Bonnetjes bewaren als zzp’er: zo regel je het slim

Bonnetjes bewaren voor de Belastingdienst: als zzp’er ontkom je er niet aan. Toch is het in de praktijk vaak gedoe. Bonnetjes vervagen, raken kwijt of blijven te lang in je jaszak zitten.

Gelukkig kun je je administratie tegenwoordig een stuk slimmer inrichten. Door bonnetjes direct digitaal te bewaren, vaste momenten te plannen en je kosten goed te koppelen aan je boekhouding, houd je overzicht en voorkom je gedoe bij je btw-aangifte of een controle.

In dit artikel lees je hoe lang je bonnetjes moet bewaren, waar je op let bij digitaal bewaren en hoe je het jezelf zo makkelijk mogelijk maakt.

Waarom moet je bonnetjes bewaren?

Als je zakelijke kosten opvoert in je administratie, moet je die kunnen onderbouwen. Bonnetjes en facturen zijn het bewijs dat je kosten hebt gemaakt voor je onderneming.

Dat is belangrijk voor je inkomstenbelasting én voor je btw-aangifte. Wil je kosten aftrekken of btw terugvragen? Dan moet uit je administratie blijken welke uitgave je hebt gedaan, wanneer, bij wie en waarom die zakelijk is.

Kun je dat bij een controle niet laten zien, dan kan de Belastingdienst kosten of btw-aftrek corrigeren. Dat kan leiden tot extra belasting, rente of boetes. Bonnetjes zijn dus geen losse papiertjes voor later, maar onderdeel van je zakelijke administratie.

Hoe lang moet je bonnetjes bewaren?

Als zzp’er moet je de basisgegevens van je administratie meestal minimaal 7 jaar bewaren. Dat geldt onder meer voor facturen, bankafschriften, inkoop- en verkoopadministratie, grootboek en andere gegevens die nodig zijn om je administratie te controleren.

Voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Bonnetjes zijn vaak gedrukt op thermisch papier. Dat vervaagt door licht, warmte en vocht. Daardoor zijn ze na een paar jaar soms amper nog leesbaar. Digitale opslag is daarom voor veel zzp’ers praktischer dan een map vol losse bonnen.

Bonnetjes digitaal bewaren

Je kunt je administratie digitaal bewaren, zolang die tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar, leesbaar en controleerbaar blijft. Digitale facturen bewaar je digitaal. Papieren bonnetjes kun je scannen of fotograferen, maar zorg dan dat de digitale versie volledig en duidelijk is.

In de praktijk werkt digitaal bewaren vaak het makkelijkst via een online boekhoudprogramma. Veel boekhoudapps hebben een scanfunctie. Je maakt een foto van het bonnetje en koppelt die direct aan de juiste uitgave.

Bewaar je bonnetjes in een cloudmap, boekhoudprogramma of andere digitale omgeving? Zorg dan ook voor goede toegang en back-ups. Je moet je administratie bij een controle binnen redelijke termijn kunnen laten zien.

Welke gegevens moeten zichtbaar zijn?

Een bon of factuur is pas bruikbaar als de belangrijkste gegevens goed leesbaar zijn. Controleer daarom direct na het scannen of fotograferen of alles erop staat.

Ontbreekt er informatie of is de scan onscherp? Maak dan meteen een nieuwe foto of vraag om een betere bon of factuur. Dat is makkelijker dan maanden later proberen te reconstrueren wat je precies hebt gekocht.

Bonnetjes en btw-aftrek

Wil je btw terugvragen over zakelijke kosten? Dan moet je kunnen aantonen dat je recht hebt op aftrek. Daarvoor heb je normaal gesproken een juiste factuur nodig.

Bij kleine bedragen kan een vereenvoudigde factuur voldoende zijn. Dat geldt bijvoorbeeld bij een factuurbedrag van maximaal €100 inclusief btw. Zo’n vereenvoudigde factuur hoeft minder gegevens te bevatten dan een gewone factuur, maar moet nog steeds duidelijk genoeg zijn om de aankoop, leverancier en btw te kunnen controleren.

Niet elke uitgave met een bon is automatisch aftrekbaar. De kosten moeten zakelijk zijn. Sommige kosten zijn voor de btw beperkt of helemaal niet aftrekbaar, terwijl ze voor de inkomstenbelasting soms anders worden behandeld. Twijfel je? Vraag je boekhouder om mee te kijken.

Praktische tips om bonnetjes slim te bewaren

Wil je voorkomen dat je administratie zich opstapelt? Met deze tips houd je het overzicht.

Een goede gewoonte helpt meer dan een ingewikkeld systeem. Kies dus een werkwijze die je makkelijk volhoudt.

Bonnetjes bewaren en je boekhouding automatiseren

Steeds meer zzp’ers kiezen voor een geautomatiseerde boekhouding. Daarmee komen transacties, facturen en bonnetjes op één plek samen. Dat scheelt handwerk en verkleint de kans dat je iets vergeet.

Met het Knab Boekhoudpakket koppel je je zakelijke rekening rechtstreeks aan je administratie. Je kunt facturen maken, kosten bijhouden en bonnetjes koppelen aan transacties. Zo heb je sneller een actueel overzicht van je inkomsten en uitgaven.

Automatiseren betekent niet dat je nooit meer hoeft te controleren. Blijf regelmatig checken of bonnetjes goed zijn gekoppeld, bedragen kloppen en kosten op de juiste plek staan.

Bonnetjes bewaren hoeft geen gedoe te zijn

Bonnetjes bewaren blijft verplicht, maar het hoeft geen frustratie te zijn. Als je bonnetjes direct digitaal vastlegt, goed controleert en koppelt aan je administratie, houd je overzicht en voorkom je zoekwerk.

De belangrijkste regel: zorg dat je zakelijke uitgaven onderbouwd zijn en dat je administratie tijdens de hele bewaartermijn leesbaar en beschikbaar blijft. Dan sta je sterker bij je aangifte en bij een eventuele controle.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.