Grip op je werkvoorraad: opdrachten, uren en omzet op een rij

Een volle agenda voelt prettig. Toch zegt die niet automatisch hoeveel werk en omzet echt vaststaan. Misschien heeft een klant alleen mondeling interesse getoond, kan een opdracht nog verschuiven of hangt een groot deel van je planning af van één opdrachtgever.

Met een overzicht van je werkvoorraad zie je hoeveel bevestigd werk je nog moet uitvoeren. Je ontdekt wanneer er ruimte ontstaat voor een nieuwe opdracht en op welk moment je acquisitie weer resultaat moet opleveren.

Bekijk je werkvoorraad niet alleen in uren. Door ook de omzet, factuurmomenten en spreiding over klanten bij te houden, krijg je een completer beeld van de komende maanden.

Wat is werkvoorraad?

Je werkvoorraad bestaat uit opdrachten die al zijn bevestigd, maar die je nog niet volledig hebt uitgevoerd. Je kunt de voorraad uitdrukken in uren, werkdagen, weken of omzet.

Een opdracht hoort bijvoorbeeld bij je werkvoorraad wanneer:

• de klant je offerte heeft geaccepteerd;
• jullie een overeenkomst hebben ondertekend;
• de opdracht duidelijk per e-mail is bevestigd;
• je een vervolgopdracht hebt gekregen binnen een bestaande overeenkomst;
• een afgesproken abonnement of vaste samenwerking nog doorloopt.

Werk dat je al hebt afgerond, hoort niet meer bij je werkvoorraad. Dat geldt ook voor een aanvraag waarop nog geen definitief akkoord is gegeven.

Door deze drie kanten samen te bekijken, voorkom je dat één groot bedrag je een te gerust beeld geeft. Een opdracht kan financieel aantrekkelijk zijn, maar bijvoorbeeld pas over vier maanden worden uitgevoerd en betaald.

Werkvoorraad en verkooppijplijn uit elkaar houden

Niet iedere mogelijke opdracht is al werkvoorraad. Maak daarom onderscheid tussen bevestigd werk en commerciële kansen.

Alleen de eerste categorie tel je volledig mee als werkvoorraad. De andere opdrachten zet je in je verkooppijplijn.

Je kunt in die pijplijn wel een verwachte waarde opnemen. Vermenigvuldig het mogelijke opdrachtbedrag bijvoorbeeld met een voorzichtige slagingskans. Gebruik die uitkomst voor je verkoopplanning, maar behandel haar niet als zekere omzet.

Deze gegevens zet je in je overzicht

Een ingewikkeld systeem is niet nodig. Een eenvoudige tabel in je boekhoudprogramma, planning of spreadsheet kan al voldoende zijn.

Neem per opdracht minimaal deze gegevens op:

Werk je met vaste projectprijzen? Schat dan toch hoeveel tijd je nog nodig hebt. Zonder die inschatting kun je moeilijk beoordelen of er daadwerkelijk ruimte is voor een nieuwe opdracht.

Lees ook hoe je een projectprijs berekent en achteraf controleert.

Je werkvoorraad berekenen in weken

Tel eerst hoeveel uren je voor alle bevestigde opdrachten nog verwacht te werken. Deel dit aantal vervolgens door het aantal uren dat je per week realistisch aan klantwerk kunt besteden.

Stel: je hebt nog 192 uur bevestigd werk. Je kunt gemiddeld 24 uur per week aan opdrachten besteden.

192 uur ÷ 24 uur = 8 weken werkvoorraad

Dit betekent niet automatisch dat je agenda de komende acht kalenderweken volledig is gevuld. Misschien begint een project pas later, wacht je tussendoor op feedback of moet je rekening houden met vakantie en feestdagen.

Zet de uren daarom ook in een weekplanning. Zo zie je waar pieken en lege perioden ontstaan.

Weet je niet hoeveel uren je werkelijk beschikbaar hebt? Lees dan hoe je bepaalt hoeveel declarabele uren je als zzp’er kunt maken.

Werkvoorraad in omzet en betalingen

Het aantal uren laat zien hoeveel capaciteit al bezet is. De resterende contractwaarde laat zien hoeveel omzet je met die opdrachten nog kunt behalen.

Tel daarvoor per bevestigde opdracht op welk bedrag je nog moet factureren. Trek eventuele directe projectkosten apart af wanneer je wilt weten hoeveel marge of financiële ruimte de opdrachten ongeveer opleveren.

Een omzetvoorraad van € 15.000 betekent niet dat dit bedrag binnenkort op je rekening staat. Kijk ook naar de factuur- en betaalmomenten.

