Op workation als zzp’er? Dit wil je vooraf goed regelen

Een paar weken werken vanaf een andere plek. ’s Ochtends je klanten helpen, later op de dag de stad in, de bergen op of richting zee. Voor veel zzp’ers klinkt een workation aantrekkelijk. Zeker als je werk vooral online gebeurt en je zelf bepaalt waar en wanneer je werkt.

Die vrijheid past goed bij zelfstandig ondernemen. Uit onderzoek van Knab blijkt dat 41% van de zzp’ers in 2024 een workation plant of al heeft gehad. Tegelijk vraagt werken vanaf een andere plek om goede voorbereiding. Je wilt goed kunnen werken, bereikbaar blijven voor klanten en je administratie netjes houden.

In dit artikel lees je waar je vooraf op kunt letten.

Wat is een workation?

Een workation is een combinatie van werk en verblijf op een andere plek. Je werkt bijvoorbeeld een paar weken vanuit Spanje, Portugal, Italië of een andere bestemming en plant daaromheen vrije tijd.

Voor zzp’ers kan dat goed werken. Je houdt contact met opdrachtgevers, blijft omzet maken en geniet op vrije momenten van je omgeving. Bepaal vooraf wel wat voor soort reis je wilt maken. Ga je vooral werken vanaf een andere plek? Plak je een paar werkdagen aan je vakantie vast? Of wil je een langere periode waarin werk en vrije tijd elkaar afwisselen?

Die keuze bepaalt hoeveel je vooraf moet regelen. Voor een paar dagen heb je meestal genoeg aan goede wifi, duidelijke klantafspraken en een rustige werkplek. Voor een langere periode spelen ook je planning, verzekering, administratie, internetbundel en zakelijke kosten een grotere rol.

Past een workation bij jouw werk?

Een workation werkt vooral goed als je werk locatie-onafhankelijk is. Denk aan werk waarvoor je genoeg hebt aan een laptop, telefoon en goede internetverbinding. Bijvoorbeeld als consultant, coach, marketeer, ontwerper, tekstschrijver, developer of projectmanager.

Kijk vooraf naar je werkzaamheden. Kun je klantgesprekken online doen? Werk je met vertrouwelijke informatie? Heb je toegang nodig tot systemen die in het buitenland lastiger werken? En kun je je opdrachten uitvoeren zonder dat klanten last hebben van je tijdelijke locatie?

Ook je planning telt mee. Heb je veel live afspraken, strakke deadlines of opdrachten waarbij je snel fysiek aanwezig moet zijn? Dan vraagt je workation meer voorbereiding. Plan in dat geval extra ruim en spreek duidelijk af wanneer je bereikbaar bent.

Kies een bestemming waar je goed kunt werken

Een mooie bestemming helpt, maar je werkplek bepaalt voor een groot deel hoe ontspannen je workation voelt. Check daarom vooraf of je betrouwbaar internet hebt, rustig kunt bellen en comfortabel kunt werken.

Let bij je keuze op tijdsverschil, klimaat, bereikbaarheid, veiligheid, werkplekken in de buurt en de kwaliteit van de wifi. Lees reviews van accommodaties goed door. Zoek vooral naar opmerkingen over internet, stilte en werkruimte. Een balkon met uitzicht is prettig, een stabiele verbinding tijdens je klantgesprek vaak belangrijker.

Zoek je inspiratie? Bekijk dan ook deze 8 geschikte workation-bestemmingen voor zzp’ers. Daarin lees je meer over populaire plekken als Lissabon, Bali, Kaapstad en Split.

Maak duidelijke afspraken met klanten

Klanten hoeven meestal vooral te weten dat je je afspraken nakomt. Toch kan het verstandig zijn om vooraf duidelijk te zijn over je bereikbaarheid.

Laat vaste opdrachtgevers bijvoorbeeld weten wanneer je werkt, wanneer je minder goed bereikbaar bent en hoe ze je kunnen bereiken bij spoed. Zet belangrijke deadlines ruim in je planning en rond lopende werkzaamheden zoveel mogelijk af voordat je vertrekt.

Werk je vanuit een andere tijdzone? Spreek dan af welke tijden je aanhoudt. Zo voorkom je dat een ochtend voor jou voor je klant al middag is. Zet je werktijden eventueel ook in je e-mailhandtekening of automatische afwezigheidsmelding. Dat scheelt losse vragen.

Regel je internet en digitale veiligheid

Zonder goede verbinding wordt een workation snel onrustig. Check daarom vooraf hoe je online gaat werken. Binnen de EU kun je je Nederlandse bundel vaak gebruiken, al kunnen er datalimieten gelden. Buiten de EU kunnen de kosten snel oplopen. Een lokale simkaart of e-sim is dan vaak praktischer.

