Reis- en verblijfkosten aftrekken als zzp'er in 2026

Veel zzp’ers reizen voor hun werk. Soms binnen Nederland, soms naar het buitenland. Bijvoorbeeld voor klanten, congressen, trainingen of een tijdelijke workation. Onder voorwaarden mag je zakelijke reis- en verblijfkosten aftrekken van je winst.

De belangrijkste vraag is steeds: maak je de kosten voor je onderneming? En kun je dat ook aantonen? In dit artikel lees je hoe de aftrek van reis- en verblijfkosten werkt in 2026.

Zo werkt de aftrek van reis- en verblijfkosten

Aftrekposten verlagen je winst uit onderneming. Daardoor betaal je minder belasting. Ook reis- en verblijfkosten kunnen aftrekbaar zijn, zolang ze zakelijk zijn en je ze kunt onderbouwen.

Voor de aftrek maakt het niet zoveel uit of je binnen Nederland reist of naar het buitenland gaat. Belangrijker is welk soort kosten je maakt. Een treinkaartje naar een klant werkt fiscaal anders dan een hotelovernachting tijdens een congres of een diner met een opdrachtgever.

Op mobiel kun je de tabel horizontaal verschuiven.

Niet alle kosten zijn volledig aftrekbaar

Sommige zakelijke kosten hebben ook een privé-element. Denk aan eten, drinken, representatie, congressen, seminars, studiereizen en de bijbehorende reis- en verblijfkosten. De Belastingdienst noemt dit beperkt aftrekbare kosten.

Als ondernemer voor de inkomstenbelasting heb je in 2026 meestal twee keuzes.

Voor de meeste zzp’ers is de 80%-regeling praktisch en vaak gunstiger. De drempelvariant wordt vooral interessant als je in een jaar heel veel beperkt aftrekbare kosten maakt.

Werk je vanuit een bv? Dan gelden andere percentages. Dit artikel gaat uit van zzp’ers die ondernemer zijn voor de inkomstenbelasting.

Maximum van € 1.500 bij congressen en studiereizen

Voor reis- en verblijfkosten rond congressen, seminars, symposia, excursies en studiereizen geldt nog een extra aandachtspunt. Je mag daarvoor maximaal € 1.500 per jaar aftrekken. Was het voor je werk noodzakelijk om aanwezig te zijn? Dan geldt dit maximum niet.

Welke reis- en verblijfkosten zijn aftrekbaar?

Niet de bestemming, maar het zakelijke doel bepaalt of kosten aftrekbaar zijn. Een reis naar België voor een klantafspraak kan volledig zakelijk zijn. Een week Spanje met twee uurtjes laptopwerk is dat meestal niet.

Volledig aftrekbaar: vervoer met OV, taxi en vliegtuig

Zakelijke reiskosten met openbaar vervoer, taxi en vliegtuig mag je volledig aftrekken. Denk aan trein, bus, tram, metro, taxi, Uber of vliegtickets voor een zakelijke reis.

Je moet wel kunnen aantonen dat je deze kosten echt hebt gemaakt. Bewaar daarom je tickets, facturen, betalingsbewijzen of reisoverzichten. Reis je met een OV-chipkaart of bankpas? Maak dan een overzicht van je zakelijke reizen.

Hoe zat dat ook alweer met bonnetjes bewaren? Check de regels en praktische tips in ons artikel Bonnetjes bewaren als zzp’er: zo regel je het slim.

Beperkt aftrekbaar: hotel, eten en congressen

Kosten voor verblijf, eten, drinken, representatie en zakelijke bijeenkomsten zijn meestal beperkt aftrekbaar. Denk aan hotelovernachtingen, zakelijke lunches en diners, borrels met opdrachtgevers, toegang tot congressen, seminars, symposia, studiereizen en excursies met een zakelijk karakter.

Gebruik je de 80%-regeling? Dan trek je 80% van het zakelijke deel af. De overige 20% blijft voor eigen rekening. Kies je de drempelvariant, dan trek je alleen het bedrag boven € 5.700 af.

Let op: privé-eten, privé-uitjes en kosten voor een partner, vriend of familielid zonder zakelijke rol zijn niet aftrekbaar.

Auto, OV, taxi en vliegtuig

Reizen met je privéauto

Gebruik je je privéauto voor zakelijke reizen? Dan mag je in 2026 € 0,23 per zakelijke kilometer aftrekken. Dat geldt voor zakelijke kilometers in Nederland én in het buitenland.

Houd wel goed bij wanneer je zakelijk hebt gereden. Noteer bijvoorbeeld datum, bestemming, reden van de reis en aantal kilometers.

Lees ook ons artikel over zakelijk rijden en de belastingregels.

Huurauto op zakenreis

Huur je een auto voor een zakelijke reis? Dan mag je het zakelijke deel van de huurkosten aftrekken. Gebruik je de huurauto deels privé, bijvoorbeeld tijdens een workation, dan splits je de kosten in een zakelijk en privédeel.

Bewaar de factuur, leg vast waarvoor je de auto gebruikte en zorg dat je zakelijke kilometers of zakelijke dagen kunt onderbouwen.

Hoe zit het met workations?

Een workation is populair onder zzp’ers, maar fiscaal gevoelig. Je combineert werk en privé, waardoor je goed moet kunnen laten zien welk deel van de reis echt zakelijk was.

De hoofdregel: alleen het zakelijke deel van de kosten is aftrekbaar. Overheerst het privékarakter van de reis? Dan zijn de kosten meestal niet aftrekbaar, ook niet als je af en toe je laptop openklapt.

Splits de kosten dus realistisch. Een vliegticket kan deels zakelijk zijn als de reis vooral zakelijk is. Een extra hotelnacht voor privéverlenging is privé. Een diner met een opdrachtgever kan zakelijk zijn; een diner met je gezin is privé.

Zo voorkom je gedoe met de Belastingdienst

De Belastingdienst kan controleren of je reis echt zakelijk was. Zorg daarom dat je het zakelijke karakter kunt aantonen. Hoe beter je administratie, hoe kleiner de kans op discussie achteraf.

Korte checklist voor je administratie

Goed verzekerd op zakenreis of workation

Ga je voor werk op reis? Check dan ook je verzekering. Een gewone reisverzekering is vaak bedoeld voor privéreizen. Werkzaamheden in het buitenland, schade tijdens je werk of zakelijke apparatuur kunnen anders verzekerd zijn dan je verwacht.

Reis je vaker voor je onderneming, neem je waardevolle apparatuur mee of werk je tijdelijk vanuit het buitenland? Dan kan een zakelijke reisverzekering verstandig zijn. Controleer ook je aansprakelijkheidsverzekering en arbeidsongeschiktheidsregeling, zeker als je langere tijd weggaat.

Zakelijk reizen? Bewijs maakt het verschil

Reis- en verblijfkosten kunnen een flinke aftrekpost zijn, maar alleen als ze zakelijk zijn en goed zijn vastgelegd. Vervoer met OV, taxi en vliegtuig is bij zakelijk gebruik volledig aftrekbaar. Voor verblijf, eten, congressen en studiereizen gelden beperkingen.

Combineer je werk en privé? Splits de kosten dan realistisch. Zo voorkom je dat een aantrekkelijke aftrekpost later alsnog discussie oplevert.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.