Geldigheidsduur van een offerte: zo leg je die goed vast

Je stuurt een offerte, hoort weken niets en krijgt maanden later alsnog een akkoord. Moet je de opdracht dan nog uitvoeren voor de oude prijs? En geldt de planning die je destijds voorstelde nog steeds?

Er bestaat geen wettelijke standaardtermijn van 14 of 30 dagen. Noem je zelf geen einddatum, dan kan een schriftelijk aanbod nog binnen een redelijke termijn worden aanvaard. Wat redelijk is, hangt af van de opdracht en de omstandigheden.

Met een duidelijke geldigheidsduur voorkom je discussie. Kies die termijn wel bewust: een vaste aanvaardingstermijn kan er ook voor zorgen dat je het aanbod in die periode niet zomaar kunt intrekken.

Wat betekent de geldigheidsduur van een offerte?

Een offerte is meestal een aanbod om onder bepaalde voorwaarden een overeenkomst te sluiten. Je beschrijft bijvoorbeeld welke werkzaamheden je uitvoert, tegen welke prijs en binnen welke planning.

Accepteert de klant het aanbod op tijd en zonder belangrijke wijzigingen? Dan ontstaat er in veel gevallen een overeenkomst. De geldigheidsduur bepaalt dus tot welk moment de klant het aanbod kan aannemen.

Verwar de geldigheidsduur niet met andere termijnen in je offerte:

Een offerte die 30 dagen geldig is, reserveert je agenda dus niet automatisch 30 dagen. Wil je een datum of capaciteit alleen tijdelijk vasthouden? Maak daar een aparte afspraak over.

Wat geldt als je geen termijn noemt?

Voor een schriftelijk aanbod zonder einddatum geldt dat het vervalt wanneer het niet binnen een redelijke tijd wordt aanvaard. De wet noemt geen vast aantal dagen.

Wat in jouw situatie redelijk is, hangt onder meer af van:

• de omvang en ingewikkeldheid van de opdracht;
• de tijd die de klant nodig heeft voor interne besluitvorming;
• hoe snel materiaalprijzen, tarieven of beschikbaarheid veranderen;
• wat gebruikelijk is binnen je branche;
• wat jullie tijdens eerdere gesprekken hebben besproken;
• of de klant wist dat je maar kort ruimte in je agenda had.

Een eenvoudige offerte voor een kleine opdracht kan eerder vervallen dan een uitgebreid voorstel dat langs meerdere beslissers moet. Toch blijft het zonder einddatum onzeker wanneer de redelijke termijn precies voorbij is.

Een concrete datum is duidelijker dan een open norm. Schrijf bijvoorbeeld niet alleen ‘30 dagen geldig’, maar vermeld ook de einddatum. Daarmee voorkom je discussie over de dag waarop de termijn begon.

Een passende geldigheidsduur kiezen

De beste termijn geeft je klant voldoende tijd om te beslissen, zonder dat jij te lang vastzit aan een prijs of uitgangspunt dat snel kan veranderen.

Deze perioden kunnen als praktisch vertrekpunt dienen:

Dit zijn geen wettelijke normen. Kies een termijn die past bij jouw opdracht en leg vast waarop je prijs is gebaseerd.

Stel jezelf daarbij deze vragen:

• Hoe lang blijven mijn eigen kosten en tarieven voorspelbaar?
• Hoe lang wil ik de voorgestelde voorwaarden garanderen?
• Heeft mijn klant een inkoopprocedure of directiebesluit nodig?
• Kan ik de genoemde periode of startdatum vrijhouden?
• Zijn er feestdagen of vakanties binnen de reactietermijn?

Verwacht je dat de klant meer tijd nodig heeft? Spreek dan liever vooraf een langere termijn af dan dat je na afloop stilzwijgend blijft wachten.

Kun je de offerte tussentijds intrekken?

Een aanbod kan normaal gesproken worden ingetrokken zolang het nog niet is aanvaard. Daarop bestaat een belangrijke uitzondering: bevat je offerte een termijn waarbinnen de klant kan aanvaarden, dan is het aanbod in beginsel gedurende die termijn niet vrij herroepbaar.

Schrijf je dat de offerte tot en met 4 september kan worden aanvaard? Ga er dan vanuit dat de klant tot die datum op de aangeboden prijs en voorwaarden mag vertrouwen.

Dat is vooral belangrijk wanneer:

• je agenda snel volloopt;
• je afhankelijk bent van een onderaannemer;
• materiaalprijzen sterk kunnen veranderen;
• je dezelfde capaciteit aan meerdere klanten aanbiedt;
• je nog niet zeker weet of je de opdracht wilt aannemen.

