Starten als ondernemer: 5 administratie tips

Ondernemer zijn is echt helemaal op jouw lijf geschreven. Maar de administratie doen, dat misschien iets minder. De volgende 5 tips helpen jou als (startende) ondernemer om vanaf het eerste moment je administratieve zaken op orde te hebben.

1. Je eerste btw-aangifte, wat nu?

Als je voor het eerst btw-aangifte gaat doen, zijn er drie belangrijke dingen waar je op moet letten:

1. Voor de aangifte van de BTW geldt de datum die op de factuur staat en niet het moment waarop deze betaald is. Dus als je een factuur hebt verzonden in de btw-periode maar deze is nog niet betaald, dan moet je deze toch aangeven.
2. Btw op horeca uitgaven is niet aftrekbaar.
3. De inkoopfacturen moeten op de bedrijfsnaam staan.

2. Je eerste factuur

De Belastingdienst heeft precies vastgesteld aan welke eisen een factuur allemaal moet doen. Als de factuur niet juist is opgesteld kan de tegenpartij deze weigeren en vervolgens dus niet betalen. Let daarom op het volgende:

• De factuurnummers moeten oplopend en uniek zijn;
• Vermeld altijd de datum van de factuur (dat is ook belangrijk voor de eerder genoemde btw-aangifte);
• Vergeet nooit je bankrekeningnummer te vermelden;
• Vermeld ook altijd de btw.

Een goed verzorgde factuur kun je zien als een marketinguiting en zorgt voor een professionele uitstraling van jouw bedrijf. Maak daarom gebruik van een facturatiemodule zoals The Next Invoice.

3. Zakelijk rijden

Het is lang niet altijd voordelig om een auto op naam van de zaak te zetten . De bijtelling kan namelijk hoger zijn dan je privé voordeel. Let daarom op het volgende:

• Rijd je privé met een auto van de zaak? Dan moet je een bedrag bij de winst optellen voor het privé gebruik (tenzij je op jaarbasis niet meer dan 500 km privé gereden hebt). Op de website van de Belastingdienst staat een tabel met het percentage van de bijtelling;
• Als ondernemer betaal je niet alleen de geadverteerde bijtelling bij privégebruik, maar ook een BTW bijtelling aan het eind van het jaar;
• Je kunt er ook voor kiezen om de auto alleen zakelijk te gebruiken. In dat geval heb je geen bijtelling, maar moet je een sluitende kilometertelling bijhouden en mag je op jaarbasis niet meer dan 500 km privé rijden;
• Als je geen auto van de zaak hebt, dan mag je € 0,23 per gereden kilometer met je privé auto aan je zaak declareren. Het is belangrijk om dit strikt bij te houden, een hulpmiddel hiervoor is bijvoorbeeld Ritmeter, een eenvoudige tool om kilometers te registeren.

Wat in jouw geval het meest voordelig is kun je wellicht het beste laten berekenen door een accountant of boekhouder. Lees hier meer over de belastingregels van zakelijk rijden.

4. Telefoon van de zaak

Als je net een onderneming bent begonnen en je hebt nog een privé abonnement, dan is het aan het te raden om deze bij je provider over te laten zetten op naam van je onderneming. Dit hoeft niet per se een zakelijk abonnement te zijn. Vaak is een privé abonnement goedkoper dan een zakelijk abonnement. Als je jouw telefoon voor meer dan 10% zakelijk gebruikt is deze volledig aftrekbaar. Staat de telefoon nog op privé naam en wordt deze daar afgeschreven? Dan kun je deze factuur gewoon declareren bij de zaak.

5. Bewaarplicht

Je hebt een bewaarplicht van zeven jaren voor je gehele administratie. Voor aanschaf van zakelijk onroerende zaken geldt zelfs een termijn van tien jaar. Zorg er dus vanaf de start voor dat je een goede methode hier voor bedenkt. De ouderwetse ringmappen kunnen uiteraard nog goed dienst doen. Maar er zijn tegenwoordig ook een hoop online tools die je hierbij kunnen helpen waardoor je veel tijd en moeite bespaart. Let op: je agenda is officieel ook onderdeel van je administratie dus ook daar voor geldt de bewaarplicht.

Meer lezen over de bewaarplicht? In dit artikel lees je hoelang je je administratie moet bewaren en wat de regels zijn. 

Starten als ondernemer

Ben jij van plan om te starten als ondernemer? Of ben jij al ondernemer, maar ben jij op zoek naar een goede zakelijke rekening? Bij Knab betaal je slechts € 7 per maand en ben jij heel voordelig uit!

Download template boekhouden

Meteen aan de gang met je boekhouding? Download nu het gratis exceltemplate: