Aanbetaling vragen als zzp’er: zo regel je het vooraf

Koop je materiaal in, reserveer je meerdere weken in je agenda of begin je aan een grote opdracht? Dan kan een aanbetaling verstandig zijn. Je klant betaalt een deel voordat je start, zodat niet alle kosten en risico’s bij jou liggen.

Er bestaat geen standaardpercentage dat voor iedere zzp’er goed is. De hoogte hangt af van je kosten, de omvang van de opdracht en het risico dat je gereserveerde tijd niet meer kunt vullen wanneer de klant afhaakt.

Een aanbetaling werkt alleen goed als je vooraf duidelijke afspraken maakt. In dit artikel lees je wanneer je erom kunt vragen, hoe je een passend bedrag bepaalt en hoe je de betaling verwerkt op je facturen.

Wanneer is een aanbetaling verstandig?

Een aanbetaling past vooral bij opdrachten waarbij je al kosten maakt of risico loopt voordat je iets kunt opleveren. Denk aan materiaal dat je speciaal voor een klant inkoopt of een groot project waarvoor je andere opdrachten moet afwijzen.

Een aanbetaling kan logisch zijn wanneer je:

• materiaal, apparatuur, licenties of externe hulp moet inkopen;
• meerdere dagen of weken voor één klant reserveert;
• een project uitvoert dat enkele maanden duurt;
• werkt voor een nieuwe klant zonder betaalhistorie;
• maatwerk maakt dat je niet aan een andere klant kunt verkopen;
• voor de start al veel onderzoek of voorbereiding doet.

Bij kleine, terugkerende opdrachten kan achteraf factureren praktischer zijn. Vraag een aanbetaling dus niet automatisch, maar omdat deze past bij de kosten en risico’s van de opdracht.

Werk je met een vaste prijs? Neem de aanbetaling dan mee wanneer je je projectprijs als zzp’er berekent.

Een passend bedrag of percentage bepalen

Percentages van 30% of 50% komen regelmatig voor, maar zijn geen algemene norm. Begin daarom niet bij een standaardpercentage. Bereken eerst welke kosten je maakt en hoeveel werk je uitvoert voordat de volgende betaling volgt.

Je kunt de hoogte op verschillende manieren bepalen:

Bij een langdurig project kun je meerdere betaalmomenten afspreken. Bijvoorbeeld 30% bij de start, 40% na het eerste concept en 30% na de oplevering. Zo loopt de betaling redelijk gelijk op met het werk dat je uitvoert.

Let op wanneer je aan consumenten levert

Werk je voor een zakelijke klant? Dan kun je samen een passend percentage afspreken. Zorg wel dat de afspraak duidelijk en redelijk is.

Bij consumenten maakt het uit of je een product of een dienst verkoopt. Bij de verkoop van een product aan een consument mag je die klant in beginsel tot maximaal de helft van de koopprijs verplicht vooruit laten betalen. Voor diensten geldt die algemene grens niet op dezelfde manier, maar consumenten worden wel extra beschermd tegen onredelijke voorwaarden.

Lever je regelmatig aan particulieren of gaat het om een hoog bedrag? Laat je voorwaarden dan juridisch controleren.

Deze afspraken leg je vooraf vast

Alleen een bedrag op een factuur zetten is niet genoeg. De klant moet vóór het accepteren van de opdracht weten dat je een aanbetaling vraagt en welke gevolgen daaraan verbonden zijn.

Zet in je offerte of overeenkomst:

• de totale prijs van de opdracht;
• het bedrag of percentage van de aanbetaling;
• of bedragen inclusief of exclusief btw zijn;
• de datum waarop de aanbetaling moet zijn ontvangen;
• wanneer je met de opdracht begint;
• of de planning pas definitief is na betaling;
• welke volgende betaalmomenten gelden;
• wat er bij wijziging of annulering gebeurt.

