Telefoon aftrekbaar als zzp’er? Dit zijn de regels

Gebruik je je telefoon veel voor je werk? Dan vraag je je misschien af of je de kosten zakelijk mag aftrekken. Denk aan je toestel, abonnement, zakelijke gesprekken, databundel of accessoires.

Het korte antwoord: zakelijke telefoonkosten zijn vaak aftrekbaar, maar niet altijd volledig. Het hangt vooral af van de vraag of je telefoon zakelijk, privé of gemengd gebruikt.

In dit artikel lees je wanneer je telefoon aftrekbaar is als zzp’er, hoe het zit met btw, wat je doet bij privégebruik en waar je op moet letten in je administratie.

Is een telefoon aftrekbaar als zzp’er?

Ja, een telefoon is aftrekbaar als je die voor je onderneming gebruikt. Denk aan bellen met klanten, bereikbaar zijn voor opdrachtgevers, foto’s maken voor je werk, zakelijke apps gebruiken, mail beantwoorden of social media beheren voor je bedrijf.

De hoofdregel is: kosten die je maakt voor je onderneming mag je aftrekken van je winst. Daardoor wordt je fiscale winst lager. Maar gebruik je je telefoon ook privé? Dan mag je niet zomaar alle kosten opvoeren als zakelijke kosten.

Telefoon kopen: direct aftrekken of afschrijven?

Koop je een telefoon voor je bedrijf? Dan maakt de aanschafwaarde uit.

Kost je telefoon minder dan €450? Dan mag je de kosten meestal in één keer aftrekken als zakelijke kosten. Kost je telefoon €450 of meer en gebruik je hem langer dan een jaar? Dan is het meestal een bedrijfsmiddel en moet je de kosten afschrijven.

Lees ook: fiscaal afschrijven als zzp’er: zo werkt het.

Is je telefoonabonnement aftrekbaar?

Heb je een zakelijk telefoonabonnement dat je gebruikt voor je onderneming? Dan zijn de kosten meestal aftrekbaar voor zover je het abonnement zakelijk gebruikt.

Gebruik je een privéabonnement en bel je daar soms zakelijk mee? Dan ligt het anders. Een privételefoonabonnement is niet zomaar aftrekbaar. De zakelijke gesprekken of zakelijke gebruikskosten kunnen dat wel zijn, als je ze goed kunt onderbouwen.

Dat maakt een apart zakelijk nummer of abonnement vaak overzichtelijker. Niet omdat het verplicht is, maar omdat je administratie dan duidelijker wordt.

Wat als je je telefoon ook privé gebruikt?

Veel zzp’ers gebruiken één telefoon voor alles. Dat is praktisch, maar fiscaal moet je dan wel een redelijke verdeling maken tussen zakelijk en privégebruik.

Gebruik je je telefoon bijvoorbeeld voor 70% zakelijk en 30% privé? Dan trek je in principe alleen 70% van de kosten af. Die verdeling moet je kunnen uitleggen. Je hoeft niet elke minuut bij te houden, maar je inschatting moet wel redelijk zijn.

Kun je btw terugvragen op je telefoon?

Gebruik je je telefoon voor btw-belaste omzet en heb je een correcte factuur met btw? Dan kun je de btw meestal terugvragen via je btw-aangifte.

Gebruik je de telefoon ook privé? Dan mag je alleen de btw terugvragen voor het zakelijke deel, of je corrigeert later voor privégebruik. Doe je mee aan de kleineondernemersregeling? Dan kun je meestal geen btw terugvragen over je zakelijke aankopen.

Lees ook: btw terugvragen als zzp’er: wat mag wel en niet?

Praktische voorbeelden

Checklist telefoon aftrekken als zzp’er

Zakelijk bellen begint met overzicht

Een zakelijke telefoon kan een logische kostenpost zijn voor zzp’ers. Maar omdat je telefoon makkelijk ook privé wordt gebruikt, is een duidelijke administratie belangrijk.

Bewaar je facturen, leg je zakelijke gebruik vast en check of je toestel onder of boven de €450-grens valt. Zo voorkom je dat je te veel of juist te weinig aftrekt.

Zakelijke kosten overzichtelijk houden?

Met Knab Zakelijk houd je zakelijke uitgaven gescheiden van privé. Handig als je kosten zoals je telefoon, laptop, software en abonnementen netjes wilt verwerken in je administratie.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.