Btw-aangifte: factuurdatum of betaaldatum?
Ben je bezig met je btw-aangifte? Dan loop je waarschijnlijk tegen deze vraag aan: in welk kwartaal hoort een factuur thuis? Kijk je naar de datum op de factuur, het moment waarop je klant betaalt of de datum waarop je het werk hebt uitgevoerd?
Voor veel zzp’ers is de factuurdatum leidend. Maar dat geldt niet in iedere situatie. Sommige ondernemers werken met het kasstelsel en kijken juist naar het moment waarop de betaling binnenkomt.
In dit artikel lees je welke datum je gebruikt bij verkoop- en inkoopfacturen, wat het verschil is tussen het factuurstelsel en kasstelsel en hoe je facturen rond het einde van een kwartaal verwerkt.
In het kort
Werk je met het factuurstelsel? Dan bepaalt meestal de factuurdatum in welk tijdvak je de btw aangeeft. Het maakt daarbij niet uit wanneer je klant betaalt. Werk je met het kasstelsel? Dan geef je de btw over je omzet aan wanneer je de betaling ontvangt. Voor btw op zakelijke inkoopfacturen kijk je naar de ontvangen factuur, ook als je die nog niet hebt betaald.
Btw-aangifte Q2 2026
Doe je per kwartaal aangifte? Dan moeten je btw-aangifte over april, mei en juni én je eventuele betaling uiterlijk op 31 juli 2026 bij de Belastingdienst binnen zijn.
Snel naar
- Welke datum telt voor je btw-aangifte?
- Hoe werkt het factuurstelsel?
- Welke datum gebruik je bij verkoopfacturen?
- Welke datum gebruik je bij inkoopfacturen?
- Hoe werkt het kasstelsel?
- Welk btw-stelsel geldt voor jou?
- Factuurdatum of leverdatum?
- Voorbeelden rond het einde van een kwartaal
- Vooruitbetalingen, creditfacturen en onbetaalde facturen
- Checklist voor je btw-aangifte
- Veelgestelde vragen
Welke datum telt voor je btw-aangifte?
Dat hangt in de eerste plaats af van het btw-stelsel dat voor jouw onderneming geldt.
| Situatie | Welke datum telt meestal? |
|---|---|
| Verkoopfactuur bij het factuurstelsel | De factuurdatum. |
| Omzet bij het kasstelsel | De datum waarop je de betaling ontvangt. |
| Btw op een ontvangen inkoopfactuur | De ontvangen factuur en het tijdvak waarin de btw aan je in rekening is gebracht. |
| Factuur die te laat is verstuurd | Het tijdvak waarin de factuur uiterlijk verstuurd had moeten zijn. |
De betaaldatum op je bankrekening is bij het factuurstelsel dus niet bepalend. Daardoor kan een factuur al meetellen voor je btw-aangifte terwijl je klant nog niet heeft betaald.
Hoe werkt het factuurstelsel?
Bij het factuurstelsel bereken je de btw op basis van de verkoop- en inkoopfacturen in een aangiftetijdvak.
Dit stelsel geldt doorgaans wanneer je goederen of diensten levert aan andere ondernemers. Veel zzp’ers die hun opdrachtgevers een factuur sturen, werken daarom met het factuurstelsel.
Doe je per kwartaal btw-aangifte? Dan verzamel je voor het tweede kwartaal bijvoorbeeld de facturen uit april, mei en juni.
Voorbeeld
Je stuurt op 28 juni een factuur van €1.210, inclusief €210 btw. Je klant betaalt op 15 juli. De factuurdatum valt in het tweede kwartaal. Je geeft de €210 btw daarom aan in je btw-aangifte over Q2, ook al ontvang je de betaling pas in Q3.
Dit kan betekenen dat je de btw tijdelijk zelf moet voorschieten. Lees wat je kunt doen als je te maken krijgt met btw voorfinancieren.
Welke datum gebruik je bij verkoopfacturen?
Bij het factuurstelsel gebruik je voor je verkoopfacturen meestal de factuurdatum. Je neemt de omzet en btw op in het aangiftetijdvak waarin die datum valt.
De betaaldatum verandert daar niets aan. Dat geldt zowel wanneer je klant snel betaalt als wanneer de betaling pas weken of maanden later binnenkomt.
| Factuurdatum | Betaaldatum | Btw-tijdvak |
|---|---|---|
| 30 juni | 20 juli | Tweede kwartaal. |
| 1 juli | 3 juli | Derde kwartaal. |
| 15 september | 10 november | Derde kwartaal. |
Het verschil van één dag rond een kwartaalgrens kan dus bepalen in welke aangifte je de btw verwerkt.
Welke datum gebruik je bij inkoopfacturen?
De btw op zakelijke inkopen, kosten en investeringen kun je onder voorwaarden aftrekken als voorbelasting.
