Btw-aangifte invullen: wat vul je in bij 1a, 1b en 5b?

Je administratie is bijgewerkt en je btw-aangifte staat klaar. Maar wat vul je precies in bij rubriek 1a, 1b of 5b? En wanneer gebruik je de rubrieken voor verlegde btw of buitenlandse omzet?

De aangifte lijkt uitgebreider dan hij voor veel zzp’ers werkelijk is. Heb je alleen Nederlandse omzet en geen bijzondere btw-situaties? Dan gebruik je vaak vooral 1a, eventueel 1b en 5b.

In dit artikel lopen we de belangrijkste rubrieken stap voor stap langs.

Wat heb je nodig om de btw-aangifte in te vullen?

Zorg dat je administratie over het hele aangiftetijdvak is bijgewerkt. Verzamel in ieder geval:

• je verkoopfacturen;
• je inkoopfacturen en zakelijke bonnetjes;
• creditfacturen;
• facturen met verlegde btw;
• facturen van of aan buitenlandse ondernemers;
• correcties uit eerdere aangiften die je nu mag verwerken.

Controleer eerst in welk kwartaal je facturen horen. Daarna tel je de bedragen per btw-tarief en rubriek op.

Wat vul je in bij rubriek 1a?

Rubriek 1a is bedoeld voor Nederlandse leveringen en diensten waarop je 21% btw berekent. Voor veel zzp’ers is dit de belangrijkste omzetrubriek.

Je vult twee bedragen in:

• links: je totale omzet exclusief btw waarop je 21% hebt berekend;
• rechts: het totale btw-bedrag dat bij deze omzet hoort.

Heb je je klanten in totaal € 7.260 gefactureerd? Vul dan niet € 7.260 als omzet in. Daarvan is € 6.000 omzet en € 1.260 btw.

Wat vul je in bij rubriek 1b?

Rubriek 1b werkt hetzelfde als 1a, maar is bedoeld voor Nederlandse omzet waarop het verlaagde btw-tarief van 9% van toepassing is.

Het tarief van 9% geldt voor specifieke goederen en diensten. Controleer altijd of jouw product of dienst echt onder het verlaagde tarief valt.

Heb je zowel omzet met 21% als omzet met 9%? Splits die omzet dan uit. Het 21%-deel gaat naar rubriek 1a en het 9%-deel naar rubriek 1b.

Wat vul je in bij rubriek 1c en 1d?

Rubriek 1c

Rubriek 1c is bedoeld voor leveringen en diensten die onder andere btw-tarieven vallen dan 21% of 9%. Veel zzp’ers laten deze rubriek leeg.

Rubriek 1d

Bij rubriek 1d geef je bepaalde correcties voor privégebruik aan. Denk bijvoorbeeld aan zakelijke goederen die je ook privé hebt gebruikt.

Deze correctie speelt vaak in de laatste btw-aangifte van het jaar. Bij een auto, investeringsgoed of andere grotere aankoop kan de berekening ingewikkeld zijn. Laat je boekhouder dan zo nodig meekijken.

Wat vul je in bij rubriek 2a?

Bij rubriek 2a vul je btw in die een andere Nederlandse ondernemer naar jou heeft verlegd.

Op de ontvangen factuur staat dan geen btw-bedrag, maar bijvoorbeeld:

• ‘btw verlegd’;
• jouw btw-identificatienummer.

Je berekent zelf hoeveel Nederlandse btw over de aankoop geldt. Die btw geef je aan bij 2a.

Mag je de btw volledig aftrekken? Dan neem je hetzelfde btw-bedrag ook mee bij rubriek 5b. Per saldo betaal je hierover dan meestal geen btw, maar je moet de bedragen wel aangeven.

Lees meer over btw verleggen en verwerken in je aangifte.

Wat vul je in bij rubriek 3?

Rubriek 3 gebruik je voor bepaalde leveringen en diensten aan klanten buiten Nederland.

Gebruik je rubriek 3b? Dan moet je mogelijk ook een opgaaf ICP indienen. Het totaal in de opgaaf ICP moet aansluiten op je btw-aangifte.

Wat vul je in bij rubriek 4?

Rubriek 4 gebruik je wanneer je goederen of diensten afneemt uit het buitenland en de btw naar jou is verlegd.

