Projectprijs berekenen als zzp’er: zo pak je het aan

Met een projectprijs spreek je vooraf één bedrag af voor een duidelijk resultaat. Je klant weet daardoor waar die financieel aan toe is. En werk jij slimmer of sneller dan verwacht? Dan houd je daar zelf voordeel aan over.

Een vaste prijs brengt ook risico mee. Blijkt de opdracht groter, duurt de afstemming langer of volgen er steeds nieuwe wensen? Dan kun je ongemerkt veel uren weggeven.

Een goede projectprijs begint daarom met een interne urenberekening, duidelijke grenzen en afspraken over wijzigingen. In dit artikel werk je stap voor stap naar een bedrag dat voor jou én je klant helder is.

Wanneer past een projectprijs?

Een projectprijs werkt vooral goed wanneer je vooraf duidelijk kunt beschrijven wat je oplevert. Denk aan een website met een afgesproken aantal pagina’s, een onderzoeksrapport, een fotoshoot, een training of een ontwerp met twee correctierondes.

Je hoeft niet vooraf ieder detail te kennen. Je moet wel redelijk kunnen inschatten hoeveel werk nodig is en welke onderdelen bij de opdracht horen.

Een projectprijs is minder geschikt voor open opdrachten zonder duidelijke eindgrens. Denk aan doorlopend advies, onderzoek waarvan de uitkomst nieuwe vragen oproept of werk dat sterk afhankelijk is van andere partijen.

Je kunt dan werken met fases. Je spreekt bijvoorbeeld eerst een vaste prijs af voor de analyse en maakt daarna een aparte offerte voor de uitvoering.

Je projectprijs berekenen in zes stappen

Een projectprijs hoeft voor je klant geen optelsom van uren te zijn. Voor jezelf blijven uren wel een belangrijk vertrekpunt. Ze helpen je voorkomen dat je een aantrekkelijk bedrag noemt dat financieel niet uitkan.

1. Beschrijf het resultaat
Schrijf zo concreet mogelijk op wat je oplevert. ‘Advies over communicatie’ is lastig te begroten. ‘Een adviesrapport van maximaal 15 pagina’s en een presentatie van één uur’ geeft meer houvast.

2. Verdeel het project in onderdelen
Denk niet alleen aan het zichtbare eindproduct. Neem ook intake, onderzoek, voorbereiding, overleg, planning, administratie, correcties en oplevering mee.

3. Schat de benodigde uren
Maak per onderdeel een realistische inschatting. Gebruik bij voorkeur cijfers uit eerdere, vergelijkbare opdrachten. Heb je die nog niet? Reken dan wat ruimer en registreer je werkelijke uren tijdens het project.

4. Gebruik je interne uurtarief
Vermenigvuldig de verwachte uren met het uurtarief dat jij gemiddeld nodig hebt om je gewenste omzet en winst te behalen. Je hoeft dit interne tarief niet op je offerte te zetten.

5. Tel projectkosten en onzekerheid op
Voeg kosten toe die speciaal voor de opdracht nodig zijn. Denk aan materiaal, vervoer, locatiehuur, licenties of ingehuurde hulp. Reserveer ook ruimte voor onzekerheden die je redelijkerwijs verwacht.

6. Controleer het totaalbedrag
Past het bedrag bij de waarde van de opdracht, je markt en de klant die je bedient? Een berekening vormt je financiële ondergrens. Daarna kun je het bedrag commercieel beoordelen en logisch afronden.

Weet je nog niet welk intern uurtarief je nodig hebt? Lees dan hoe je je salaris omrekent naar een zzp-uurtarief.

Rekenvoorbeeld van een projectprijs

Stel: je maakt voor een klant een onderzoek met een rapport en presentatie. Je verwacht in totaal 32 uur nodig te hebben. Je interne uurtarief is € 90.

Je kunt dit bedrag bijvoorbeeld afronden naar € 3.500 exclusief btw. Door bewust af te ronden, weet je welk deel van je marge daardoor verandert.

