Reiskosten declareren als zzp'er: zo zet je ze op je factuur

Moet je voor een opdrachtgever op pad? Bijvoorbeeld naar een klant, werklocatie of kantoor op een externe locatie? Dan maak je reiskosten. Als zzp’er kun je die kosten vaak doorberekenen aan je opdrachtgever, zolang je daar duidelijke afspraken over maakt.

In dit artikel lees je hoe je reiskosten als zzp’er declareert, hoe je ze op je factuur zet en waar je fiscaal rekening mee houdt.

Kun je als zzp’er reiskosten declareren bij je opdrachtgever?

Ja, dat kan. Als je zakelijke reiskosten maakt voor een opdracht, kun je die kosten doorberekenen aan je opdrachtgever of klant. Denk aan kilometers met je auto, ov-kosten, parkeerkosten of reistijd.

Je bent daarbij niet gebonden aan één vaste methode. Wat je precies mag factureren, hangt vooral af van de afspraken die je maakt met je opdrachtgever. Zet die afspraken bij voorkeur in je offerte, opdrachtbevestiging of algemene voorwaarden. Dan is vooraf duidelijk wat onder je tarief valt en wat apart wordt berekend.

Reiskosten in je uurtarief of apart op de factuur?

Je kunt reiskosten op twee manieren verwerken: in je uurtarief of als aparte regel op je factuur. Beide opties kunnen logisch zijn.

Verwerk je reiskosten in je uurtarief? Dan heb je minder administratie en voorkom je losse discussies over kilometers of ritten. De keerzijde is dat korte opdrachten dicht bij huis relatief duur kunnen lijken, terwijl verre opdrachten juist minder goed uitpakken.

Zet je reiskosten apart op de factuur? Dan ziet je opdrachtgever duidelijk wat je werk kost en wat het reizen kost. Dat werkt vooral goed bij incidentele reizen of opdrachten op wisselende locaties.

Wil je checken of je tarief genoeg ruimte biedt voor reistijd en reiskosten? Gebruik dan de tool Bereken welk uurtarief je kunt vragen.

Welke afspraken maak je vooraf?

Goede afspraken voorkomen gedoe achteraf. Spreek vooraf af welke reiskosten je doorberekent, tegen welk tarief en hoe je die kosten onderbouwt.

Op mobiel kun je de tabel horizontaal verschuiven.

Optie 1: kilometervergoeding

Een kilometervergoeding is de meest gebruikte manier om reiskosten in rekening te brengen. Je spreekt dan een bedrag per zakelijke kilometer af met je opdrachtgever.

Voor de inkomstenbelasting mag je in 2026 € 0,23 per zakelijke kilometer aftrekken als je een privévervoermiddel gebruikt, zoals je eigen auto, motor of fiets. Dat bedrag wordt in de praktijk vaak als uitgangspunt gebruikt richting opdrachtgevers.

Je mag met je opdrachtgever ook een andere kilometervergoeding afspreken. Dat kan logisch zijn als je werkelijke kosten hoger liggen, bijvoorbeeld door veel brandstof, onderhoud, afschrijving, parkeerkosten of reistijd. Let wel op het onderscheid: wat je bij je opdrachtgever declareert is iets anders dan wat je fiscaal mag aftrekken van je winst.

Optie 2: openbaar vervoer

Reis je met het openbaar vervoer? Dan kun je de zakelijke ov-kosten doorberekenen aan je opdrachtgever. Je kunt bijvoorbeeld een overzicht van je ritten downloaden of het vervoersbewijs bewaren voor je administratie.

Voor je eigen btw-aangifte geldt dat het vervoersbewijs bij openbaar vervoer en taxi als factuur mag gelden. Je mag dan 9% btw uit het vervoersbewijs als voorbelasting aftrekken, als de reis zakelijk is en je btw-belaste prestaties levert.

Bereken je de ov-kosten door aan je opdrachtgever? Dan volg je niet automatisch het ov-tarief van 9%. De reiskosten horen op je factuur bij je totale vergoeding. Je gebruikt dus het btw-tarief dat hoort bij jouw dienst of product, meestal 21% of 9%.

