Urenregistratie: waarom je deze niet moet uitstellen

Als zzp’er ben je druk met ondernemen, klanten blij maken en werken aan je projecten. De administratie wil er dan nog wel eens bij inschieten. Met name de urenregistratie is dan een hoop werk achteraf. Je moet diep in je geheugen graven om de werkzaamheden van de afgelopen tijd weer op een rijtje te krijgen.

Is urenregistratie verplicht?

Een urenregistratie bijhouden is niet verplicht, maar wel noodzakelijk als je gebruik wil maken van fiscale voordelen. Wanneer je in een kalenderjaar minimaal 1.225 uur (ongeveer 25 uur per week) aan je onderneming besteedt, heb je in 2024 recht op een zelfstandigenaftrek van € 3.750. 

Daarnaast heb je in 2024, mits je aan het urencriterium voldoet, binnen de eerste vijf jaar recht op een extra startersaftrek van € 2.123. Deze startersaftrek mag je maximaal drie keer toepassen.

Verantwoording af kunnen leggen

Factureren gaat een stuk sneller als je de uren goed hebt bijgehouden. Te laat je uren registreren gaat ten koste van de nauwkeurigheid. Hou je uren dagelijks bij, zodat je bij de opdrachtgever verantwoording kunt afleggen.

Specificeer ook goed wat je precies hebt gedaan. Staat er bijvoorbeeld alleen dat je acht uur hebt gewerkt, dan is het voor de opdrachtgever niet mogelijk te achterhalen wat je werkzaamheden precies waren.

Stel je bent een copywriter: dan specificeer je bijvoorbeeld dat je tweeënhalf uur aan een blogpost hebt gewerkt, drieënhalf uur aan een nieuwsbrief en twee uur in overleg bent geweest. Dan kom je met een goed verhaal wanneer er twijfels zijn over je werkzaamheden.

Wat moet en mag je allemaal registreren?

Om aan het urencriterium van de Belastingdienst te voldoen, mag je een hoop dingen meetellen. Dus niet alleen gewerkte uren die je kunt factureren, maar zaken als reistijd, voorbereiding op een opdracht, administratie, acquisitie, scholing, netwerkborrels en zelfs het opruimen van je kantoor tellen mee. Als je alleen al denkt aan je onderneming mag je dat registreren! 

Zo registreer je de uren

Er zijn verschillende manieren om je uren bij te houden. Je kan het zelf doen in Excel of met een Excel-template, maar er zijn ook veel software programma’s beschikbaar om je uren online bij te houden. Welke methode je ook kiest, zorg dat je urenregistratie in ieder geval de datum, opdrachtgever, beschrijving van je werkzaamheden en tijd per werkzaamheid bevat.  

Hoe je het ook wil bijhouden, dagelijks uren registreren kost maximaal vijf minuten en je bespaart jezelf úren aan ellende aan het einde van de maand.

Alles overzichtelijk met Knab Zakelijk

Met een zakelijke bankrekening van Knab heb je niet alleen hét zakelijk bankpakket voor zzp'ers, je mag ook nog eens zoveel betaal- en spaarrekeningen openen als je wil. Wel zo handig voor wat overzicht in je inkomsten. Open bijvoorbeeld een aparte rekening voor de btw, inkomstenbelasting of je reserves. Zo geregeld!