• Rubriek 4a: bepaalde aankopen van ondernemers buiten de EU;
• Rubriek 4b: bepaalde aankopen van ondernemers uit andere EU-landen.

Je vult de waarde van de aankoop in en berekent de Nederlandse btw die daarop van toepassing zou zijn.

Mag je die btw volledig aftrekken? Dan neem je hetzelfde btw-bedrag mee bij 5b.

Wat vul je in bij rubriek 5?

In rubriek 5 wordt berekend hoeveel btw je moet betalen of terugkrijgt.

Rubriek 5a: verschuldigde omzetbelasting

Dit is het totaal van de btw die je volgens de eerdere rubrieken verschuldigd bent. In de digitale aangifte wordt dit bedrag meestal automatisch berekend.

Rubriek 5b: voorbelasting

Bij 5b vul je de btw in die je op zakelijke kosten en investeringen mag aftrekken.

Denk onder voorwaarden aan btw over:

• software en abonnementen;
• een laptop, telefoon of ander bedrijfsmiddel;
• kantoorartikelen;
• kosten van een boekhouder;
• zakelijk gereedschap;
• marketing en advertenties;
• zakelijke aanloopkosten;
• btw die bij rubriek 2 of 4 naar jou is verlegd.

Bij 5b vul je alleen het aftrekbare btw-bedrag in. Vul dus niet het volledige aankoopbedrag of de kosten exclusief btw in.

Niet iedere zakelijke uitgave geeft recht op btw-aftrek. Lees daarom ook welke btw je wel en niet mag terugvragen.

Rubrieken 5c, 5d en 5e

Deze rubrieken hebben betrekking op specifieke verminderingen, eerdere schattingen en het uiteindelijke saldo. In de digitale aangifte worden verschillende bedragen automatisch berekend.

Vul alleen handmatig een bedrag in als die rubriek daadwerkelijk op jouw situatie van toepassing is.

Voorbeeld van een eenvoudige btw-aangifte

Stel dat je in een kwartaal deze bedragen hebt:

Je betaalt in dit voorbeeld € 2.100 ontvangen btw minus € 400 voorbelasting: € 1.700.

Moet je alle rubrieken invullen?

Nee. Je vult alleen de rubrieken in die op jouw situatie van toepassing zijn.

Veel zzp’ers met uitsluitend Nederlandse omzet en kosten gebruiken vooral:

• 1a;
• eventueel 1b;
• 5b.

Laat rubrieken die niet voor jou gelden leeg. Vul geen nul in als het formulier dat niet vraagt.

Rond je bedragen af in de btw-aangifte?

In de btw-aangifte vul je bedragen in hele euro’s in. Je mag per bedrag afronden in je eigen voordeel:

• btw die je moet betalen rond je naar beneden af;
• btw die je mag aftrekken rond je naar boven af.

Gebruik binnen je administratie wel de exacte bedragen, zodat je cijfers controleerbaar blijven.

Controleer dit voordat je de aangifte verstuurt

1. Sluit je omzet aan op je verkoopadministratie?
Controleer of alle verkoopfacturen uit het aangiftetijdvak zijn meegenomen.

2. Heb je bedragen exclusief btw ingevuld?
Bij de omzetvelden van 1a en 1b vul je niet het totaal inclusief btw in.

3. Heb je 21%- en 9%-omzet gescheiden?
Zet ieder tarief in de eigen rubriek.

4. Heb je alleen aftrekbare voorbelasting meegenomen?
Controleer privégebruik, vrijgestelde omzet, deelname aan de KOR en uitgesloten kosten.

5. Zijn buitenlandse facturen en verlegde btw apart verwerkt?
Boek deze niet automatisch als een gewone Nederlandse inkoopfactuur.

6. Klopt het aangiftetijdvak van iedere factuur?
Controleer vooral facturen rond het einde en begin van een kwartaal.

Ontdek je na het versturen een fout? Lees hoe je je btw-aangifte corrigeert.

Begin bij je eigen administratie

De btw-rubrieken zijn vooral een samenvatting van wat al in je verkoop- en inkoopadministratie staat. Als je omzet per btw-tarief en je aftrekbare voorbelasting goed hebt bijgehouden, zijn 1a, 1b en 5b meestal snel ingevuld.

Controleer bijzondere situaties wel apart. Buitenlandse facturen, verlegde btw, vrijgestelde omzet en privégebruik passen niet altijd in het eenvoudige basisschema.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.