Ook hierbij hoef je niet te wachten totdat je de leverancier hebt betaald. Heb je een correcte factuur ontvangen en gebruik je de aankoop voor btw-belaste omzet? Dan kun je de btw doorgaans aftrekken in het bijbehorende aangiftetijdvak.
Voorbeeld
Je ontvangt op 24 juni een zakelijke factuur met €105 btw. Je betaalt de factuur op 8 juli. Als je aan de voorwaarden voor btw-aftrek voldoet, neem je de €105 voorbelasting mee in je btw-aangifte over het tweede kwartaal.
Je moet de factuur wel daadwerkelijk hebben ontvangen. Een betaling, offerte of bestelbevestiging zonder geldige btw-factuur is niet automatisch voldoende om btw terug te vragen.
Lees ook welke voorwaarden gelden bij btw terugvragen als zzp’er.
Hoe werkt het kasstelsel?
Bij het kasstelsel bereken je de btw over je omzet op basis van de betalingen die daadwerkelijk op je bankrekening of in je kas zijn binnengekomen.
Stuur je in juni een factuur, maar betaalt je klant pas in juli? Dan geef je de verschuldigde btw bij het kasstelsel in juli aan.
Belangrijke nuance
Het kasstelsel geldt voor de btw over je omzet. Voor btw die leveranciers aan jou in rekening brengen, kijk je nog steeds naar de ontvangen inkoopfactuur. Je hoeft dus meestal niet te wachten totdat je die factuur hebt betaald.
Welk btw-stelsel geldt voor jou?
Het factuurstelsel wordt doorgaans gebruikt door ondernemers die leveren aan andere ondernemers. Het kasstelsel geldt vooral voor bepaalde ondernemers die veel goederen of diensten aan particulieren leveren.
De Belastingdienst noemt onder meer:
- winkeliers en bepaalde webwinkels;
- marktkooplieden;
- kappers en schoonheidsverzorgingsbedrijven;
- horecabedrijven;
- fietsenmakers en schoenmakers;
- autorijscholen;
- glazenwassers;
- bepaalde zelfstandig werkende advocaten.
Weet je niet welk stelsel voor jou geldt? Kijk dan hoe je onderneming bij de Belastingdienst is ingedeeld of vraag het na bij je boekhouder. Wissel niet zelfstandig per factuur tussen de factuurdatum en betaaldatum.
Factuurdatum of leverdatum?
De leverdatum en factuurdatum zijn niet altijd hetzelfde. Misschien rond je een opdracht eind juni af, maar verstuur je de factuur pas begin juli.
Moet je een factuur uitreiken? Dan moet je dat normaal gesproken uiterlijk doen op de vijftiende dag van de maand na de maand waarin je de goederen of diensten hebt geleverd.
Rond je een opdracht op 25 juni af, dan moet je de factuur dus uiterlijk op 15 juli versturen. Staat de factuurdatum op 5 juli, dan valt die factuur bij het factuurstelsel in het derde kwartaal.
Stuur je een factuur later dan toegestaan? Dan kun je de btw niet onbeperkt naar een later tijdvak verschuiven. De btw moet dan worden aangegeven in het tijdvak waarin je de factuur uiterlijk had moeten uitreiken.
Lees ook: factuur maken als zzp’er: eisen en voorbeeld.
Voorbeelden rond het einde van een kwartaal
Factuur op 30 juni, betaling op 10 juli
Werk je met het factuurstelsel? Dan hoort de factuur bij Q2. Je neemt de omzet en btw mee in de aangifte die uiterlijk op 31 juli binnen moet zijn.
Opdracht afgerond op 28 juni, factuur op 4 juli
De factuur is op tijd verstuurd en heeft een datum in juli. Bij het factuurstelsel hoort deze factuur daarom in Q3.
Inkoopfactuur ontvangen in juni, betaald in juli
Heb je de factuur in juni ontvangen en voldoe je aan de voorwaarden voor aftrek? Dan kun je de btw doorgaans als voorbelasting meenemen in Q2. De betaaldatum in juli is niet bepalend.
Factuur in juni, betaling in juli bij het kasstelsel
Bij het kasstelsel geef je de btw over de omzet aan wanneer de betaling binnenkomt. In dit voorbeeld valt de ontvangen betaling dus in Q3.
Vooruitbetalingen, creditfacturen en onbetaalde facturen
Niet iedere factuur past precies binnen de standaardvoorbeelden. Let vooral op deze situaties.
Vooruitbetaling of aanbetaling
Vraag je verplicht een bedrag vooruit? Dan hoort daar doorgaans een factuur bij en bepaalt de factuurdatum het tijdvak. Bij een vrijwillige vooruitbetaling kan de btw verschuldigd worden op het moment waarop je het geld ontvangt.
