Algemene voorwaarden opstellen: Wat zet je erin?

Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar wel sterk aan te raden. Ze maken vooraf duidelijk wat jij en je klant van elkaar mogen verwachten en helpen om risico’s te beperken. Maar wanneer zijn algemene voorwaarden rechtsgeldig en wat moet je er in 2026 minimaal in opnemen? Dat lees je hier.

Waarom algemene voorwaarden opstellen?

Algemene voorwaarden leggen vast welke rechten en plichten gelden binnen de overeenkomst die jij met je klant sluit. Ze voorkomen discussies achteraf en geven houvast als er iets misgaat, bijvoorbeeld bij betaling, aansprakelijkheid of garantie. Voor jou als ondernemer betekent dat meer duidelijkheid en minder risico.

Wanneer zijn algemene voorwaarden rechtsgeldig?

Algemene voorwaarden zijn alleen geldig als je je klant vóór het sluiten van de overeenkomst de mogelijkheid geeft om ze te lezen en ermee akkoord te gaan. Dat akkoord kan expliciet zijn, maar ook impliciet, bijvoorbeeld doordat de klant een offerte accepteert waarin staat dat jouw voorwaarden van toepassing zijn.

Stuur je de voorwaarden pas mee met de factuur, dan ben je te laat. In dat geval zijn ze niet van toepassing.

Wat staat er in algemene voorwaarden?

De inhoud van algemene voorwaarden verschilt per onderneming en branche. Toch komen bepaalde onderdelen vrijwel altijd terug. Dit zijn de meest voorkomende.

Betalingstermijn

Voor zakelijke klanten geldt dat de wettelijke betalingstermijn 30 dagen is, als je niets anders afspreekt. Wil je een kortere of langere termijn hanteren, dan moet je dat expliciet opnemen in je algemene voorwaarden of in het contract.

Voor particuliere klanten geldt geen vaste wettelijke betalingstermijn, maar ook daar is duidelijkheid vooraf belangrijk.

Aansprakelijkheid

Je kunt aansprakelijkheid niet volledig uitsluiten, maar wel beperken. In je voorwaarden kun je bijvoorbeeld vastleggen voor welke schade je wel en niet aansprakelijk bent en tot welk bedrag. Daarbij moet je altijd binnen de grenzen van de wet blijven.

Eigendomsvoorbehoud

Lever je producten, dan kun je opnemen wanneer de klant juridisch eigenaar wordt. Vaak is dat pas na volledige betaling. Dit kan belangrijk zijn als een klant niet betaalt.

Garantie

Je legt vast welke garantie je biedt en hoe lang die geldt. Lever je aan consumenten, dan heb je te maken met wettelijke garantie. Bij zakelijke klanten heb je meer vrijheid om hier eigen afspraken over te maken.

Gebruik je branchevoorwaarden?

Veel brancheorganisaties hebben standaard algemene voorwaarden opgesteld die passen bij een specifieke sector. Dat kan een goed vertrekpunt zijn.

Let op: ben je lid van een brancheorganisatie, dan kan het zijn dat je verplicht bent om hun voorwaarden te gebruiken bij verkoop aan consumenten. Zo hanteren autogarages die zijn aangesloten bij BOVAG vaste voorwaarden.

Je kunt ook kijken hoe andere ondernemers in jouw branche hun voorwaarden hebben ingericht, maar neem nooit zomaar voorwaarden van iemand anders over. Wat bij een ander past, is niet automatisch geschikt voor jouw bedrijf.

Wanneer zijn algemene voorwaarden van toepassing?

Algemene voorwaarden gelden alleen als de klant er redelijkerwijs kennis van heeft kunnen nemen. Dat kan bijvoorbeeld door:

• ze op je website te plaatsen
• ze mee te sturen met een offerte
• er expliciet naar te verwijzen in de overeenkomst

Belangrijke afspraken zoals de prijs of de kern van de prestatie mogen niet in de algemene voorwaarden staan. Die horen in de hoofdovereenkomst zelf.

Lever je aan bedrijven of consumenten?

Consumenten worden door de wet extra beschermd. Denk aan regels over bedenktijd, garantie en onredelijk bezwarende voorwaarden. Verkoop je aan consumenten, dan moet je je hier strikt aan houden.

Bij verkoop aan ondernemers zijn de regels soepeler, omdat ervan wordt uitgegaan dat zij beter in staat zijn de gevolgen van algemene voorwaarden te overzien.

Lever je aan beide groepen, dan is het verstandig om aparte algemene voorwaarden op te stellen voor consumenten en zakelijke klanten.

Onredelijk bezwarende voorwaarden

Sommige voorwaarden zijn wettelijk verboden of worden vermoed onredelijk te zijn, zeker bij consumenten. In de wet zijn hiervoor zogenoemde zwarte en grijze lijsten opgenomen. Zo mag je bijvoorbeeld niet zomaar eenzijdig prijzen verhogen of het recht op ontbinding volledig uitsluiten.

Zorg er dus voor dat je voorwaarden redelijk blijven en aansluiten bij wat maatschappelijk aanvaardbaar is.

Laat je voorwaarden juridisch checken

Je kunt je algemene voorwaarden zelf opstellen, maar een controle door een jurist is sterk aan te raden. Zo weet je zeker dat je voorwaarden juridisch kloppen en dat je geen bepalingen gebruikt die later ongeldig blijken.

Met Knab Zakelijk altijd een transparante prijs

Met Knab Zakelijk heb je een compleet bankpakket zonder verborgen kosten, voor een vaste prijs per maand. Je opent extra betaalrekeningen met betaalpas, zoveel spaarrekeningen als je wilt en de eerste 500 transacties per jaar zijn inbegrepen. Zo weet je precies waar je aan toe bent.