Optie 3: reistijd factureren als werktijd

Je kunt ook afspreken dat je reistijd factureert als werktijd. Bijvoorbeeld tegen je normale uurtarief of tegen een lager tarief. Sommige ondernemers gebruiken hiervoor 50% van hun normale uurtarief, maar dat is geen fiscale regel. Het is gewoon een zakelijke afspraak tussen jou en je opdrachtgever.

Dit kan vooral logisch zijn als je veel reist of als je door de reistijd minder andere opdrachten kunt aannemen. Reis je met de trein en kun je onderweg werken? Dan kun je ook afspreken welke tijd als werkbare tijd telt.

Optie 4: vaste vergoeding per opdracht of locatie

Sommige opdrachtgevers werken met een vaste vergoeding per opdracht, dag of werklocatie. Dat kan praktisch zijn als je steeds naar dezelfde plek reist of als de afstand meestal vergelijkbaar is.

Spreek dan duidelijk af wat onder die vaste vergoeding valt. Alleen kilometers? Ook parkeren? En geldt de vergoeding per werkdag, per bezoek of per factuurperiode? Hoe concreter je dit vooraf vastlegt, hoe minder discussie achteraf.

Optie 5: geen reiskosten apart declareren

Soms kies je ervoor om geen reiskosten apart te declareren. Bijvoorbeeld omdat je een vaste projectprijs hebt afgesproken, omdat je dichtbij werkt of omdat je reiskosten al in je uurtarief zitten.

Ook dat is prima, zolang je tarief klopt. Reis je structureel veel zonder daar iets voor te rekenen? Dan kan je werk minder rendabel worden dan het op papier lijkt. Neem reistijd en reiskosten daarom altijd mee in je prijsberekening, ook als je ze niet apart op de factuur zet.

Btw over reiskosten op je factuur

Reiskosten die je doorberekent aan je opdrachtgever horen voor de btw bij je vergoeding. Je berekent dus btw over het totaalbedrag dat je in rekening brengt, inclusief reiskosten. Dat geldt ook als je de reiskosten apart op de factuur zet.

Meestal gebruik je hetzelfde btw-tarief als voor je dienst of product. Lever je een dienst met 21% btw? Dan bereken je meestal ook 21% btw over de doorberekende reiskosten. Lever je een dienst met 9% btw? Dan gebruik je meestal 9%.

Ben je vrijgesteld van btw, bijvoorbeeld door de kleineondernemersregeling of omdat je btw-vrijgestelde prestaties levert? Dan bereken je ook geen btw over de reiskosten die bij die prestatie horen.

Meer hierover lees je in dit artikel: Btw-aangifte doen als zzp'er: wat is het en wanneer moet dit?

Reiskosten aftrekken bij de inkomstenbelasting

Reiskosten die je maakt om omzet te verdienen, zijn zakelijke kosten. Hoe je ze aftrekt, hangt af van het vervoermiddel dat je gebruikt.

Gebruik je een privévervoermiddel, zoals je eigen auto, motor of fiets? Dan mag je in 2026 € 0,23 per zakelijke kilometer aftrekken van je winst. Woon-werkverkeer telt voor de inkomstenbelasting ook als zakelijke kilometers. Je mag daarnaast geen losse kosten voor brandstof, verzekering, tol of parkeren apart aftrekken van je winst. Die zitten verwerkt in het bedrag per kilometer.

Reis je met het openbaar vervoer of taxi? Dan mag je de zakelijke kosten in principe aftrekken van je winst. Bewaar je vervoersbewijzen of rittenoverzichten goed voor je administratie.

Per vervoermiddel gelden andere regels. In dit artikel lees je hoe dat precies zit: Hoe werkt de kilometervergoeding voor zzp’ers?

Leg je ritten vast met het Knab Boekhoudpakket

Met het Knab Boekhoudpakket kun je je ritten- en urenregistratie bijhouden. Zo houd je overzicht in je zakelijke kilometers, reistijd en administratie.

Maak reizen onderdeel van je prijs

Reiskosten voelen soms als bijzaak, maar ze bepalen wel hoeveel je opdracht echt oplevert. Zeker als je vaak onderweg bent, telt elke kilometer en elk uur reistijd mee.

Spreek daarom vooraf af hoe je reiskosten verwerkt: in je uurtarief, als kilometervergoeding, als ov-kosten of als reistijd. Dan blijft je factuur duidelijk en voorkom je dat je onderweg vooral op je eigen marge inlevert.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.