Er kan bijvoorbeeld een verschil ontstaan wanneer je:

• pas na afronding van een project factureert;
• een betalingstermijn van 30 dagen gebruikt;
• eerst materiaal of externe hulp moet betalen;
• werkt met maandelijkse termijnen;
• een deel van de projectprijs al als aanbetaling hebt ontvangen.

Maak daarom naast je werkvoorraad een eenvoudige liquiditeitsplanning. Daarin zet je wanneer geld naar verwachting binnenkomt en wanneer je zakelijke en privé-uitgaven moet betalen.

Hoeveel werkvoorraad is gezond?

Er bestaat geen vast aantal weken of maanden dat voor iedere zzp’er ideaal is. De juiste hoeveelheid hangt af van je soort werk, de duur van opdrachten en de tijd die je nodig hebt om nieuwe klanten te vinden.

Een interimmer met opdrachten van zes maanden werkt anders dan een fotograaf met meerdere korte opdrachten per week. En een trainer die maanden vooruit wordt geboekt, heeft een ander patroon dan een adviseur die snel kan starten.

Kijk daarom naar je eigen verkoopcyclus:

• Hoeveel tijd zit er gemiddeld tussen een eerste gesprek en een akkoord?
• Hoe lang duurt een normale opdracht?
• Hoe vaak worden opdrachten uitgesteld?
• Hoe snel kun je een lege periode opnieuw vullen?
• Hoeveel financiële buffer heb je voor rustige maanden?

Duurt het gemiddeld twee maanden voordat een nieuwe aanvraag een betaalde opdracht wordt? Dan is het verstandig om al met acquisitie te beginnen voordat je nog maar enkele weken werk hebt.

Een grote werkvoorraad is ook niet automatisch beter. Zit je agenda een jaar helemaal vol? Dan heb je weinig ruimte voor aantrekkelijker werk, een tariefverhoging, vakantie of onverwachte uitloop.

Let op deze risico’s

Een totaal aantal uren of euro’s kan belangrijke verschillen verbergen. Controleer daarom ook hoe je werkvoorraad is opgebouwd.

Te veel omzet bij één klant
Komt bijna al je toekomstige omzet van één opdrachtgever? Dan heeft uitstel of beëindiging van die ene opdracht direct veel invloed.

Opdrachten kunnen makkelijk verschuiven
Een bevestigde opdracht geeft meer zekerheid dan een losse verwachting, maar een planning kan nog steeds veranderen. Noteer welke start- en opleverdata echt zijn afgesproken.

Je ureninschatting is te optimistisch
Bij een projectprijs kan meer werk nodig zijn dan je vooraf dacht. Controleer daarom regelmatig de werkelijk bestede uren en pas je resterende planning aan.

De omzet komt pas laat binnen
Je kunt maanden werk hebben, maar toch tijdelijk weinig geld op je rekening krijgen. Laat facturatie waar mogelijk aansluiten op de voortgang van het project.

Je agenda laat geen ruimte voor ondernemen
Plan niet ieder beschikbaar uur vol met klantwerk. Je hebt ook tijd nodig voor administratie, acquisitie, ontwikkeling en herstel.

Maak er een vaste maandelijkse controle van

Werk je overzicht op een vast moment bij. Voor veel zzp’ers is één keer per maand voldoende. Heb je veel korte opdrachten of verandert je planning snel? Dan kan een wekelijkse controle nuttiger zijn.

Kijk telkens minimaal dertien weken vooruit. Daarmee zie je niet alleen de komende maand, maar ook of er daarna een gat ontstaat.

Beantwoord bij iedere controle deze vragen:

1. Hoeveel werk is echt bevestigd?
Werk de resterende uren, omzet en uitvoeringsmomenten per opdracht bij.

2. Waar ontstaan lege of juist te volle weken?
Verschuif werkzaamheden waar mogelijk en bespreek knelpunten vroeg met klanten.

3. Wanneer moet een nieuwe opdracht starten?
Werk terug vanaf dat moment. Houd rekening met de gemiddelde duur van je verkoopproces.

4. Welke commerciële actie is nu nodig?
Denk aan een bestaande klant benaderen, een offerte opvolgen, je netwerk activeren of zichtbaarder worden met een concreet aanbod.

5. Past de verwachte omzet bij je doel?
Veel uren tegen een laag rendement kunnen je agenda vullen zonder dat je voldoende verdient.

Door dit ritme vast te houden, wordt acquisitie minder snel een noodgreep zodra je agenda leegloopt. Je ziet eerder wanneer actie nodig is en kunt selectiever omgaan met nieuwe aanvragen.

Veelgestelde vragen over werkvoorraad

Vergelijk je zicht op werk met vakgenoten

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp’er slim kunt regelen.