Wil je nog geen definitief aanbod doen? Stuur dan een duidelijke prijsindicatie in plaats van een vaste offerte. Zet erbij dat de definitieve prijs, planning en opdracht nog schriftelijk moeten worden bevestigd.

Wil je de prijs wel vastleggen, maar geen specifieke startdatum reserveren? Maak dat onderscheid expliciet. Je kunt de offerte bijvoorbeeld tot een bepaalde datum laten gelden en de definitieve planning pas na akkoord bevestigen.

Wanneer heeft de klant geldig akkoord gegeven?

Een handtekening is niet altijd nodig om een overeenkomst te sluiten. Ook een duidelijke bevestiging per e-mail, WhatsApp of via een digitaal offertesysteem kan voldoende zijn.

Het akkoord moet jou wel bereiken. Alleen zeggen dat de offerte intern is goedgekeurd, is niet hetzelfde als het aan jou doorgeven van de aanvaarding.

Zorg dat bij het akkoord duidelijk is:

• welke offerte de klant accepteert;
• welk offertenummer en welke versiedatum gelden;
• of de prijs inclusief of exclusief btw is;
• welke werkzaamheden en voorwaarden zijn geaccepteerd;
• of de klant bevoegd is om namens de organisatie akkoord te geven.

Wijzigt de klant bij het akkoord de prijs, planning, omvang of een andere belangrijke voorwaarde? Dan is dat meestal geen volledige aanvaarding, maar een nieuw voorstel. De oorspronkelijke offerte is daarmee niet automatisch geaccepteerd.

Lees ook wat je in een goede offerte zet.

Zo reageer je op een te laat akkoord

Accepteert de klant je offerte na de genoemde einddatum? Dan ontstaat niet automatisch een overeenkomst op basis van de oude offerte.

Controleer eerst:

• of je de opdracht nog wilt en kunt uitvoeren;
• of je tarieven en zakelijke kosten gelijk zijn gebleven;
• of de voorgestelde planning nog haalbaar is;
• of je leveranciers en samenwerkingspartners nog beschikbaar zijn;
• of de inhoud van de opdracht nog actueel is.

Wil je de te late aanvaarding toch accepteren? Laat dit dan direct schriftelijk weten. Bevestig de prijs, voorwaarden en bijgewerkte planning.

Wil je de oude offerte niet meer uitvoeren? Reageer eveneens direct. Schrijf dat de offerte is verlopen en stuur eventueel een nieuwe versie.

Een verlopen offerte hoef je niet altijd volledig opnieuw te schrijven. Zijn alleen de prijs en planning veranderd? Dan kun je een nieuwe versie sturen waarin je de overige afspraken bevestigt.

Bescherm ook je prijs en planning

Een geldigheidsdatum lost niet iedere onzekerheid op. Leg ook vast welke uitgangspunten achter je prijs en planning zitten.

Neem waar relevant op:

• of de prijs inclusief of exclusief btw is;
• welke werkzaamheden en aantallen bij de prijs horen;
• welke kosten apart worden doorberekend;
• welke informatie de klant op tijd moet aanleveren;
• hoe je omgaat met meerwerk en wijzigingen;
• of een voorgestelde startdatum voorlopig of definitief is;
• wanneer je materiaal of externe capaciteit bestelt;
• of een aanbetaling nodig is om de planning vast te leggen.

Een geldige offerte betekent niet automatisch dat materiaal beschikbaar blijft of dat een onderaannemer dezelfde periode kan. Benoem afhankelijkheden daarom vooraf.

Werk je met een vaste prijs? Lees dan ook hoe je een projectprijs berekent en de opdracht afbakent.

Reserveer je pas capaciteit nadat de klant een eerste bedrag heeft betaald? Leg dan duidelijk vast hoe je een aanbetaling als zzp’er gebruikt.

Voorbeeldteksten voor je offerte

Pas een voorbeeld altijd aan op je eigen werkwijze. De tekst moet aansluiten bij wat je werkelijk wilt toezeggen.

De voorbeeldzinnen zijn een praktisch vertrekpunt en geen persoonlijk juridisch advies. Laat je offerte of algemene voorwaarden controleren wanneer je met hoge bedragen, consumenten, internationale klanten of ingewikkelde aansprakelijkheidsrisico’s werkt.

Veelgestelde vragen over de geldigheid van offertes

Maak van je offerte een duidelijke afspraak

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp’er slim kunt regelen.