Bonnetjes bewaren als zzp’er: zo regel je het slim

Bonnetjes bewaren voor de Belastingdienst. Als zzp’er is er geen populairder mantra denkbaar dan ‘bonnetjes bewaren’. Toch heeft dit vaak heel wat voeten in de aarde, want bonnetjes verbleken en al die kleine papiertjes raken makkelijk kwijt. Gelukkig zijn er manieren om je papierwinkel in een handomdraai op de juiste manier op te bergen én over te dragen aan de Belastingdienst of je eventuele boekhouder. In dit artikel lees je alles over hoe je je bonnetjes efficiënt bewaart.

Waarom bonnetjes bewaren?

Als je kosten opvoert in je administratie terwijl je niet voldoet aan de bewijslast, kun je flinke boetes krijgen. Je zou dan immers kunnen sjoemelen met aftrekposten, aangezien je over bedrijfskosten meestal geen belasting hoeft te betalen. Ingaande en uitgaande facturen zijn - net zo goed als bonnetjes - het bewijs voor de Belastingdienst dat je iets hebt aangeschaft. Bewaar je deze bewijzen niet volgens de richtlijnen van de fiscus, dan heb je bij een eventuele controle een probleem.

Hoe kan je de bonnetjes het beste bewaren?

Alle facturen en bonnen moet je zeven jaar bewaren. Als je eens een bonnetje te lang in je auto hebt laten liggen, dan weet je wat daglicht met de inkt op de bon doet. Ook andere factoren, zoals vocht, vet en warmte hebben invloed op de kwaliteit van het thermisch papier. Hierdoor vervagen de letters op het bonnetje en wordt het minder goed leesbaar. Bovendien raken papieren bonnetjes relatief eenvoudig kwijt. 
 
Een goede oplossing om dit soort problematiek tegen te gaan, is je bonnetjes digitaal bewaren. Uiteraard heeft de Belastingdienst wel richtlijnen hiervoor, zoals het feit dat je digitale documenten wel tien jaar moet opslaan. Sommige boekhoudpakketten hebben in de app een functie waarmee je je bonnetjes kunt scannen, waarna ze direct op de juiste plek in je administratie komen. Je papieren bonnetje kun je daarna rustig weggooien.

Tips voor het bewaren van je bonnetjes

Je ontkomt er dus niet aan om iets te regelen met die bonnetjes. Hieronder lees je nog wat extra tips, waarmee je administratie bijhouden een stuk eenvoudiger wordt!

Tip 1: Kies een vast moment om je administratie bij te werken
Veel ondernemers gaan last-minute in de actiestand, vlak voordat de btw-aangifte moet worden ingediend. Van alle ondernemers bij Knab ziet 43% hun administratie als een vervelende randzaak van het ondernemen. Toch is het verstandig om een wekelijks of maandelijks moment te kiezen waarop je je papierwinkel op orde brengt. Bonnetjes scannen via de app, checken of al je facturen zijn betaald, je gewerkte uren registreren en het lokaliseren van vermiste betaalbewijzen.

Tip 2: Gebruik de app om tijd te besparen
Je bonnetjes bewaar je eenvoudig digitaal. De meeste boekhoudpakketten hebben hier een aparte functie voor. Hierdoor bespaar je veel tijd en weet je zeker dat je al je financiële documenten op orde hebt. Maak een foto met je smartphone en de app slaat automatisch het bestand op in je financiële administratie. Zo houd je al je bonnetjes netjes bij elkaar zonder dat ze vervagen, verfrommelen of kwijtraken. Op die manier heb je altijd je documenten op orde wanneer de deadline van de Belastingdienst nadert.

Tip 3: Zorg dat alle relevante info van de bon goed zichtbaar is
Als je een bon inscant, moet je wel zorgen dat alle informatie volledig zichtbaar is op de scan. Factuurnummers, namen, omschrijvingen, betaaldata, bedrijfsgegevens en uiteraard het bedrag. Staat dit er niet volledig op, dan beschouwt de Belastingdienst het alsnog als incompleet. Ga dus nauwkeurig te werk!

Tip 4: Minder kosten kwijt aan je boekhouder
Als je een boekhouder hebt die verantwoordelijk is voor het verwerken van jouw financiële documenten, dan bespaar je een hoop kostbare tijd als je je bonnetjes op een overzichtelijke manier aanbiedt. Scan zelf je bonnetjes en draag ze op de juiste manier over. Wees goed voorbereid en laat niets aan het toeval over!

Binnenkort bij Knab: het Knab Boekhoudpakket

Zeer binnenkort lanceren we het Knab Boekhoudpakket, inclusief gratis bankkoppeling en vele andere handige functies die je als zzp’er nodig hebt voor je online boekhouding!

Op de hoogte blijven? Laat hieronder je gegevens achter. Je ontvangt dan een e-mail als het pakket er is.

Als eerste op de hoogte van het Knab Boekhoudpakket

Vul hieronder je eigen naam en e-mailadres in.