Mijn factuur wordt niet betaald: wat nu?

 Je hebt een flinke klus afgerond. Nu het leukste gedeelte: de betaling! Maar nu is de betalingstermijn inmiddels verstreken en jij hebt je geld nog niet ontvangen. Misschien is je opdrachtgever gewoon wat laat of is het hem even ontschoten. Geen probleem natuurlijk. Maar heb je na meerdere keren vragen nog steeds je geld niet? Dan wordt het wat spannender. Gaat de opdrachtgever wel betalen? En wat zijn dan je opties?

Je factuur betaald in 6 stappen

Wanneer een opdrachtgever te laat is met betalen hoef je natuurlijk niet meteen een incassobureau in te schakelen. Dat zal de relatie met je opdrachtgever niet ten goede komen en is pas relevant als je een echte wanbetaler te pakken hebt. We leggen je in een paar stappen uit wat je kunt doen om je geld te krijgen. In volgorde van vriendelijke tot de hardere maatregelen. Hopelijk heb je voor het einde van dit stappenplan het geld al lang op je rekening staan!

Stap 1: Zet een betalingstermijn op je factuur

Zorg ervoor dat je altijd een uiterlijke betalingstermijn op je factuur vermeldt. Dit is een van de voorwaarden waar een factuur aan moet voldoen. Vermeld daarnaast de datum waarop je de factuur hebt opgesteld en zaken als je KVK-nummer en btw-nummer. Meestal ligt de betalingstermijn tussen de 14 en 30 dagen, tenzij je andere afspraken hebt gemaakt. Zo kan daar geen misverstand over ontstaan. 

Stap 2: Een vriendelijke herinnering

Is de betalingstermijn verstreken, maar je geld nog niet binnen? Vaak wordt een betaling vergeten of is je factuur onderaan de stapel terecht gekomen bij de administratie. Ga dus niet meteen van het ergste uit, maar stuur een vriendelijke herinnering per mail naar je opdrachtgever.

Stap 3: Het telefoongesprek

Heb je een toezegging dat de factuur betaald wordt, maar nog niks ontvangen? Of heb je helemaal geen reactie op je e-mail ontvangen? Klim in de telefoon! Blijf nog steeds beleefd en herinner je opdrachtgever netjes aan de verstuurde factuur. Ga niet teveel in op de reden waarom de factuur nog niet betaald is, maar maak mondeling concrete afspraken over wanneer het geld wordt overgemaakt.

Stap 4: Tweede betalingsherinnering

Wanneer stap 1 t/m 3 geen succes opleveren begint het wat spannender te worden. Zijn er misschien andere redenen waarom de factuur nog niet betaald is? Is je klant of opdrachtgever überhaupt van plan te betalen? Nu is het tijd om een officiële tweede herinnering te sturen. Blijf beleefd, maar geef wel een uiterste betaaldatum en maak duidelijk dat als hier niet aan voldaan wordt, je genoodzaakt bent om verdere stappen te ondernemen.

Stap 5: Schakel een incassobureau in

Het begint er nu wel op te lijken dat je opdrachtgever om welke reden dan ook niet bereid is om de factuur te voldoen. Je kan er nu voor kiezen om een incassobureau in te schakelen.

Veel ondernemers zijn niet snel geneigd om een incassobureau in te schakelen, omdat het de relatie met de opdrachtgever op het spel kan zetten. Maar achter je geld aan moeten blijven zitten, is ook niet goed voor deze relatie. Bovendien, wil je blijven werken voor een opdrachtgever die zijn facturen niet betaalt?

Wanneer je een incassobureau inschakelt, stel je eerst de debiteur ‘in gebreke’. Simpel gezegd: je geeft officieel aan dat het genoeg is geweest en dat je verdere stappen gaat ondernemen. Ook geef je aan dat de debiteur verantwoordelijk is voor alle extra kosten. De meeste zzp’ers schakelen een incassobureau in dat werkt op basis van het ‘no cure, no pay’-principe. Als er niets wordt geïncasseerd, dan worden er ook geen kosten bij jou in rekening gebracht.

Stap 6: Stap naar de rechter

Hopelijk heb je voor het bereiken van deze stap inmiddels je geld ontvangen. Als niks heeft gewerkt, dan kun je juridische stappen ondernemen. Heb je een zakelijke rechtsbijstandverzekering geregeld? Dan kun je een advocaat of juridisch adviseur inhuren om je bij te staan. Dit kan natuurlijk ook zonder verzekering, maar dan betaal je de kosten direct uit eigen zak. 

Factuur betaald? Je weet het meteen met onze handige seintjes

Met Knab Zakelijk kun je gemakkelijk alerts instellen zodat je meteen op de hoogte bent van je financiële situatie. Stel bijvoorbeeld een alert in die ervoor zorgt dat je meteen bericht krijgt als vanaf een specifiek rekeningnummer geld is ontvangen. Wel zo handig als je op betaling van een factuur zit te wachten!