De ruimte voor onzekerheid is geen standaardpercentage dat voor iedere opdracht geldt. Hoe voorspelbaarder het werk en hoe beter je eerdere cijfers, hoe nauwkeuriger je kunt rekenen. Bij een nieuwe of complexe opdracht heb je meestal meer ruimte nodig.

Leg de omvang van de opdracht vast

Een vaste prijs kan alleen goed werken als ook duidelijk is wat vaststaat. Beschrijf daarom niet alleen het eindresultaat, maar ook de route ernaartoe.

Neem in je offerte of overeenkomst in ieder geval op:

• wat je precies oplevert;
• welke werkzaamheden bij de prijs horen;
• welke informatie of medewerking je van de klant nodig hebt;
• hoeveel overleggen en correctierondes zijn inbegrepen;
• welke planning en reactietermijnen gelden;
• wat nadrukkelijk niet bij de opdracht hoort;
• wanneer je het werk als afgerond beschouwt;
• hoe en wanneer de klant betaalt.

Wees vooral concreet over woorden die verschillende verwachtingen kunnen oproepen. ‘Inclusief correcties’ kan voor jou twee kleine tekstwijzigingen betekenen, terwijl een klant daar onbeperkte aanpassingen onder verstaat.

Lees ook waar een goede offerte aan voldoet.

Maak vooraf afspraken over meerwerk

Meerwerk ontstaat wanneer de klant na akkoord iets toevoegt of verandert. Denk aan extra pagina’s, een nieuwe functionaliteit, aanvullend onderzoek of meer correctierondes dan afgesproken.

Leg vooraf vast hoe je hiermee omgaat. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat je:

• eerst beschrijft wat er verandert;
• de gevolgen voor prijs en planning aangeeft;
• pas na schriftelijk akkoord met het extra werk begint;
• meerwerk tegen een afgesproken uurtarief of nieuwe projectprijs uitvoert.

Wacht niet tot de eindfactuur om extra kosten te noemen. Zodra je merkt dat een verzoek buiten de opdracht valt, bespreek je dit met de klant. Dat voorkomt verrassingen en geeft de klant de keuze om het werk wel of niet uit te laten voeren.

Bij particuliere klanten gelden extra beschermingsregels. Bij een afgesproken vaste prijs kan een ondernemer meestal niet zomaar extra kosten rekenen. Verandert de klant zelf de opdracht, dan moet je die klant op tijd waarschuwen wanneer daardoor hogere kosten ontstaan.

Algemene afspraken over betaling, aansprakelijkheid en wijzigingen kun je opnemen in je algemene voorwaarden. De specifieke omvang en prijs van de opdracht zet je in de offerte of overeenkomst.

Controleer na afloop je echte rendement

Registreer je uren ook wanneer je klant een vaste prijs betaalt. Alleen dan kun je achteraf beoordelen of je berekening klopte.

Bekijk na ieder project:

• hoeveel uren je werkelijk hebt besteed;
• welke onderdelen meer tijd kostten dan verwacht;
• hoeveel directe projectkosten je hebt gemaakt;
• hoeveel extra werk je niet hebt gefactureerd;
• wat je effectieve opbrengst per gewerkt uur was.

Stel dat je projectprijs € 3.500 is, je € 250 aan directe kosten maakt en uiteindelijk 40 uur werkt. Dan is je effectieve opbrengst:

€ 3.250 ÷ 40 uur = € 81,25 per uur

Was je interne uurtarief € 90? Dan heeft het project minder opgeleverd dan je vooraf nodig vond. Dat hoeft bij één opdracht geen probleem te zijn. Gebeurt het structureel, dan moet je je prijs, werkwijze of afbakening aanpassen.

Werk je efficiënter en ben je eerder klaar? Dan hoef je bij een afgesproken projectprijs niet automatisch minder te rekenen. De klant betaalt voor het afgesproken resultaat, terwijl jij het voordeel houdt van je ervaring en efficiënte werkwijze.

Veelgestelde vragen over projectprijzen

Begin bij een tarief dat voor jou werkt

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp’er slim kunt regelen.