Hoe maak je een winst- en verliesrekening?

Je hebt je eerste jaar als zzp’er achter de rug: tijd om de winst- en verliesrekening op te stellen. Het is het overzicht van je opbrengsten en kosten. En van hopelijk de winst die je hebt gemaakt. Je leest in dit artikel meer over wat de winst- en verliesrekening inhoudt én hoe je die zelf opstelt.

Wat is een winst- en verliesrekening?

De winst- en verliesrekening is - de naam verklapt het eigenlijk al - het overzicht van winst of verlies. Je telt je opbrengsten bij elkaar op, net als de kosten die je in een jaar tijd maakte. Het is een overzicht van de afgelopen periode, het boekjaar.

Tip: Het werkt het makkelijkst met een boekjaar van 1 januari tot en met 31 december. Start daarom bij voorkeur op 1 januari met een nieuw jaar voor de administratie.

Let op: Op de winst- en verliesrekening verzamel je de opbrengsten en de kosten, dus niet de ontvangsten en uitgaven. Misschien hoef je bijvoorbeeld inkopen uit het vierde kwartaal pas af te rekenen in januari. Het zijn dan al wel kosten (en dus onderdeel van de winst- en verliesrekening), maar nog geen uitgaven (omdat het geld nog op je rekening staat).

Als zzp’er hoeft je overzicht niet ingewikkeld te zijn. Het gaat met name om de omzet en bedrijfskosten zoals reiskosten, afschrijvingen en advertentiekosten. Grote organisaties hebben te maken met bijvoorbeeld kosten voor grond, personeel en koerswisselingen.

Is de winst- en verliesrekening verplicht voor jou als zzp’er?

Nee. Je bent als zzp’er niet verplicht om een winst- en verliesrekening op te stellen. Ook de jaarafsluiting is niet wettelijk verplicht. Wel moet je als zelfstandige zorgen voor een goede administratie. Je ontkomt dan eigenlijk niet aan dit overzicht. Het is verstandig om dit aan het eind van het jaar op te stellen, ook om zelf te weten hoe je het financieel hebt gedaan.

Winst- en verliesrekening opstellen: hoe doe je dat?

Tijd om de winst- en verliesrekening te gaan opstellen. Dat kun je gewoon zelf, of gebruik daarvoor een boekhoudprogramma.

Omzet

Je begint met de omzet die je in de afgelopen periode maakte. De periode is het boekjaar, dus in de meeste gevallen gaat het om 1 januari tot en met 31 december. Bereken dit bedrag door alle omzet - exclusief btw - bij elkaar op te tellen. Het gaat dus om alle facturen die je in de periode hebt verstuurd. Het maakt niet uit of je klanten de facturen al hebben betaald.

Tip: Heb je in de periode rente ontvangen, bijvoorbeeld op een zakelijke spaarrekening of betaalrekening? Die inkomsten noteer je naast de omzet.

Kosten

Tegenover de omzet zet je de kosten die je maakte in de periode. Denk aan:

• Bankkosten
• Contributies en abonnementen
• Reis- en verblijfkosten
• Relatiegeschenken
• Telefoon- en internetkosten
• Vakliteratuur

Let op: Heb je producten of diensten ingekocht voor je bedrijf? Je verrekent dat met de omzet. Het is als het ware negatieve omzet. Door de inkoop af te trekken van de bruto omzet bereken je de netto omzet. Inkoop is daarom geen onderdeel van de kosten.

Tel alle kosten bij elkaar op. Ga uit van de factuurdata, die in de periode (het boekjaar) vallen. Het maakt niet uit of je de bedragen daadwerkelijk al betaald hebt.

Wat heb ik aan een winst- en verliesrekening?

Je ziet in één oogopslag of je winst hebt gemaakt of een verlies moet boeken. Hopelijk gaat het om winst. Daarnaast laat dit overzicht je zien of je voor sommige zaken bijvoorbeeld veel kosten maakt. Kortom: Je krijgt grip op de financiën van je bedrijf.

Dus merk je dat er veel geld zit in reizen en verblijven? Of heb je dure abonnementen? Misschien kun je daar rekening mee houden in de prijzen die je aan klanten berekent. Gebruik het overzicht bijvoorbeeld om te bepalen of je prijzen kloppen bij de kosten die je maakt.

Na enkele jaren kun je de winst- en verliesrekeningen door de jaren heen met elkaar vergelijken. Lopen de kosten op? Lukt het om meer omzet te maken? En neem de winstmarge toe, of juist af? Het biedt je inzicht in hoe je het met je bedrijf doet als zzp’er.

Altijd overzicht met het Knab Boekhoudpakket

En wil je de winst- en verliesrekening voortaan automatisch laten opstellen? Gebruik dan Knab Zakelijk in combinatie met het Knab Boekhoudpakket. Je transacties komen automatisch in de boekhouding terecht. Bovendien gebruik je het boekhoudprogramma om op basis van de inkoop- en verkoopfacturen de winst- en verliesrekening op te laten stellen.