Btw terugvragen als zzp'er: wat mag wel en niet?
Als zzp’er betaal je regelmatig btw over zakelijke kosten. Denk aan je laptop, telefoon, software, boekhouder, kantoorartikelen of reiskosten. Die btw mag je in veel gevallen terugvragen via je btw-aangifte.
Toch gaat het hier vaak mis. Want niet elke zakelijke uitgave geeft automatisch recht op btw-aftrek. En iets kan voor de inkomstenbelasting wél aftrekbaar zijn, terwijl je de btw niet mag terugvragen.
In dit artikel lees je wanneer je btw mag terugvragen als zzp’er, welke kosten vaak misgaan en hoe je dit netjes verwerkt in je administratie.
In het kort
Je mag btw terugvragen als de kosten zakelijk zijn, je de aankoop gebruikt voor btw-belaste omzet en je een juiste factuur of geldig bewijs hebt. Gebruik je iets deels privé? Dan trek je alleen het zakelijke deel af. Doe je mee aan de KOR? Dan bereken je geen btw aan klanten, maar kun je ook geen btw terugvragen.
Snel naar
- Wat betekent btw terugvragen?
- Wanneer mag je btw terugvragen?
- Welke btw kun je meestal terugvragen?
- Welke btw kun je meestal niet terugvragen?
- Voorbeelden: wel, niet of opletten
- Btw aftrekken is iets anders dan kosten aftrekken
- Hoe vraag je btw terug?
- Veelgemaakte fouten
- Wat bewaar je in je administratie?
Wat betekent btw terugvragen?
Btw terugvragen betekent dat je de btw die je betaalt over zakelijke uitgaven aftrekt in je btw-aangifte. Die betaalde btw heet voorbelasting.
Stel: je koopt een zakelijke laptop van € 1.210 inclusief 21% btw. De prijs exclusief btw is € 1.000. De € 210 btw kun je mogelijk terugvragen als voorbelasting, als je aan de voorwaarden voldoet.
Je verrekent die voorbelasting met de btw die je aan klanten hebt berekend. Heb je meer btw ontvangen van klanten dan je zelf hebt betaald? Dan betaal je het verschil aan de Belastingdienst. Heb je meer aftrekbare btw betaald dan ontvangen? Dan krijg je mogelijk btw terug.
Voorbelasting in één zin
Voorbelasting is de btw die je betaalt over goederen en diensten die je voor je onderneming koopt en die je onder voorwaarden mag aftrekken in je btw-aangifte.
Wanneer mag je btw terugvragen?
Je mag btw niet zomaar terugvragen omdat je een bon of factuur hebt. Er moet echt een zakelijke reden zijn en je moet kunnen aantonen dat de uitgave bij je onderneming hoort.
In de praktijk zijn dit de belangrijkste voorwaarden:
1. Je bent ondernemer voor de btw
Je moet ondernemer zijn voor de omzetbelasting. De meeste zzp’ers zijn dat, maar er zijn uitzonderingen. Denk aan ondernemers die alleen vrijgestelde prestaties leveren.
2. De aankoop is zakelijk
De kosten moeten bij je onderneming horen. Een laptop voor klantwerk is makkelijker te onderbouwen dan een aankoop die vooral privé wordt gebruikt.
3. Je gebruikt de aankoop voor btw-belaste omzet
Gebruik je de aankoop voor vrijgestelde omzet? Dan kun je de btw meestal niet aftrekken. Dat speelt bijvoorbeeld in sommige beroepen in zorg, onderwijs of financiële dienstverlening.
4. Je hebt een juiste factuur of geldig bewijs
Voor btw-aftrek heb je meestal een factuur nodig die aan de factuureisen voldoet. Bij sommige uitgaven, zoals openbaar vervoer of brandstof, gelden afwijkende bewijsregels.
Twijfel je of je ondernemer bent voor de btw? Lees dan ook: ben ik btw-vrijgesteld of btw-plichtig?
Welke btw kun je meestal terugvragen?
Veel btw op zakelijke uitgaven kun je terugvragen. Vooral als de link met je werk duidelijk is en je een goede factuur hebt.
Denk bijvoorbeeld aan:
Laptop en apparatuur
Bij zakelijk gebruik kun je de btw vaak aftrekken. Gebruik je de apparatuur ook privé? Dan trek je alleen het zakelijke deel af.
Telefoon en abonnement
Bij gemengd gebruik splits je zakelijk en privé. Leg je percentage goed vast.
Software en online tools
Denk aan boekhoudsoftware, planningtools, ontwerpsoftware, hosting of zakelijke abonnementen.
Kantoorartikelen
Bijvoorbeeld papier, printerinkt, mappen, notitieboeken, kabels of andere zakelijke benodigdheden.
