Bonnetjes bewaren als zzp’er: zo regel je het slim
Bonnetjes bewaren voor de Belastingdienst: als zzp’er ontkom je er niet aan. Toch is het in de praktijk vaak gedoe. Bonnetjes vervagen, raken kwijt of blijven te lang in je jaszak zitten. Gelukkig kun je je administratie tegenwoordig een stuk slimmer en overzichtelijker inrichten. In dit artikel lees je hoe je bonnetjes correct bewaart en hoe je het jezelf zo makkelijk mogelijk maakt.
Waarom moet je bonnetjes bewaren?
Als je zakelijke kosten opvoert in je administratie, moet je die kunnen onderbouwen. Kun je dat niet, dan loop je bij een controle het risico op naheffingen en boetes. Bonnetjes en facturen zijn het bewijs voor de Belastingdienst dat je zakelijke uitgaven hebt gedaan.
Zonder deze bewijzen kun je geen kosten aftrekken en kun je problemen krijgen bij een controle. Bonnetjes zijn dus net zo belangrijk als in- en verkoopfacturen.
Hoe lang moet je bonnetjes bewaren?
Als zzp’er ben je verplicht om je administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Dit geldt voor zowel papieren als digitale documenten. Voor onroerende zaken geldt zelfs een bewaarplicht van tien jaar.
Papieren bonnetjes zijn vaak gedrukt op thermisch papier. Dat vervaagt door licht, warmte en vocht, waardoor ze na verloop van tijd onleesbaar worden. Daarnaast raken losse papiertjes snel kwijt. Daarom kiezen veel zzp’ers ervoor om hun bonnetjes digitaal te bewaren.
De Belastingdienst staat digitale opslag toe, mits:
- de bon volledig en goed leesbaar is
- alle gegevens zichtbaar zijn
- de bon veilig en onveranderbaar wordt opgeslagen
Na digitaliseren mag je het papieren bonnetje weggooien.
Bonnetjes digitaal bewaren: zo pak je het aan
Digitale opslag is vaak de meest praktische oplossing. Veel boekhoudpakketten bieden een scanfunctie in de app. Je maakt een foto van het bonnetje en het document wordt direct opgeslagen in je administratie.
Let er altijd op dat de volgende gegevens goed zichtbaar zijn:
- naam en adres van de leverancier
- datum van aankoop
- omschrijving van het product of de dienst
- het bedrag (en btw-bedrag als dat van toepassing is)
Ontbreekt er informatie of is de scan onduidelijk, dan kan de Belastingdienst de bon alsnog afkeuren.
Praktische tips om bonnetjes slim te bewaren
Wil je voorkomen dat je administratie zich opstapelt? Met deze tips houd je het overzicht.
Tip 1: Plan vaste momenten
Werk je administratie wekelijks of maandelijks bij. Zo voorkom je stress vlak voor de btw-aangifte en raak je geen bonnetjes kwijt. Even scannen, controleren en archiveren scheelt veel tijd.
Tip 2: Gebruik een app
Met een scanfunctie in een boekhoudapp bewaar je bonnetjes direct op de juiste plek. Zo hoef je niets meer te sorteren en blijven alle documenten netjes bewaard.
Tip 3: Controleer de volledigheid
Scan bonnetjes altijd zorgvuldig. Zijn bedragen, data en bedrijfsgegevens goed leesbaar? Dan weet je zeker dat je administratie klopt.
Tip 4: Bespaar kosten bij je boekhouder
Lever je bonnetjes netjes en gestructureerd aan bij je boekhouder. Dat scheelt tijd en vaak ook kosten. Zelf scannen en uploaden is meestal goedkoper dan alles achteraf laten uitzoeken.
Bonnetjes bewaren en je boekhouding automatiseren
Steeds meer zzp’ers kiezen voor een geautomatiseerde boekhouding. Met het Knab Boekhoudpakket koppel je je zakelijke rekening rechtstreeks aan je administratie. Transacties, facturen en bonnetjes komen automatisch samen, zodat je altijd een actueel overzicht hebt.
Wil je weten hoe automatiseren jouw administratie eenvoudiger maakt? Bekijk de mogelijkheden van het Knab Boekhoudpakket en ontdek hoeveel tijd je kunt besparen.
Tot slot
Bonnetjes bewaren blijft verplicht, maar hoeft geen frustratie te zijn. Door digitaal te werken, vaste momenten in te plannen en je administratie slim in te richten, houd je overzicht en voorkom je gedoe met de Belastingdienst. Dat geeft rust en ruimte om te focussen op ondernemen.
Casper Zwart
Casper is Adviseur Klanttevredenheid bij Knab en heeft daarnaast veel ervaring als schrijver. Hij doet al jaren regelmatig onderzoek naar de behoeftes en ervaringen van zzp'ers.
