Hoe kun je reiskosten declareren als zzp'er?

Het gebeurt misschien wel eens dat je voor een opdrachtgever op pad moet voor een klus. Bijvoorbeeld naar het huis van een klant, of een kantoor op een externe locatie. Dat brengt extra reiskosten met zich mee. Maar hoe zit dat precies als zzp’er? Kun je reiskosten declareren bij je opdrachtgever? En zo ja: hoe pak je dat slim aan op je factuur?

Kan je als zzp’er reiskosten declareren bij je opdrachtgever?

Ja, dat kan. De Belastingdienst ziet zakelijke reiskosten als bedrijfskosten. Die mag je doorberekenen aan je opdrachtgever of klant. Je hebt daarbij grofweg twee mogelijkheden.

Optie 1: Je verwerkt de reiskosten in je uurtarief

Je kunt reiskosten standaard meenemen in je uurtarief. Het voordeel hiervan is dat je minder administratief werk hebt en dat de vergoeding vaststaat voordat je met je opdrachtgever aan de slag gaat. Dat scheelt gedoe en discussies, vooral als je regelmatig moet reizen.

Let er wel op dat je uurtarief eerlijk en rendabel blijft. Met deze tool kun je eenvoudig checken welk tarief daarbij past:
Bereken welk uurtarief je kunt vragen

Optie 2: Je zet de reiskosten apart op de factuur

Niet elke opdrachtgever vindt het prettig als reiskosten in het uurtarief zitten. In dat geval kun je ze apart vermelden op je factuur.

Je maakt dan een (realistische) inschatting van de gemaakte kosten en zet deze op de factuur als onkosten van het bedrijf. Zo is in één oogopslag duidelijk wat je uurloon is en wat het reizen kost. Dat werkt vooral goed als je maar af en toe reist voor een opdrachtgever.

Reiskosten op de factuur? Maak duidelijke afspraken

Kies je ervoor om reiskosten apart te factureren, maak daar dan vooraf goede afspraken over. Veel opdrachtgevers vinden het administratief prettig als je één vaste methode gebruikt. Dit zijn de meest voorkomende opties.

Optie 1: Kilometervergoeding

Een kilometervergoeding is de meest gebruikte manier om reiskosten in rekening te brengen. Je krijgt dan een vergoeding per zakelijke kilometer die je rijdt.

In 2026 geldt dat je voor de inkomstenbelasting maximaal € 0,23 per kilometer mag aftrekken. Dat bedrag wordt vaak ook gebruikt richting opdrachtgevers, maar je bent vrij om andere afspraken te maken. Kijk daarom goed naar je werkelijke kosten, zoals brandstof, onderhoud en afschrijving, en bepaal op basis daarvan een passende vergoeding.

Optie 2: Openbaar vervoer

Reis je met het openbaar vervoer? Dan kun je de zakelijke ov-kosten doorberekenen aan je opdrachtgever. Je kunt via de vervoerder een overzicht van je ritten downloaden en meesturen of aanleveren.

Let op: je berekent de ov-kosten exclusief btw door aan je opdrachtgever. Op ov-kaartjes zit 9% btw, maar op je factuur gebruik je het btw-tarief dat hoort bij jouw dienst of product (meestal 21% of 9%).

Optie 3: Reistijd factureren als werktijd

Je kunt er ook voor kiezen om je reistijd te factureren als werktijd. De gereisde uren vergoed je dan tegen (een deel van) je uurtarief. Vaak wordt 50% van het normale tarief gebruikt, maar daar mag je in overleg van afwijken. Dit is vooral handig als je onderweg kunt doorwerken, bijvoorbeeld in de trein.

Optie 4: Vaste vergoeding voor woon-werkverkeer

Sommige opdrachtgevers werken met een vaste vergoeding voor woon-werkverkeer. Daarbij kijken ze naar de afstand tussen je huis en de werklocatie. Dit is praktisch als je steeds naar dezelfde plek reist. Spreek wel duidelijk af welke routeplanner wordt gebruikt en hoe de afstand wordt berekend, om misverstanden te voorkomen.

Optie 5: Geen reiskosten declareren

De fiscale voordelen van reiskosten declareren

Aan het declareren van reiskosten zitten ook fiscale voordelen.

Voordeel 1: Btw berekenen over reiskosten

De Belastingdienst ziet reiskosten als onderdeel van je omzet. Dat betekent dat je er btw over berekent, tenzij je bent vrijgesteld. Je gebruikt hetzelfde btw-tarief als voor je overige diensten of producten: meestal 21% of 9%.

Reis je met het openbaar vervoer? Dan geldt ook hier dat je niet het ov-btw-tarief volgt, maar het btw-tarief dat hoort bij jouw prestatie. De btw die je zelf betaalt over je reiskosten mag je terugvragen via je btw-aangifte. Zo betaal je per saldo minder omzetbelasting.

Meer hierover lees je in dit artikel: Btw-aangifte doen als zzp'er: wat is het en wanneer moet dit?

Voordeel 2: Reiskosten aftrekken bij de inkomstenbelasting

Reiskosten zijn zakelijke kosten die je maakt om omzet te verdienen. Je mag ze daarom aftrekken van je winst bij de aangifte inkomstenbelasting. Rijd je met je eigen auto? Dan mag je in 2026 maximaal € 0,23 per zakelijke kilometer aftrekken van je winst.

Per vervoermiddel gelden soms net andere regels. In dit artikel lees je hoe dat precies zit: Hoe werkt de kilometervergoeding voor zzp’ers?

Leg je ritten vast met het Knab Boekhoudpakket

Met het Knab Boekhoudpakket houd je eenvoudig je ritten en kilometers bij. Je kunt ritten kopiëren, afstanden automatisch laten berekenen en meerdere vervoersmiddelen registreren. Handig als je bijvoorbeeld wisselt tussen auto, fiets en openbaar vervoer.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb.  Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.