Hoe kun je reiskosten declareren als zzp'er?
Het gebeurt misschien wel eens dat je voor een opdrachtgever op pad moet voor een klus. Bijvoorbeeld naar het huis van een klant, of een kantoor op een externe locatie. Dit brengt voor jou extra (reis)kosten met zich mee. Kan je als zzp’er de reiskosten declareren bij je opdrachtgever? En zo ja, hoe factureer je dit dan?
.jpeg?width=552&name=Reiskosten-declareren%20(1).jpeg)
Kan je als zzp’er reiskosten declareren bij je opdrachtgever?
Ja, dat kan. De Belastingdienst ziet je zakelijke reiskosten namelijk als bedrijfskosten. Deze mag je doorberekenen aan je opdrachtgever of klant. Je hebt hiervoor twee opties:
Optie 1: Je verwerkt de reiskosten in je uurtarief
Je kan de reiskosten standaard verwerken in je uurtarief. Het voordeel hiervan is dat je minder administratief werk hebt en de hoogte van de reiskostenvergoeding vaststaat, al voordat je met je opdrachtgever om tafel gaat. Scheelt een hoop werk en discussies als je regelmatig op pad wordt gestuurd.Let op: Het is belangrijk dat je uurtarief eerlijk en rendabel blijft. Bereken met deze tool welk uurtarief je kan vragen aan je opdrachtgever.
Optie 2: Je zet de reiskosten apart op de factuur
Niet alle opdrachtgevers accepteren dat je de reiskostenvergoeding in je uurtarief verwerkt. Je kunt daarom overwegen om de reiskosten apart op je factuur te vermelden.Maak een grove schatting van de kosten voor de reis en zet deze op je factuur als ‘onkosten van het bedrijf’. Het is voor je opdrachtgever dan in een oogopslag duidelijk wat je uurloon is en wat het reizen kost. Handig als je af en toe moet reizen voor je opdrachtgever.
Reiskosten op factuur? Maak afspraken
Kies je ervoor om de reiskosten apart op een factuur te vermelden? Dan is het belangrijk dat je goede afspraken maakt met je opdrachtgever over de manier waarop je dit doet. De meeste opdrachtgevers vinden het - om administratieve redenen - fijn als je één methode gebruikt.
Optie 1: Een kilometervergoeding
Een kilometervergoeding is de meest gangbare manier om reiskosten in rekening te brengen bij je opdrachtgever. Je krijgt dan een vergoeding voor de kilometers die je aflegt voor je werk. Het is niet vastgelegd in de wet hoe hoog de kilometervergoeding moet of mag zijn.
Een redelijke vergoeding op dit moment is € 0,40 per kilometer. Maar je bent vrij om hier je eigen afspraken over te maken met je opdrachtgever. Zet daarom voor jezelf op een rij hoeveel je kwijt bent aan bijvoorbeeld brandstof, afschrijving en onderhoud en bedenk een passende vergoeding.
Optie 2. Ov-kosten
Reis je met het openbaar vervoer? Dan kan je ervoor kiezen om de zakelijke ov-kosten te declareren bij je opdrachtgever. Je kan dit doen door via de website van de vervoerder een overzicht van al je ritten te downloaden en deze in te leveren bij je opdrachtgever.
Let er wel op dat je de kosten exclusief de 9% btw doorberekent aan je opdrachtgever.
Optie 3: Reistijd als werktijd
Je kan ook je reistijd factureren als extra werktijd, zodat de gereisde uren worden vergoed tegen (een deel van) je uurtarief. Vaak is dit 50% van het normale tarief, maar meer of minder mag ook. Handig als je vaak doorwerkt in de trein.
Optie 4: Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer
Sommige opdrachtgevers hanteren een vaste vergoeding voor woon-werkverkeer. Dan kijken ze dus naar de afstand tussen je huis- en het werkadres. Handig als je steeds naar dezelfde locatie reist. Maak wel goede afspraken over bijvoorbeeld de routeplanner die wordt gebruikt om de afstand te berekenen. Door alles duidelijk op papier te zetten, voorkom je misverstanden.
Optie 5: Geen reiskosten declareren
Het is niet altijd nodig om reiskosten in rekening te brengen, bijvoorbeeld als ze als ‘redelijk’ worden gezien. In dat geval reis je niet meer dan de gemiddelde woon-werkafstand: maximaal twee uur bij een werkdag van acht uur. Als je toch langer reist, breng je de overige uren wel in rekening. Ook als je voor je werkzaamheden een totale projectprijs hebt afgesproken, kun je ervoor kiezen om reiskosten niet (apart) te declareren.De fiscale voordelen van reiskosten declareren
Er is een aantal fiscale voordelen verbonden aan het declareren van reiskosten.Voordeel 1: Btw doorberekenen over reiskosten
De Belastingdienst ziet reiskosten als onderdeel van de vergoeding voor je geleverde diensten of producten. Oftewel: omzet. Dat betekent dat je er btw over moet berekenen, tenzij je hiervan bent vrijgesteld. Je factureert de reiskosten met hetzelfde btw-tarief als de rest van je vergoedingen. Dat is vaak 21%, of - als je diensten en producten onder het lage btw-tarief vallen - 9%.Let op: Reis je met het openbaar vervoer naar je opdrachtgever? Dan belast je de kosten met het btw-tarief dat geldt voor jouw producten of diensten. En dus niet standaard met het btw-tarief van 9% dat op bus-, tram- of treinkaartjes zit.
Btw terugvragen
De btw over de gemaakte reiskosten mag je tijdens de aangifte omzetbelasting in mindering brengen op de btw over je omzet. Zo betaal je minder omzetbelasting.
Lees alle ins & outs over de btw-aangifte in ons uitgebreidere artikel: Btw-aangifte doen als zzp'er: wat is het en wanneer moet dit?
Voordeel 2: Reiskosten aftrekbaar bij inkomstenbelasting
Reiskosten zijn uitgaven die je doet om omzet te realiseren. Het zijn dus zakelijke kosten die je kan aftrekken van de winst tijdens de aangifte Inkomstenbelasting, waardoor je minder winstbelasting afdraagt. Rijd je met je eigen auto naar afspraken? Dan mag je in 2024 maximaal € 0,23 per gereden kilometer aftrekken van je winst bij de aangifte inkomstenbelasting.
In dit artikel lichten we per vervoermiddel toe hoe de kilometervergoeding werkt.
Leg je ritten vast met het Knab Boekhoudpakket
Houd eenvoudig je ritten en kilometers bij met het Knab Boekhoudpakket. Daarin vind je allerlei handige functies om ritten te kopiëren en direct de afstand te berekenen. Het is ook mogelijk om meerdere vervoersmiddelen in te vullen. Ideaal als je ook met je privé-auto of fiets kilometers maakt!
Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.
Arlette Cernëus
Arlette is Content Marketeer en werkt sinds september 2016 bij Knab. Ze schrijft voornamelijk over financiële zaken, zoals hypotheken, verzekeren en belastingen. Zo helpt ze jou grip te krijgen op je financiën.