Boekhouder of adviseur
Btw op zakelijke dienstverlening kun je meestal aftrekken als de dienst voor je onderneming is.
Marketing en website
Denk aan advertenties, drukwerk, fotografie, webdesign, hosting en domeinnamen.
Ook btw op aanloopkosten kan vaak aftrekbaar zijn als je kunt aantonen dat de kosten zijn gemaakt voor je onderneming. Denk aan kosten die je maakte voordat je officieel startte, zoals marktonderzoek, advies, een zakelijke website of eerste materialen.
Welke btw kun je meestal niet terugvragen?
Er zijn ook uitgaven waarbij je de btw meestal niet mag terugvragen. Zelfs als er wel een zakelijke aanleiding is.
Let vooral op deze situaties:
Privé-uitgaven
Btw op privéaankopen mag je niet aftrekken. Ook niet als je de aankoop handig vindt voor je werk. Denk aan spullen die vooral privé worden gebruikt.
Vrijgestelde of niet-belastbare omzet
Gebruik je een aankoop voor omzet waarover je geen btw berekent omdat die vrijgesteld of niet-belastbaar is? Dan kun je de btw meestal niet aftrekken.
Eten en drinken in de horeca
De btw op zakelijke etentjes, koffie of lunch in een horecagelegenheid mag je meestal niet aftrekken. De kosten zelf kunnen voor de inkomstenbelasting soms wél zakelijk zijn. Dat is dus een andere beoordeling.
Kosten zonder goede factuur
Zonder juiste factuur of geldig bewijs kun je btw vaak niet aftrekken. Bewaar dus facturen, bonnen en betaalbewijzen goed.
KOR: kleineondernemersregeling
Doe je mee aan de KOR? Dan bereken je geen btw aan je klanten. Daar staat tegenover dat je ook geen btw over je kosten en investeringen kunt terugvragen.
Twijfel je of de KOR bij je past? Lees dan ook: Dit moet je weten over de kleineondernemersregeling
Voorbeelden: wel, niet of opletten
De regels zijn vaak duidelijker met concrete voorbeelden. Gebruik deze tabel als snelle richting. Je eigen situatie kan afwijken, zeker bij gemengd gebruik of vrijgestelde omzet.
| Kostenpost | Btw terugvragen? | Let op |
|---|---|---|
| Laptop voor je bedrijf | Vaak wel | Bij privégebruik splits je zakelijk en privé. |
| Telefoonabonnement | Vaak deels | Onderbouw welk percentage zakelijk is. |
| Boekhoudsoftware | Meestal wel | Bewaar de factuur op naam van je onderneming. |
| Zakelijke lunch in restaurant | Meestal niet | Kosten kunnen voor de inkomstenbelasting soms anders worden behandeld. |
| OV of taxi voor klantbezoek | Vaak wel | Bewaar het juiste vervoersbewijs of de factuur. |
| Auto of fiets zakelijk | Opletten | Privégebruik kan invloed hebben op je btw-aftrek. |
| Werkruimte thuis | Vaak lastig | De regels voor werkruimte thuis zijn streng. |
| Aanloopkosten voor je start | Vaak mogelijk | Je moet kunnen aantonen dat de kosten voor je onderneming zijn gemaakt. |
| Kosten terwijl je meedoet aan de KOR | Nee | Je berekent geen btw, maar trekt ook geen btw af. |
Wil je meer lezen over gewone zakelijke kosten en aftrekposten? Bekijk dan ook: aftrekposten voor zzp’ers bij de aangifte inkomstenbelasting.
Btw aftrekken is iets anders dan kosten aftrekken
Dit is een belangrijk verschil. Btw terugvragen hoort bij je btw-aangifte. Kosten aftrekken hoort bij je winstberekening voor de inkomstenbelasting.
Dat verschil merk je vooral bij kosten waar speciale regels voor gelden. Een zakelijke lunch kan bijvoorbeeld zakelijk genoeg zijn om als kostenpost mee te nemen voor de inkomstenbelasting. Maar de btw op eten en drinken in een horecagelegenheid mag je meestal niet terugvragen.
Btw-aangifte
Hier verreken je btw die je hebt berekend aan klanten met btw die je zelf hebt betaald over zakelijke uitgaven.
Inkomstenbelasting
Hier verlaag je je winst met zakelijke kosten die fiscaal aftrekbaar zijn.
Kun je de btw terugvragen? Dan boek je de kosten meestal exclusief btw als zakelijke kosten. Kun je de btw niet terugvragen? Dan verwerk je de kosten meestal inclusief btw in je administratie.
Hoe vraag je btw terug?
Je vraagt btw terug via je btw-aangifte. Daar vul je de btw in die je aan klanten hebt berekend en de btw die je zelf hebt betaald over zakelijke kosten. Die betaalde btw vul je in als voorbelasting.