Een praktische afspraak kan bijvoorbeeld zijn:

Zo is duidelijk dat alleen het ondertekenen van de offerte nog niet voldoende is om de geplande startdatum vast te leggen.

Neem algemene afspraken over betaling, aansprakelijkheid en annulering eventueel op in je algemene voorwaarden. Stuur die voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst mee. De prijs en betaalmomenten van de specifieke opdracht zet je in de offerte zelf.

De aanbetaling factureren en de btw verwerken

Is je klant volgens de overeenkomst verplicht om vooraf te betalen? Stuur de factuur dan voordat het bedrag opeisbaar wordt. Wacht dus niet totdat het geld al op je rekening staat.

De factuur moet voldoen aan de normale factuureisen. Zet er daarnaast duidelijk op:

• dat het om een aanbetaling of eerste termijn gaat;
• op welke opdracht of offerte de betaling betrekking heeft;
• het termijnbedrag exclusief btw;
• het toegepaste btw-tarief;
• het btw-bedrag en het totaal inclusief btw;
• de vervaldatum van de factuur.

Lees ook welke gegevens op een factuur moeten staan.

Wanneer geef je de btw aan?

De meeste zzp’ers die aan andere ondernemers factureren, werken met het factuurstelsel. Bij een verplichte vooruitbetaling bepaalt de factuurdatum dan in welk aangiftetijdvak je de btw aangeeft.

Stuur je bijvoorbeeld op 28 september een factuur voor een aanbetaling? Dan neem je de btw normaal gesproken mee in je aangifte over het derde kwartaal, ook wanneer je klant in oktober betaalt.

Betaalt een klant vrijwillig vooruit zonder dat het bedrag al opeisbaar was? Dan kan het moment waarop je het geld ontvangt bepalend zijn voor de btw.

De aanbetaling verwerken op je eindfactuur

Op de eindfactuur laat je zien wat de volledige opdracht kost en welk bedrag al eerder is gefactureerd. Trek de aanbetaling of eerdere termijnen vervolgens duidelijk af.

Verwijs op de eindfactuur naar het nummer en de datum van de eerdere factuur. Daarmee kan je klant controleren welk bedrag al is betaald.

Controleer ook hoe je boekhoudprogramma termijnfacturen verwerkt. De totale projectprijs mag niet per ongeluk boven op de eerder geboekte aanbetaling worden geteld. Bij veel programma’s maak je daarom een eindfactuur waarop de eerdere termijn als aftrekregel staat.

Annulering, terugbetaling en een creditfactuur

Een aanbetaling is niet automatisch een niet-terugbetaalbare annuleringsvergoeding. Wat je mag houden, hangt onder meer af van je afspraken, het werk dat je al hebt uitgevoerd, gemaakte kosten en de reden waarom de opdracht stopt.

Leg daarom vooraf vast:

• welke kosten je bij annulering in rekening brengt;
• hoe je reeds uitgevoerde werkzaamheden berekent;
• wat er gebeurt met speciaal ingekochte materialen;
• of je een deel van de aanbetaling terugbetaalt;
• welke opzeg- of annuleringstermijn geldt.

Zorg dat de vergoeding in verhouding staat tot het werk, de kosten en de schade die je werkelijk hebt. Een algemene regel dat je onder alle omstandigheden iedere aanbetaling volledig houdt, kan vooral bij consumenten onredelijk zijn.

Betaal je na een annulering een deel terug? Maak dan een creditfactuur voor het bedrag dat vervalt. Daarmee corrigeer je ook de eerder berekende btw. Verwerk de correctie in je administratie en btw-aangifte over het juiste tijdvak.

Bespreek een annulering eerst met je klant en zet de uitkomst schriftelijk op een rij. Bij een groot financieel of juridisch belang is het verstandig om advies te vragen aan een jurist of boekhouder.

Veelgestelde vragen over aanbetalingen

Maak betaalmomenten onderdeel van je offerte

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp’er slim kunt regelen.