Voorfinanciering van btw: wat is het en welke opties heb je?

Doe je btw-aangifte, dan kan het gebeuren dat je btw moet afdragen over facturen die nog niet zijn betaald. Je schiet de btw dan tijdelijk zelf voor. Dit heet voorfinanciering van btw en kan vooral voor zzp’ers en starters een flinke aanslag zijn op hun cashflow. Wat houdt het precies in en hoe kun je hiermee omgaan? In dit artikel lees je welke opties je hebt.

Wat betekent voorfinanciering van btw?

Bij de btw-aangifte kijkt de Belastingdienst naar de factuurdatum, niet naar de datum waarop je klant betaalt. Daardoor kan het voorkomen dat je btw moet afdragen terwijl het geld nog niet op je rekening staat. Je betaalt de btw dan tijdelijk uit eigen middelen.

Wanneer moet je btw-aangifte doen?

Na je inschrijving bij KVK wordt bepaald of je btw-plichtig bent. Je doet vervolgens btw-aangifte:

• per maand
• per kwartaal
• of per jaar

Het is belangrijk om je aan de aangiftetermijnen te houden. Doe je dat niet, dan riskeer je een boete en een naheffing. Een handig overzicht van belangrijke momenten vind je in de zzp-agenda.

Waarom moet je btw soms zelf voorschieten?

Het verschil tussen de factuurdatum en de betaaldatum is hier de oorzaak. Verstuur je een factuur, dan telt die meteen mee voor je btw-aangifte. Betaalt je opdrachtgever pas later, dan moet je de btw in de tussentijd zelf voorfinancieren.

Gelukkig zijn er verschillende manieren om hiermee om te gaan.

1. Factureren op een slim moment

Kun je de btw niet meteen voorschieten? Dan kan het helpen om de factuurdatum slim te kiezen. Doe je per kwartaal aangifte, dan kan factureren aan het begin van een nieuw kwartaal de btw-afdracht uitstellen.

Voorbeeld:
Rond je een opdracht af op 20 september en factureer je op 30 september, dan moet je de btw uiterlijk eind oktober afdragen. Factureer je op 1 oktober, dan valt de factuur in het volgende kwartaal en betaal je pas eind januari btw.

Let op: factureren mag je niet onbeperkt uitstellen. Je bent verplicht om uiterlijk op de 15e dag na de maand waarin je de opdracht afrondde te factureren.

2. Verbeter je debiteurenbeheer

Moet je lang wachten op betalingen? Dan ligt het probleem soms niet bij de btw, maar bij je debiteurenbeheer. Denk aan:

• duidelijke betaaltermijnen
• een overzichtelijke factuur
• snelle opvolging bij te late betalingen

In het artikel met tips voor beter debiteurenbeheer lees je hoe je de kans vergroot dat klanten sneller betalen.

3. Sparen voor de btw-afdracht

Een van de veiligste oplossingen is vooruit plannen. Zet de ontvangen btw direct apart op een aparte spaarrekening. Zo voelt het niet als jouw geld en voorkom je dat je het uitgeeft aan andere zaken.

Door structureel te sparen, bouw je een btw-buffer op en hoef je de btw niet meer voor te financieren op het moment van aangifte.

4. Btw voorfinancieren met extern geld

Heb je tijdelijk onvoldoende ruimte om de btw te betalen? Dan zijn er ook financieringsoplossingen, al brengen die extra kosten en risico’s met zich mee.

Rood staan via een rekening-courantkrediet

Met een rekening-courantkrediet mag je tot een afgesproken limiet rood staan op je zakelijke rekening. Dat geeft tijdelijke ruimte om bijvoorbeeld btw af te dragen.

Houd rekening met:

• afsluit- en behandelkosten
• rente, ook als je het krediet niet volledig gebruikt
• extra kosten bij overschrijding van de limiet

Niet elke bank biedt dit krediet aan.

Openstaande facturen uit laten betalen via factoring

Wil je sneller over je geld beschikken? Dan kan factoring een oplossing zijn. Je verkoopt je factuur aan een factormaatschappij, die het bedrag vaak binnen 24 uur uitbetaalt. Soms nemen zij ook het debiteurenbeheer over.

Daar staat tegenover dat je een vergoeding betaalt, meestal zo’n 4% tot 6% van het factuurbedrag, plus eventuele extra kosten. De voorwaarden verschillen per aanbieder.

Welke optie past bij jou?

Voorfinanciering van btw is vervelend, maar vaak goed te managen. Structureel sparen en slim factureren zijn meestal de goedkoopste oplossingen. Lukt dat (nog) niet, dan kan tijdelijke financiering uitkomst bieden, zolang je de kosten en risico’s goed afweegt.

Door hier bewust mee om te gaan, voorkom je dat de btw-aangifte onnodig voor stress of liquiditeitsproblemen zorgt.