10 vuistregels voor een goede zzp administratie

Een goede zzp-administratie geeft inzicht in je omzet, kosten en winst. Ook vormt je administratie de basis voor je btw- en inkomstenbelastingaangifte. Voldoe je aan de eisen van de Belastingdienst, dan voorkom je gedoe en houd je zelf overzicht. Met deze tien garanties weet je waar je op moet letten.

10 vuistregels voor een goede zzp-administratie

Met deze tien punten leg je een solide basis voor je administratie:

1. Regelmaat en rust
2. Direct je uren registreren
3. Tijdig btw- en inkomstenbelastingaangifte doen
4. Alles op één centrale plek bewaren
5. Een boekhoudprogramma gebruiken bij veel facturen
6. Een kasboek bijhouden
7. Documenten en bonnetjes digitaal opslaan
8. Verlopen facturen signaleren
9. Kalenderjaren gescheiden houden
10. Altijd overzicht houden

1. Regelmaat en rust

Een goede administratie begint met vaste momenten. Werk je administratie dagelijks, wekelijks of maandelijks bij, afhankelijk van de omvang. Door dit structureel in te plannen voorkom je stress en achterstanden.

2. Directe urenregistratie

Voor het urencriterium moet je kunnen aantonen dat je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteedt. Registreer je uren daarom direct, liefst via je smartphone. Denk niet alleen aan declarabele uren, maar ook aan reistijd, administratie en acquisitie.

3. Tijdig btw- en inkomstenbelastingaangifte doen

Je administratie is de basis voor je aangiftes. De btw-aangifte doe je per tijdvak, meestal per kwartaal. De aangifte inkomstenbelasting doe je na afloop van het jaar. Zorg dat je administratie op orde is, zodat je aangiftes op tijd kunt indienen en verrassingen voorkomt.

4. Alles op één centrale plek

Houd je administratie op één centrale plaats bij. Dat kan digitaal of op papier. Kies één methode en wees daar consequent in. Werk je digitaal, scan dan alle papieren documenten. Werk je op papier, print digitale stukken uit. Zo voorkom je ontbrekende of dubbele documenten. Houd daarbij rekening met de regels voor het bewaren van je administratie.

5. Boekhoudprogramma bij veel facturen

Verstuur je regelmatig facturen, dan is een boekhoudprogramma vrijwel onmisbaar. Het bespaart tijd, verkleint de kans op fouten en geeft overzicht. Een online boekhoudprogramma heeft als extra voordeel dat je administratie veilig wordt opgeslagen en beschermd is tegen verlies.

6. Kasboek voor inkomsten en uitgaven

Zorg voor een duidelijk kasboek waarin alle inkomsten en uitgaven zijn vastgelegd. Dat maakt geldstromen inzichtelijk en voorkomt onduidelijkheid, zowel voor jezelf als bij een eventuele controle door de Belastingdienst.

7. Documenten en bonnetjes digitaal opslaan

Scan of fotografeer alle documenten en bonnetjes en sla ze digitaal op, bij voorkeur in de cloud of in je boekhoudprogramma. Je bent verplicht je administratie minimaal zeven jaar te bewaren, en bij onroerende zaken tien jaar. Digitaal opslaan is dan vaak het meest praktisch.

8. Signalering van verlopen facturen

Een goede administratie helpt ook bij je debiteurenbeheer. Zorg dat je ziet welke facturen openstaan en wanneer ze verlopen. Gebruik automatische herinneringen in je boekhoudprogramma of maak zelf reminders aan. Zo houd je grip op je cashflow.

9. Kalenderjaren gescheiden houden

Bewaar je administratie per kalenderjaar apart. Dat geldt vooral als je (deels) met papier werkt. Door elk jaar duidelijk te scheiden, vind je documenten sneller terug en blijft het overzichtelijk.

10. Overzicht houden

Het belangrijkste van alles: weet hoe je bedrijf ervoor staat. Kun je globaal zeggen wat je omzet, kosten en winst zijn zonder meteen je administratie erbij te pakken? Dan heb je je zaken goed op orde. Overzicht is de kern van een goede zzp-administratie.

Zakelijke rekening en boekhoudpakket bij Knab

Met een zakelijke rekening houd je privé- en zakelijke geldstromen gescheiden. Koppel je rekening aan het Knab Boekhoudpakket, dan is je administratie automatisch bijgewerkt en behoud je eenvoudig overzicht.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb.  Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.