Creditfactuur of prijsverlaging
Verlaag je achteraf de prijs of stuur je een creditfactuur? Dan verwerk je de negatieve omzet en btw in het tijdvak waarin de prijsvermindering of creditfactuur wordt verwerkt.
Klant betaalt je factuur niet
Bij het factuurstelsel draag je de btw eerst af. Wordt later duidelijk dat de factuur oninbaar is? Dan kun je de eerder afgedragen btw terugvragen. Een vordering geldt uiterlijk één jaar na de afgesproken betaaldatum als oninbaar.
Factuur uit het buitenland
Bij goederen, diensten en verlegde btw uit andere landen kunnen afwijkende regels gelden. Kijk dan niet alleen naar de gewone Nederlandse factuurregels.
Checklist voor je btw-aangifte
Voorkom dat facturen in het verkeerde kwartaal terechtkomen door voor het indienen deze controles te doen.
- Controleer of voor jouw omzet het factuurstelsel of kasstelsel geldt.
- Filter verkoopfacturen op de juiste factuurdatum.
- Kijk niet alleen naar betalingen op je bankrekening.
- Controleer of facturen rond de kwartaalgrens in het juiste tijdvak staan.
- Neem alleen btw van ontvangen en geldige inkoopfacturen mee.
- Controleer creditfacturen en terugbetalingen.
- Kijk of er facturen zijn die oninbaar zijn geworden.
- Controleer buitenlandse facturen en verlegde btw apart.
- Vergelijk je btw-overzicht met je verkoop-, inkoop- en bankadministratie.
- Dien de aangifte én betaling vóór de deadline in.
Lees ook: zeven veelgemaakte fouten bij de btw-aangifte.
Veelgestelde vragen over de factuurdatum en betaaldatum
Kijk je bij btw-aangifte naar de factuurdatum of betaaldatum?
Bij het factuurstelsel kijk je meestal naar de factuurdatum. Bij het kasstelsel geef je de btw over je omzet aan wanneer de betaling binnenkomt.
Moet ik btw betalen als mijn klant nog niet heeft betaald?
Bij het factuurstelsel meestal wel. De factuurdatum bepaalt het aangiftetijdvak. Bij het kasstelsel wordt de btw over je omzet doorgaans pas verschuldigd wanneer je de betaling ontvangt.
Mag ik btw aftrekken voordat ik een inkoopfactuur betaal?
Ja, dat mag doorgaans als je de factuur hebt ontvangen, de factuur aan de eisen voldoet en de aankoop wordt gebruikt voor btw-belaste omzet. De betaling aan de leverancier hoeft nog niet te zijn uitgevoerd.
Kan ik de factuurdatum aanpassen om btw later te betalen?
Je mag facturen niet kunstmatig antidateren of uitstellen. Je moet een verplichte factuur uiterlijk op de vijftiende dag na de maand van levering versturen. Verstuur je de factuur te laat, dan blijft de uiterste factuurdatum relevant voor de btw.
Doe je met de KOR ook btw-aangifte?
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling? Dan bereken je normaal gesproken geen btw aan klanten en doe je meestal geen reguliere btw-aangifte. In bijzondere situaties kan alsnog een incidentele aangifte nodig zijn.
Wat als ik een factuur in het verkeerde kwartaal heb verwerkt?
Controleer eerst hoe groot het verschil is en over welk tijdvak het gaat. Soms kun je een kleine correctie in een volgende aangifte verwerken. In andere situaties moet je een suppletie omzetbelasting indienen.
Werk altijd met één vaste methode
De factuurdatum en betaaldatum door elkaar gebruiken is een veelgemaakte fout. Bepaal daarom eerst welk btw-stelsel voor jouw onderneming geldt en pas dat consequent toe.
Werk je met het factuurstelsel? Controleer dan vooral de factuurdata rond het einde van een maand of kwartaal. Werk je met het kasstelsel? Zorg dan dat je ontvangen betalingen volledig aansluiten op je kas- en bankadministratie.
Zo voorkom je dat omzet dubbel wordt aangegeven, helemaal ontbreekt of in het verkeerde kwartaal terechtkomt.
Minder handwerk bij je btw-aangifte?
Met het Knab Boekhoudpakket koppel je je zakelijke rekening aan je administratie. Je houdt facturen, betalingen, kosten en btw op één plek bij en ziet sneller welke facturen in een aangiftetijdvak horen.
Artikel bewaren of doorsturen?
Twijfel je zelf of ken je iemand die niet weet welke facturen in de btw-aangifte horen? Bewaar of deel dit artikel via LinkedIn, WhatsApp of e-mail.
Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.
Casper Zwart
Casper is Lead Thought Leadership & Customer Insights bij Knab. Op basis van onderzoek en data helpt hij ondernemers financieel slimmer te ondernemen en draagt hij bij aan de kennispositie van Knab op het gebied van zelfstandig ondernemerschap.
