Factuur maken als zzp'er: regels en voorbeeld in 2026

Voor de één is factureren het sluitstuk van een klus, voor de ander vooral gedoe. Toch is een goede factuur belangrijker dan veel zzp’ers denken. Voldoe je niet aan de regels, dan kan je klant de btw mogelijk niet aftrekken en loop jij zelf risico bij een controle.

In dit artikel lees je wat er op een factuur moet staan, welke regels gelden in 2026 en hoe je zorgt dat je sneller betaald krijgt.

Wanneer moet je een factuur sturen?

Lever je goederen of diensten aan een bedrijf of andere ondernemer? Dan ben je meestal verplicht om een factuur te sturen. Dat geldt ook als je levert aan een rechtspersoon die geen ondernemer is, zoals een vereniging of stichting.

Lever je aan particulieren, dan is factureren meestal niet verplicht. Er zijn wel uitzonderingen. De Belastingdienst noemt bijvoorbeeld specifieke situaties waarin je toch moet factureren.

Moet je een factuur sturen? Doe dat uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je je product of dienst hebt geleverd. Rond je op 20 oktober een opdracht af, dan verstuur je je factuur dus uiterlijk op 15 november. In de praktijk is sneller vaak slimmer: hoe eerder je factureert, hoe eerder de betalingstermijn begint te lopen.

Wat moet er op een factuur staan?

Een btw-factuur moet aan vaste eisen voldoen. Daarmee kan je klant controleren wat je hebt geleverd, hoeveel btw is berekend en of de btw aftrekbaar is. Ook voor je eigen administratie is een correcte factuur belangrijk.

Op mobiel kun je de tabel horizontaal verschuiven.

Je mag de factuur verder vormgeven zoals je wilt. Een logo, huisstijl of korte betaalinstructie is prima. Houd de factuur vooral overzichtelijk: je klant moet in één oogopslag zien waarvoor hij betaalt, hoeveel btw is berekend en vóór welke datum het bedrag op je rekening moet staan.

Factuur van maximaal € 100

Is het totaalbedrag maximaal € 100, inclusief btw? Dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Daarop hoeven minder gegevens te staan.

Een vereenvoudigde factuur mag ook bij een correctie op een eerdere factuur. Verwijs dan duidelijk naar de oorspronkelijke factuur. Let wel op: bij sommige situaties, zoals intracommunautaire leveringen of bepaalde grensoverschrijdende transacties, mag je geen vereenvoudigde factuur gebruiken.

Factureren met de KOR

Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling? Dan geldt een btw-vrijstelling. Je berekent geen btw aan je klanten en je zet dus ook geen btw-bedrag op je factuur.

Voor de btw ben je met de KOR niet verplicht om een factuur uit te reiken. In de praktijk vragen zakelijke klanten vaak toch om een factuur voor hun administratie. Stuur je een factuur, vermeld dan dat je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling en zet geen btw op de factuur.

Een simpele formulering is bijvoorbeeld: “Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling.”

Betaalvoorwaarden op je factuur

Betaalvoorwaarden zijn niet altijd wettelijk verplicht op je factuur, maar ze helpen enorm. Je maakt daarmee duidelijk wanneer, hoe en onder welke voorwaarden je klant moet betalen.

Betaalt je klant niet op tijd? Met dit stappenplan bij een onbetaalde factuur vergroot je de kans dat je je geld alsnog krijgt.

Wettelijke betalingstermijn in 2026

Naast afspraken die je zelf maakt, gelden er wettelijke betalingstermijnen. Die zijn vooral belangrijk als je zakelijke klanten hebt.

Op mobiel kun je de tabel horizontaal verschuiven.

De betaaltermijn gaat meestal lopen vanaf het moment dat je klant de factuur ontvangt. Meer hierover lees je in het artikel over de wettelijke betalingstermijn voor zzp’ers.

Zo vergroot je de kans dat je sneller betaald krijgt

Een correcte factuur helpt, maar snelle betaling begint vaak al vóórdat je factureert. Maak duidelijke afspraken in je offerte of opdrachtbevestiging en vraag vooraf hoe je klant de factuur wil ontvangen.

Vooral bij grotere organisaties kan één ontbrekend detail vertraging opleveren. Denk aan een inkoopnummer, projectcode, kostenplaats of specifieke factuurmailbox.

Hoe lang moet je facturen bewaren?

Facturen zijn onderdeel van je administratie. Bewaar alle facturen die je verstuurt en ontvangt daarom minimaal 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaar je 10 jaar.

Bewaar digitale facturen digitaal. Je hoeft ze dus niet te printen, zolang je administratie tijdens de bewaartermijn goed toegankelijk en controleerbaar blijft. Scan je papieren facturen of bonnetjes? Zorg dan dat de digitale versie een juiste en volledige weergave is van het origineel.

Gratis factuurtemplate voor zzp’ers

Wil je snel en zorgvuldig factureren? Gebruik dan een kant-en-klaar factuurtemplate. Daarmee weet je zeker dat de belangrijkste gegevens erop staan. Je hoeft alleen nog je eigen bedrijfsgegevens, logo, omschrijving en bedragen toe te voegen.

Een goede factuur helpt je sneller betaald te krijgen

Factureren voelt misschien administratief, maar het is ook gewoon onderdeel van goed ondernemen. Een duidelijke factuur voorkomt vragen, helpt je klant om de btw goed te verwerken en maakt betalen makkelijker.

Stuur je factuur daarom snel, volledig en overzichtelijk. Dan verklein je de kans op vertraging en houd je meer grip op je cashflow.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.