Btw-aangifte: in welk kwartaal hoort je factuur?

Doe je per kwartaal btw-aangifte? Controleer dan voordat je de aangifte verstuurt of je facturen in het juiste kwartaal staan. Kijk je naar de factuurdatum, de betaaldatum of het moment waarop je het werk hebt uitgevoerd?

Voor de meeste zzp’ers is bij verkoopfacturen de factuurdatum leidend. Werk je met het kasstelsel, dan kijk je juist naar de betaling. Bij inkoopfacturen gelden weer andere aandachtspunten.

In dit artikel lees je welke datum je gebruikt en waar je rond een kwartaalgrens extra op let.

Welke datum telt voor je btw-aangifte?

Voor de meeste zzp’ers geldt het factuurstelsel. Controleer bij twijfel in je administratie, bij je boekhouder of bij de Belastingdienst welk stelsel voor jou geldt.

Welke datum gebruik je bij verkoopfacturen?

Bij het factuurstelsel verwerk je de omzet en btw meestal in het tijdvak waarin de factuurdatum valt. De betaaldatum verandert dat niet.

Hierdoor kan het gebeuren dat je btw moet afdragen voordat je klant de factuur heeft betaald. Lees dan ook wat voorfinanciering van btw betekent en hoe je het cashflowrisico beperkt.

Welke datum gebruik je bij inkoopfacturen?

De btw op zakelijke inkoopfacturen kun je onder voorwaarden aftrekken als voorbelasting. De factuurdatum bepaalt het tijdvak waarin de btw aan je in rekening is gebracht. Je moet de factuur wel hebben ontvangen.

Je hoeft meestal niet te wachten totdat je de leverancier hebt betaald. Een bankbetaling of bestelbevestiging zonder geldige factuur is andersom meestal onvoldoende om btw af te trekken.

Controleer welke voorwaarden gelden bij btw terugvragen als ondernemer.

Hoe werkt het kasstelsel?

Bij het kasstelsel geef je de btw over je omzet aan wanneer je de betaling ontvangt. Stuur je in juni een factuur en betaalt de klant in juli? Dan valt de ontvangen omzet voor de btw in het derde kwartaal.

Het kasstelsel geldt voor bepaalde ondernemers die vooral aan particulieren leveren. Denk onder meer aan sommige:

• winkeliers;
• marktkooplieden;
• kappers;
• horecaondernemers;
• autorijscholen.

Gebruik je het kasstelsel voor je omzet? Voor de btw op je eigen inkopen blijft de ontvangen factuur belangrijk. Wissel niet per verkoopfactuur tussen het factuurstelsel en het kasstelsel.

Factuurdatum of leverdatum?

Rond je een opdracht in juni af en stuur je de factuur begin juli? Dan kan de factuur bij het derde kwartaal horen, zolang je binnen de wettelijke factuurtermijn factureert.

Ben je verplicht een factuur te sturen? Dan moet je die normaal gesproken uiterlijk versturen op de vijftiende dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd.

Stuur je een factuur later dan toegestaan? Dan kun je de btw niet onbeperkt naar een later kwartaal verschuiven. Lees ook de regels voor het maken en versturen van een factuur.

Vooruitbetalingen en creditfacturen

Vooruitbetaling

Ontvang je vooraf een betaling voor een levering of dienst? Dan kan de btw al verschuldigd zijn op het moment waarop je de vooruitbetaling ontvangt of factureert. Leg aanbetalingen daarom afzonderlijk vast.

Creditfactuur

Verlaag je achteraf de prijs of draai je een factuur geheel of gedeeltelijk terug? Maak dan een creditfactuur en verwerk ook de correctie van de omzet en btw.

De creditfactuur hoort normaal gesproken bij het tijdvak waarin je deze verstuurt. Controleer wel of je administratie de oorspronkelijke factuur en creditfactuur goed aan elkaar koppelt.

Wat als je klant niet betaalt?

Bij het factuurstelsel draag je de btw eerst af, ook als je klant nog niet heeft betaald.

Staat vast dat je factuur oninbaar is? Dan kun je de eerder aangegeven btw terugvragen. Een vordering geldt uiterlijk één jaar na de afgesproken betaaldatum als oninbaar.

Is eerder al duidelijk dat de klant niet meer gaat betalen, bijvoorbeeld door een faillissement? Dan kan de oninbaarheid eerder vaststaan.

Wat als een factuur in het verkeerde kwartaal staat?

Heb je de btw-aangifte nog niet verstuurd? Corrigeer dan je administratie en zet de factuur in het juiste tijdvak.

Ontdek je de fout na het versturen? Kijk dan naar het btw-bedrag van de correctie:

• een correctie tot en met € 1.000 mag je meestal verwerken in je eerstvolgende aangifte;
• voor een correctie van meer dan € 1.000 gebruik je Suppletie btw.

Lees stap voor stap hoe je een btw-aangifte corrigeert.

Controleer vooral de facturen rond de kwartaalgrens

Een factuur van 30 juni en een factuur van 1 juli kunnen in twee verschillende btw-aangiften vallen. Controleer daarom vóór iedere aangifte apart:

• de factuurdatum van je verkoopfacturen;
• de inkoopfacturen die je hebt ontvangen;
• vooruitbetalingen en aanbetalingen;
• creditfacturen;
• facturen met verlegde btw;
• facturen die mogelijk oninbaar zijn.

Staan de facturen in het juiste kwartaal? Bekijk dan wat je invult bij rubrieken 1a, 1b en 5b.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.