Factuur maken: tips, harde eisen en een gratis template

Voor de één is factureren het sluitstuk van een klus, voor de ander vooral gedoe. Toch is een goede factuur belangrijker dan veel zzp’ers denken. Voldoe je niet aan de regels, dan kan je klant de btw niet aftrekken en loop jij zelf risico bij een controle. In dit artikel lees je wat er op een factuur moet staan, welke regels gelden in 2026 en hoe je zorgt dat je sneller betaald krijgt.

Wanneer moet je een factuur sturen?

Lever je aan een bedrijf of aan een andere ondernemer, dan ben je verplicht een factuur te sturen. Lever je aan particulieren, dan is factureren meestal niet verplicht, met uitzondering van een aantal specifieke situaties.

De Belastingdienst eist dat je je factuur uiterlijk op de 15e van de maand verstuurt die volgt op de maand waarin je je product of dienst hebt geleverd. In de praktijk sturen veel zzp’ers hun facturen direct na afronding van de opdracht. Dat vergroot de kans dat je sneller betaald krijgt.

Gebruik je de Kleineondernemersregeling (KOR)? Dan hoef je geen btw-factuur te sturen. Je mag wel factureren, maar je rekent geen btw en vermeldt op de factuur dat je bent vrijgesteld van btw. Voor deze facturen gelden minder wettelijke eisen.

Wettelijke vereisten voor je factuur

Een factuur moet aan vaste regels voldoen. Doe je dat niet, dan kan de Belastingdienst de btw-aftrek weigeren. Op een btw-factuur moeten in ieder geval de volgende gegevens staan:

Gegevens van jou en je klant

• Volledige naam en adres van jou en van de klant (geen postbus)
• Je KvK-nummer
• Je btw-identificatienummer

Factuurgegevens

• Factuurdatum
• Uniek en doorlopend factuurnummer
• Datum van levering van de goederen of diensten (als die afwijkt van de factuurdatum)
• Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Aantal goederen of uren

Bedragen

• Bedrag exclusief btw
• Het toegepaste btw-tarief
• Het btw-bedrag
• Het totaalbedrag inclusief btw

Je mag de factuur verder vormgeven zoals je wilt, bijvoorbeeld met je logo of huisstijl. Zorg er wel voor dat het overzichtelijk blijft en dat duidelijk is wat je in rekening brengt en hoe je betaald wilt worden.

Factuur lager dan € 100

Is het totaalbedrag van je factuur, inclusief btw, lager dan € 100? Dan mag je een eenvoudige factuur sturen. Daarop hoeven alleen te staan:

• Factuurdatum
• Jouw naam en adres
• Omschrijving van de goederen of dienst
• Het btw-bedrag

Een eenvoudige factuur mag je ook gebruiken bij een correctie op een eerdere factuur. Verwijs dan wel duidelijk naar de oorspronkelijke factuur.

Betalingscondities: niet verplicht, wel verstandig

Je bent niet verplicht om betaalvoorwaarden op je factuur te zetten, maar het is sterk aan te raden. Spreek deze voorwaarden liefst al vooraf af met je klant.

Veel zzp’ers vermelden in elk geval:

• Het totaalbedrag inclusief btw
• Het rekeningnummer
• De uiterste betaaldatum

Betaalt je klant niet op tijd? Met dit stappenplan bij een onbetaalde factuur vergroot je de kans dat je je geld alsnog krijgt.

Wettelijke betaaltermijn in 2026

Naast afspraken die je zelf maakt, geldt er ook een wettelijke betaaltermijn. Die beschermt vooral kleine ondernemers.

Sinds 1 juli 2022 moeten grote bedrijven facturen van zzp’ers binnen 30 dagen betalen. Deze regels gelden in 2026 nog steeds.

Wettelijke betaaltermijnen

• Geen termijn afgesproken: maximaal 30 dagen
• Grote bedrijven → zzp’ers: maximaal 30 dagen
• Kleine bedrijven onderling: maximaal 60 dagen
• Overheid: maximaal 30 dagen

De betaaltermijn gaat in op het moment dat je opdrachtgever de factuur ontvangt, niet op de factuurdatum. Meer hierover lees je in het artikel over de wettelijke betalingstermijn voor zzp’ers.

Bewaar je facturen minimaal 7 jaar

Je facturen zijn onderdeel van je administratie en vormen de basis voor je belastingaangiften. De Belastingdienst kan tot zeven jaar terug om inzage vragen. Zorg er daarom voor dat je verzonden facturen, of een kopie daarvan, minimaal zeven jaar bewaart.

Gratis factuurtemplate voor zzp’ers

Wil je snel en foutloos factureren? Gebruik dan een kant-en-klaar factuurtemplate. Daarmee weet je zeker dat alle verplichte gegevens erop staan. Je hoeft alleen nog je eigen bedrijfsgegevens en logo toe te voegen en kunt direct aan de slag.