft de klant alleen informatie opgevraagd en nog geen akkoord gegeven? Dan kun je meestal geen annuleringsvergoeding rekenen. Je had dan nog geen definitieve opdracht.

Zorg daarom dat een klant je offerte aantoonbaar accepteert. Lees ook wat je in een duidelijke offerte zet.

Annuleren, opzeggen of ontbinden

In het dagelijks taalgebruik noemen we bijna iedere voortijdig gestopte opdracht een annulering. Juridisch kunnen er verschillende situaties spelen.

De reden voor de beëindiging kan gevolgen hebben voor de eindafrekening. Zegt de klant op omdat een intern project vervalt? Dan ligt een vergoeding voor uitgevoerd werk en gemaakte kosten voor de hand.

Stelt de klant dat jij ernstig tekort bent geschoten? Dan kan discussie ontstaan over de kwaliteit van het werk, herstelmogelijkheden en eventuele schade. Breng bij zo’n conflict niet zonder verdere beoordeling een standaard annuleringsvergoeding in rekening.

Het soort overeenkomst maakt verschil

Veel zzp-diensten vallen onder een overeenkomst van opdracht. Denk aan advies, onderzoek, coaching, administratie, communicatie of andere professionele dienstverlening.

Maak je een tastbaar werk of voer je werk aan een zaak uit? Dan kan sprake zijn van aanneming van werk. Denk aan een verbouwing, schilderwerk, reparatie of een meubelstuk dat je speciaal voor een klant maakt.

Voor deze overeenkomsten gelden verschillende wettelijke uitgangspunten bij voortijdige beëindiging.

Factureren bij een overeenkomst van opdracht

Bij een overeenkomst van opdracht mag de opdrachtgever de overeenkomst in beginsel op ieder moment opzeggen. Dat betekent niet dat het werk dat je al hebt uitgevoerd gratis wordt.

Was afgesproken dat je pas na afronding van de volledige opdracht betaald zou krijgen? Dan kun je bij voortijdige beëindiging recht hebben op een redelijk deel van het afgesproken loon.

Bij het bepalen daarvan spelen onder meer mee:

• welke werkzaamheden je al hebt uitgevoerd;
• welk deel van de opdracht is afgerond;
• wat de klant aan het uitgevoerde werk heeft;
• waarom de opdracht is beëindigd;
• welke kosten en werkzaamheden door de annulering vervallen;
• welke bedragen de klant al heeft betaald.

Je werkte op uurbasis

Werkte je tegen een uurtarief? Dan factureer je normaal gesproken de aantoonbaar gewerkte uren tot het moment waarop de opdracht stopte. Tel ook afgesproken en gemaakte kosten mee, zoals reiskosten, ingekochte licenties of externe hulp.

Uren die je alleen in je agenda had gereserveerd, kun je niet automatisch als gewerkte uren factureren. Een vergoeding kan wel verdedigbaar zijn wanneer je daar vooraf duidelijke afspraken over hebt gemaakt en je de vrijgekomen tijd niet meer redelijk kunt vullen.

Je werkte voor een projectprijs

Bij een vaste projectprijs kijk je niet alleen naar het percentage gewerkte uren. Je beoordeelt ook welke fasen, resultaten en waarde je al hebt geleverd.

Je kunt bijvoorbeeld werken met vooraf afgesproken bedragen voor:

• intake en analyse;
• een eerste concept of ontwerp;
• uitvoering;
• correcties en afronding;
• overdracht of oplevering.

Heb je vooraf geen prijs per fase afgesproken? Maak dan achteraf een redelijke berekening op basis van de bestede tijd, het afgeronde werk en de afgesproken totaalprijs.

Het volledige projectbedrag factureren mag niet automatisch. Dat kan alleen in specifieke omstandigheden redelijk zijn. Kosten en tijd die je door de beëindiging bespaart, moet je daarbij meenemen.

Lees hoe je bij een volgende opdracht een projectprijs met duidelijke fasen en grenzen berekent.

Je klant is een consument

Een particuliere opdrachtgever die niet handelt vanuit een beroep of bedrijf, is bij een overeenkomst van opdracht extra beschermd. De consument hoeft niet automatisch schadevergoeding te betalen alleen omdat die de opdracht opzegt.

Dat betekent niet dat uitgevoerd werk en gemaakte kosten altijd voor jouw rekening komen. Een redelijke vergoeding voor werkzaamheden die je al hebt verricht, kan nog steeds verschuldigd zijn. Het hangt af van de afspraken en omstandigheden.

Factureren bij aanneming van werk

Bij aanneming van werk mag de opdrachtgever de overeenkomst ook voortijdig opzeggen. De financiële afrekening werkt alleen anders dan bij veel zakelijke diensten.

