Factuur maken: tips, keiharde eisen én een gratis template

De factuur opstellen: voor sommigen het hoogtepunt van de klus, anderen zien er als een berg tegenop. Wat moet er op een factuur staan en hoe verstuur je die met de juiste betalingscondities? We zetten de regels en een paar handige tips voor je op een rijtje. 

Stuur je factuur uiterlijk de 15e van de volgende maand

Lever je aan een bedrijf of aan een andere ondernemer? Dan ben je altijd verplicht om een factuur te sturen. Lever je aan particulieren, dan hoeft dat niet met uitzondering van een enkele situatie. 

De meeste ondernemers versturen alle facturen van één maand aan het begin van de volgende maand. Het is handig om de factuur steeds zo snel mogelijk na levering of afronding opdracht te versturen. Hiermee vergoot je de kans sneller betaald te worden. De Belastingdienst eist dat je je facturen uiterlijk verstuurt op de 15e van de maand die volgt op de maand waarin je je product of dienst hebt geleverd. 

Let op: Gebruik je Kleine Ondernemersregeling (KOR)? Dan hoef je geen factuur te sturen. Het mag wel, maar omdat je dan vrijgesteld bent van btw, mag je dan natuurlijk ook geen btw rekenen. Wel goed om dat te vermelden op de factuur met 'vrijgesteld van btw'. Voor deze factuur gelden geen wettelijke eisen. 

Wettelijke vereisten voor je factuur

Het opstellen van de factuur is aan regels gebonden. Voldoe je niet aan de regels van de Belastingdienst? Dan kunnen jij en je klant fluiten naar de btw-aftrek. De Belastingdienst verplicht je de volgende gegevens te vermelden:

Je kunt de factuur daarnaast opmaken zoals je wil. Voeg bijvoorbeeld je logo, lettertype of een opvallende kleur toe. Voorkom wel dat het voor de klant onduidelijk wordt. Zorg wel dat het duidelijk is wat je in rekening brengt en wat je rekeningnummer is.

Minder dan € 100? 

Verstuur je een factuur die - inclusief btw - lager is dan € 100? Dan mag je ook een 'eenvoudige factuur' sturen. Daarop hoef je alleen de factuurdatum, jouw naam- en adresgegevens, omschrijving van de goederen of je dienst en het btw-bedrag te vermelden. Je mag ook zo'n eenvoudige factuur sturen als je een aanpassing stuurt op een bestaande factuur. Verwijs in dat geval wel op je eenvoudige factuur naar de originele factuur. 

Vermeld duidelijk de betalingscondities

Je bepaalt zelf op welke manier je betaald wil worden. Er is zelfs geen verplichting om die te vermelden, maar het is natuurlijk wel verstandig. Net zoals dat je er goed aan doet om deze betalingscondities vooraf met je klant of opdrachtgever te delen. 

De meeste zzp’ers geven de volgende onderdelen een duidelijke plaats op hun factuur:

• Totaalbedrag, inclusief btw (dit is verplicht)
• Rekeningnummer om naar over te maken
• Uiterste datum waarop factuur betaald moet zijn
  
  Tip: Heeft jouw klant of opdrachtgever de factuur niet (op tijd) betaald? Met dit stappenplan krijg je alsnog je geld.

Wettelijke betaaltermijn

Om ondernemers te beschermen bestaat er iets als een wettelijke betaaltermijn. Dat is de wettelijk vastgestelde maximale termijn waarbinnen de klant of opdrachtgever jou moet betalen. De termijn hangt af van de grootte van jouw onderneming en het type klant of opdrachtgever. Sinds 1 juli 2022 moeten grote bedrijven de facturen van 'kleine ondernemers' - zoals zzp'ers - binnen 30 dagen betalen. 

Tabel: Wettelijke betaaltermijn voor opdrachten door 'kleine ondernemers'

Let op: De wettelijke betalingstermijn gaat in nadat je opdrachtgever de factuur heeft ontvangen. Dus niet vanaf de factuurdatum.

Bewaar je facturen minimaal 7 jaar

Zorg dat je je verzonden facturen - of een kopie ervan - altijd bewaart. Je administratie is de basis voor alle belastingaangiften die je doet. Daarom eist de belastingdienst dat je je facturen bewaart. Tot zeven jaar na dato kunnen ze nog facturen bij je opvragen. 

Gratis template factuur voor zzp'ers

Op zoek naar een kant-en-klaar factuur template? We hebben in Excel een voorbeeld gemaakt, zodat je direct aan de slag kan. Hierin hebben we uiteraard rekening gehouden met alle eisen van de Belastingdienst. Je hoeft alleen nog je eigen bedrijfsgegevens en logo toe te voegen.