Zorg daarnaast voor een goede back-up van je bestanden. Werk je met klantgegevens, gebruik dan sterke wachtwoorden, tweestapsverificatie en bij voorkeur een veilige verbinding. Openbare wifi in een koffietentje is handig voor simpele taken, maar minder geschikt voor vertrouwelijke informatie.

Neem ook de praktische spullen mee die je werkdag makkelijker maken. Denk aan een laptopstandaard, losse muis, powerbank, wereldstekker en een goede koptelefoon voor videogesprekken.

Denk aan je urencriterium

Besteed je tijdens je workation tijd aan je onderneming? Dan kunnen die uren meetellen voor het urencriterium, zolang het echt om zakelijke uren gaat. Denk aan declarabel werk, klantgesprekken, administratie, acquisitie of het uitwerken van opdrachten.

Houd je uren goed bij, zeker als je op jaarbasis richting de grens van het urencriterium gaat. Noteer wat je hebt gedaan, wanneer en voor welke klant of zakelijke activiteit. Dat geeft overzicht en helpt als je later wilt terugzoeken hoeveel tijd je aan je onderneming hebt besteed.

Vrije dagen, uitstapjes en privé-reistijd tel je niet mee als zakelijke uren.

Let op met zakelijke kosten

Een workation maakt je reis- en verblijfkosten nog geen zakelijke kosten. De Belastingdienst kijkt naar het zakelijke karakter van je uitgaven. Heeft een uitgave een zakelijk én privékarakter? Dan mag je alleen het zakelijke deel aftrekken.

Dat maakt een goede onderbouwing belangrijk. Werk je een paar dagen op locatie voor een klant in het buitenland, dan is het zakelijke deel meestal makkelijker uit te leggen. Ga je vooral op reis en werk je af en toe een ochtend vanuit je appartement, dan ligt dat anders.

Bewaar facturen en bonnetjes, noteer waarom je kosten zakelijk zijn en splits privé- en zakelijke uitgaven zo goed mogelijk. Twijfel je over reis- en verblijfkosten? Lees dan ook het artikel over aftrekposten voor reis- en verblijfkosten in het buitenland.

Check je verzekering

Werk je tijdens je verblijf in het buitenland, check dan vooraf je verzekeringen. Een gewone reisverzekering is meestal gericht op privéreizen. Zakelijke apparatuur, werkgerelateerde schade of aansprakelijkheid tijdens werkzaamheden zijn daarmee niet altijd goed gedekt.

Kijk daarom naar je reisverzekering, aansprakelijkheidsverzekering, beroepsaansprakelijkheid en dekking voor je laptop, telefoon en andere zakelijke spullen. Let ook op de maximale reisduur. Sommige verzekeringen gelden alleen voor een beperkt aantal dagen achter elkaar.

Ga je vaker of langer op workation, dan kan een zakelijke reisverzekering logischer zijn.

Neem je workation mee in je financiële planning

Een workation kan prettig zijn voor je werk-privébalans, maar vraagt ook financiële planning. Uit Knab-onderzoek blijkt dat 27% van de zzp’ers periodiek vakantiegeld voor zichzelf opzijzet. Ook verwerkt 30% vakantieuitgaven bewust in het uurtarief.

Dat is vooral relevant als je tijdens je workation minder declarabele uren maakt. Je kosten lopen door, terwijl je misschien vaker vrij neemt of kortere werkdagen maakt. Reken daarom vooraf uit hoeveel omzet je verwacht te draaien, welke kosten je maakt en hoeveel vrije tijd je wilt nemen.

Wil je structureel meer ruimte maken voor vakantie of workations? Lees dan ook hoe je als zzp’er zelf vakantiegeld opbouwt.

Maak ook ruimte voor echte vrije tijd

Een workation klinkt aantrekkelijk, maar vraagt discipline. Je zit op een plek waar anderen misschien de hele dag vrij zijn, terwijl jij nog deadlines hebt. Andersom kun je zo druk blijven werken dat je nauwelijks van je omgeving geniet.

Maak daarom vooraf een realistische planning. Blokkeer werktijd, vrije tijd en reistijd. Spreek met jezelf af wanneer je laptop dichtgaat. Juist als zzp’er is het waardevol om bewust vrij te nemen.

Een workation werkt het best als je vooraf weet wanneer je werkt en wanneer je echt vrij bent.

Goed voorbereid op pad

Een workation kan je nieuwe energie geven, zeker als je je werk makkelijk vanaf een andere plek kunt doen. De voorbereiding bepaalt voor een groot deel hoe ontspannen dat voelt.

Kies een bestemming waar je goed kunt werken, maak duidelijke afspraken met klanten, regel je internet en verzekeringen en houd je zakelijke kosten netjes bij. Dan wordt werken vanaf een andere plek een bewuste keuze binnen je onderneming.

Je las een artikel uit de Knab Bieb: de online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp’er slim regelt.