Een eenvoudig voorbeeld:
| Onderdeel | Bedrag |
|---|---|
| Btw berekend aan klanten | € 1.200 |
| Aftrekbare btw op zakelijke kosten | € 350 |
| Te betalen btw | € 850 |
Is je voorbelasting hoger dan de btw die je hebt berekend aan klanten? Dan kan het zijn dat je btw terugkrijgt. Dat gebeurt bijvoorbeeld vaker bij starters die veel investeren en nog weinig omzet hebben.
Lees ook: hoeveel moet ik als zzp’er reserveren voor btw en inkomstenbelasting?
Veelgemaakte fouten bij btw terugvragen
Btw terugvragen lijkt administratief, maar kleine fouten kunnen later veel gedoe geven. Dit zijn fouten die zzp’ers regelmatig maken.
Btw terugvragen zonder goede factuur
Een pinbon is niet altijd genoeg. Zorg dat je een factuur hebt die aan de factuureisen voldoet, zeker bij grotere zakelijke aankopen.
Privégebruik vergeten te corrigeren
Gebruik je een aankoop deels privé? Dan mag je niet alle btw terugvragen. Denk aan telefoon, laptop, auto of abonnementen.
Horeca-btw toch aftrekken
Bij zakelijke etentjes gaat het vaak mis. De btw op eten en drinken in de horeca mag je meestal niet aftrekken, ook als het gesprek zakelijk was.
Btw aftrekken terwijl je in de KOR zit
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling? Dan bereken je geen btw aan klanten en kun je ook geen btw over kosten terugvragen.
Btw en inkomstenbelasting door elkaar halen
Een kostenpost kan voor de inkomstenbelasting aftrekbaar zijn, terwijl de btw niet aftrekbaar is. Boek die twee dus bewust en niet op de automatische piloot.
Aanloopkosten laten liggen
Heb je kosten gemaakt voordat je echt startte? Dan kun je de btw soms alsnog terugvragen als de kosten duidelijk voor je onderneming waren. Bewaar bewijs dus goed.
Heb je eerder btw verkeerd verwerkt? Dan kun je je btw-aangifte soms corrigeren. Controleer of je een suppletie omzetbelasting moet doen.
Wat bewaar je in je administratie?
Wil je btw terugvragen? Dan moet je kunnen laten zien waar de kosten bij horen. Zeker bij gemengd gebruik of twijfelgevallen is een duidelijke administratie belangrijk.
Bewaar in ieder geval:
facturen en bonnen;
betaalbewijzen;
een uitleg bij gemengd gebruik;
ritten- of kilometerregistratie als dat relevant is;
contracten of offertes bij grotere zakelijke kosten;
je btw-aangiftes en eventuele correcties.
Maak het jezelf makkelijk door btw en inkomstenbelasting direct apart te zetten. De btw die je van klanten ontvangt, is namelijk niet van jou. Dat bedrag draag je later af, na verrekening met je voorbelasting.
Twijfel? Vraag jezelf deze drie vragen
Twijfel je of je btw mag terugvragen? Begin dan met drie simpele vragen:
Is deze aankoop echt zakelijk?
Kun je uitleggen waarom je deze uitgave nodig hebt voor je onderneming? En kun je dat ook onderbouwen als iemand er later naar vraagt?
Gebruik ik dit voor btw-belaste omzet?
Als je de aankoop gebruikt voor vrijgestelde of niet-belastbare omzet, is btw-aftrek meestal beperkt of niet mogelijk.
Heb ik het juiste bewijs?
Zorg voor een factuur of bewijsstuk dat klopt. Zonder goede administratie wordt btw terugvragen kwetsbaar.
Kun je één van deze vragen niet goed beantwoorden? Dan is het verstandig om je boekhouder of adviseur mee te laten kijken.
Ook je btw makkelijker apart houden?
Btw terugvragen begint bij een goede administratie. Maar minstens zo belangrijk: houd overzicht over de btw die je ontvangt en later moet afdragen.
Met het Knab Boekhoudpakket houd je je inkomsten, uitgaven en btw overzichtelijk bij elkaar. Zo zie je sneller welke btw je hebt ontvangen, welke btw je mogelijk kunt terugvragen en wat je moet reserveren voor je aangifte.
Handig om te bewaren of door te sturen?
Btw terugvragen levert vaak twijfel op. Bewaar dit artikel voor je volgende aangifte of deel het makkelijk met iemand anders.
Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.
Casper Zwart
Casper is Lead Thought Leadership & Customer Insights bij Knab. Op basis van onderzoek en data helpt hij ondernemers financieel slimmer te ondernemen en draagt hij bij aan de kennispositie van Knab op het gebied van zelfstandig ondernemerschap.
