Urenregistratie: waarom je deze niet moet uitstellen

Als zzp’er ben je vooral bezig met ondernemen, klanten helpen en opdrachten afronden. De administratie schiet er dan makkelijk bij in. Vooral urenregistratie wordt vaak uitgesteld, met als gevolg dat je later moet terugdenken aan wat je allemaal hebt gedaan. Dat kost tijd, levert stress op en vergroot de kans op fouten.

Is urenregistratie verplicht?

Een urenregistratie bijhouden is niet wettelijk verplicht, maar wél noodzakelijk als je gebruik wilt maken van fiscale voordelen. Voldoe je aan het urencriterium van 1.225 uur per kalenderjaar (ongeveer 25 uur per week), dan kom je in 2026 in aanmerking voor ondernemersaftrek.

In 2026 geldt:

• Zelfstandigenaftrek: € 1.200
• Startersaftrek: € 2.123 (maximaal drie keer binnen de eerste vijf jaar, mits je aan het urencriterium voldoet)

Omdat de zelfstandigenaftrek de afgelopen jaren is afgebouwd, is het extra belangrijk geworden om aan het urencriterium te voldoen. Zonder goede urenregistratie kun je dit bij een controle niet aantonen en loop je belastingvoordeel mis.

Je uren kunnen verantwoorden

Een goede urenregistratie helpt niet alleen bij je belastingaangifte, maar ook bij het factureren. Registreer je uren pas achteraf, dan wordt je administratie minder nauwkeurig.

Houd je uren dagelijks bij en specificeer wat je hebt gedaan. Alleen “8 uur gewerkt” is vaak onvoldoende. Zo kan een opdrachtgever niet controleren waar de tijd aan is besteed.

Werk je bijvoorbeeld als copywriter, dan noteer je beter:

• 2,5 uur schrijven blogartikel
• 3,5 uur opstellen nieuwsbrief
• 2 uur overleg met klant

Zo kun je altijd uitleggen waar je tijd naartoe is gegaan, als daar vragen over komen.

Welke uren mag je meetellen?

Voor het urencriterium tellen meer uren mee dan alleen factureerbare tijd. Je mag onder andere registreren:

• reistijd voor opdrachten
• voorbereiding en uitwerking
• administratie
• acquisitie en marketing
• scholing en bijblijven in je vak
• netwerkactiviteiten
• het inrichten of opruimen van je werkplek

Kort gezegd: alle tijd die je besteedt aan je onderneming mag je meetellen, zolang het aannemelijk en verdedigbaar is.

Zo houd je je uren bij

Je kunt je uren op verschillende manieren registreren:

• handmatig in Excel
• met een (online) urenregistratietool
• via boekhoud- of facturatiesoftware

Welke methode je ook kiest, zorg dat je registratie minimaal bevat:

• datum
• opdrachtgever
• omschrijving van de werkzaamheden
• aantal bestede uren

Dagelijks bijhouden kost vaak niet meer dan vijf minuten en bespaart je veel uitzoekwerk aan het einde van de maand of het jaar.

Meer overzicht in je financiën

Urenregistratie werkt het best als je ook financieel overzicht hebt. Met een zakelijke bankrekening bij Knab kun je meerdere betaal- en spaarrekeningen openen. Zo zet je bijvoorbeeld btw, inkomstenbelasting en reserves apart en weet je beter waar je écht aan toe bent.

Dat geeft rust in je administratie én in je hoofd.