Het wettelijke uitgangspunt is dat de opdrachtgever de afgesproken prijs betaalt, verminderd met de kosten die jij door de annulering bespaart.

Denk bij besparingen aan:

• materiaal dat je niet meer hoeft te bestellen;
• uren die je niet meer hoeft te werken;
• onderaannemers die je kosteloos kunt afzeggen;
• vervoer, huur of apparatuur die niet meer nodig is.

Heb je materiaal speciaal voor de klant gekocht en kun je dit niet retourneren of voor een andere opdracht gebruiken? Dan kan dit onderdeel zijn van de eindafrekening.

Was de prijs afhankelijk van je werkelijke kosten? Dan wordt onder meer gekeken naar het uitgevoerde werk, de gemaakte kosten en de winst die je over de volledige opdracht zou hebben gemaakt.

De eindafrekening maken in zes stappen

Maak een controleerbaar overzicht. Daarmee vergroot je de kans dat je klant de afrekening begrijpt en betaalt.

1. Noteer de beëindigingsdatum
Factureer alleen werkzaamheden die je vóór de afgesproken stopdatum hebt uitgevoerd of daarna nog moest afronden volgens de beëindigingsafspraak.

2. Verzamel bewijs van je werk
Gebruik je urenregistratie, agenda, e-mails, versies, onderzoeksbestanden en andere documenten. Zet per onderdeel kort uiteen wat je hebt gedaan.

3. Bereken de afgeronde werkzaamheden
Gebruik je afgesproken uurtarief, faseprijs of een redelijke verdeling van de projectprijs.

4. Voeg niet-terug te draaien kosten toe
Denk aan speciaal ingekochte materialen, externe expertise, locatiehuur of licenties. Voeg waar mogelijk een bewijs of duidelijke toelichting toe.

5. Trek je besparingen af
Breng geen werk, materiaal of inhuur in rekening die door de annulering niet meer nodig zijn. Houd ook rekening met capaciteit die je alsnog voor een andere klant kunt gebruiken.

6. Verreken eerdere betalingen
Trek een ontvangen aanbetaling of eerdere termijn af van de totale eindafrekening.

Dit voorbeeld werkt vooral wanneer de fasen en prijzen vooraf duidelijk zijn afgesproken. Zonder die afspraken moet je extra goed toelichten hoe je tot de verdeling komt.

Stuur niet alleen een bedrag

Stuur samen met je factuur een korte eindafrekening. Daarin zet je:

• de datum waarop de opdracht is beëindigd;
• de uitgevoerde werkzaamheden;
• de gemaakte kosten;
• de berekening van het verschuldigde bedrag;
• welke bestanden of resultaten je overdraagt;
• welke eerdere betalingen je hebt verrekend.

Is een eerder verstuurde factuur door de annulering te hoog geworden? Maak dan een creditfactuur die naar de oorspronkelijke factuur verwijst. Verwerk ook de wijziging van de omzet en btw correct in je administratie.

Of je btw rekent over een annuleringsbedrag hangt af van wat de betaling precies vergoedt. Betaling voor uitgevoerd werk is meestal belast volgens de normale btw-regels. Bij een zuivere schadevergoeding kan dat anders zijn. Laat een gemengde of grote afrekening daarom controleren door je boekhouder.

Vooraf betere afspraken maken over annulering

Een goede annuleringsregeling voorkomt niet iedere discussie, maar geeft wel houvast. Leg de regeling vast voordat de klant de opdracht accepteert.

Neem bijvoorbeeld op:

• hoe de klant de opdracht kan beëindigen;
• welke opzegtermijn geldt;
• hoe je uitgevoerd werk afrekent;
• welke gemaakte kosten voor rekening van de klant komen;
• hoe je omgaat met gereserveerde capaciteit;
• welke vergoeding geldt bij annulering kort voor de start;
• wat er met een aanbetaling gebeurt;
• welke bestanden en resultaten je na betaling overdraagt.

Werk je met percentages die oplopen naarmate de startdatum dichterbij komt? Zorg dan dat je kunt uitleggen waarom die bedragen redelijk zijn. Een vast percentage dat altijd geldt, ongeacht je werk, kosten en besparingen, is kwetsbaarder.

Maak ook onderscheid tussen betaling voor uitgevoerd werk en een vergoeding voor annulering. Zet niet zonder uitleg alles onder één algemene post.

Algemene afspraken kun je opnemen in je algemene voorwaarden. De prijs, planning en specifieke betaalmomenten zet je in je offerte of overeenkomst.

Vraag je vooraf een eerste termijn? Lees dan ook hoe je een aanbetaling als zzp’er afspreekt en factureert.

Veelgestelde vragen over een geannuleerde opdracht

Maak annulering onderdeel van je afspraken

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp’er slim kunt regelen.