Factuur maken: de regels uitgelegd, met voorbeeldfactuur

  • 2 minuten
  • 21 januari 2019

Je bent net met je onderneming gestart en de eerste klus is afgerond. Tijd voor het belangrijkste onderdeel: de betaling! De zon gaat immers niet voor niets op. Voor de betaling van je geleverde diensten of goederen moet je een factuur maken. Maar waar moet je allemaal op letten als je een factuur maakt?

factuur maken

Wanneer moet je een factuur maken?

Een factuur is verplicht wanneer je goederen of diensten levert aan bedrijven en ondernemers. Bij het leveren van goederen en diensten aan particulieren ben je niet verplicht een factuur te maken, maar soms gelden er uitzonderingen.  

Een factuur moet uiterlijk de 15e dag van de maand, volgend op de maand waarin je diensten of goederen geleverd hebt, verstuurd zijn. Als je langere tijd voor een klant werkt hoef je natuurlijk niet te wachten totdat je helemaal klaar bent met de opdracht. Het is dan handig om een tussentijdse factuur op de 1e dag van de volgende maand te sturen.

Wat moet er verplicht op de factuur staan? 

Je kunt er een prachtig design van maken en eraan toevoegen wat je wilt, maar er zijn een aantal zaken die verplicht op een factuur moeten staan:

Algemene gegevens:

  • Volledige naam en adres van je bedrijf
  • Volledige naam en adres van je klant (alleen een postbus volstaat niet)
  • Jouw btw-nummer. Indien je de btw naar je klant hebt verlegd ook btw nummer van de klant vermelden.
  • Het KvK-nummer van je bedrijf
  • Factuurdatum
  • Een uniek factuurnummer, volgens een oplopend systeem. Bijvoorbeeld ‘jaartal’ + ‘nummer’ = 2018001, 2018002 enz.

Factuurregels:

  • Datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd
  • Gedetailleerde omschrijving van de goederen of diensten
  • Het aantal goederen of diensten. Denk bij diensten met een uurtarief bijvoorbeeld aan het aantal uur dat je in rekening brengt.
  • Het bedrag exclusief btw Btw-tarief
  • Het btw-bedrag
  • Het totaalbedrag inclusief btw

Betalingscondities opstellen in de factuur

Het vermelden van betalingscondities is niet verplicht, maar het is natuurlijk wel zo handig dat je klant weet hoe het geld moet worden overgemaakt en voor welke datum. Zet op je factuur bijvoorbeeld het rekeningnummer waar de klant het geld naar moet overmaken en de termijn waarbinnen dit moet gebeuren. Ook is het slim om te verwijzen naar je algemene voorwaarden. Factuur niet betaald? Met dit stappenplan krijg jij alsnog je geld. 

Hoe maak je een factuur?

Een factuur kun je op allerlei manieren maken, bijvoorbeeld in Excel of in Word. De meeste online boekhoudprogramma’s bieden bovendien vaak tools waarmee je direct een factuur kunt uitdraaien.

Download gratis een voorbeeldfactuur voor Excel

Wil je meteen aan de slag met het maken van een factuur en kun jij daar wel een voorbeeld bij gebruiken? Download dan hier meteen ons factuur-template voor zzp’ers in excel

Meteen inzicht in je financiën met de boekhoudkoppeling van Knab

Met Knab Zakelijk kun je gebruik maken van een boekhoudkoppeling die de mutaties op je rekening meteen bijwerkt in je online boekhoudpakket. Zo weet je meteen of je factuur al betaald is! 


Karin Broeksma
Karin werkt bij Knab. Wij helpen jou om grip te krijgen op je financiën en het maximale uit je geld te halen.


Nooit meer handmatig transacties versturen?  Check de boekhoudkoppeling