Een zakelijke telefoon met abonnement: wat is het voordeel?

Je belt met klanten, zet afspraken in je agenda en betaalt onderweg nog even een factuur. Ook als zzp’er gebruik je je telefoon waarschijnlijk regelmatig. Maar gebruik je daarvoor je privételefoon of neem je een aparte zakelijke telefoon met abonnement? En hoe zit het met belastingvoordeel en verzekeringen? In dit artikel lees je wat de voordelen zijn en waar je op moet letten.

Wat is een zakelijke telefoon?

Een zakelijke telefoon is een toestel dat je gebruikt voor je onderneming. Dat kan jouw eigen telefoon zijn, maar ook een aparte telefoon die je uitsluitend zakelijk inzet. Heb je personeel, dan blijft de telefoon juridisch gezien jouw eigendom als ondernemer.

Het verschil tussen zakelijk en privé

Gebruik je een telefoon zakelijk, dan mag je de kosten aftrekken van de winst. Het gaat dan om:

• de aanschaf van het toestel;
• abonnementskosten;
• bel- en datakosten.

Gebruik je de telefoon volledig zakelijk, dan mag je ook de btw volledig terugvragen via de aangifte omzetbelasting. Gebruik je de telefoon deels privé, dan moet je de kosten en btw verdelen naar rato van het zakelijke gebruik of een correctie voor privégebruik toepassen.

Zakelijk bellen met een privé abonnement

Je bent niet verplicht om een zakelijk telefoonabonnement af te sluiten om kosten af te trekken. Veel zzp’ers gebruiken daarom één telefoon voor zowel werk als privé. Dat kan, maar heeft wel gevolgen.

1. Kosten deels aftrekken

Gebruik je je telefoon ook privé, dan mag je alleen het zakelijke deel van de kosten aftrekken. Dat geldt zowel voor de abonnementskosten als voor de btw. Je mag hiervoor een redelijke schatting maken, zolang je die kunt toelichten als de Belastingdienst ernaar vraagt.

2. Meer administratie

Met een privé abonnement moet je periodiek bepalen welk deel van de kosten zakelijk is. Dat kost meer tijd dan wanneer je zakelijke kosten en btw al gescheiden op de factuur ziet staan.

3. Werk en privé beter gescheiden

Een aparte zakelijke telefoon helpt om werk en privé beter uit elkaar te houden. Je bent minder geneigd om buiten werktijd bereikbaar te blijven en dat kan rust geven.

Een telefoonverzekering afsluiten

Of een aparte verzekering nodig is, hangt af van hoe belangrijk je telefoon is voor je werk. Staat je toestel vol zakelijke data of kun je niet zonder bereikbaar te zijn, dan kan een verzekering prettig zijn.

Welke verzekeringen dekken schade aan je telefoon?

Afhankelijk van de situatie kun je schade soms claimen via:

• een inboedelverzekering met allriskdekking (meestal alleen thuis en vaak met eigen risico);
• de aansprakelijkheidsverzekering van een ander als die jouw telefoon beschadigt;
• een zakelijke reisverzekering bij schade tijdens een zakenreis;
• een aankoopverzekering als je het toestel met een creditcard hebt gekocht, binnen de geldende termijn.

Let op: dekking en voorwaarden verschillen sterk per verzekeraar, vooral bij zakelijke apparaten.

Het nut van een zakelijke telefoonverzekering

Wil je zekerheid over dekking bij schade, verlies of diefstal, dan kun je een aparte zakelijke telefoonverzekering afsluiten. De premie mag je aftrekken als zakelijke kosten. Dat maakt het risico beheersbaar, zeker als je afhankelijk bent van je toestel voor je werk.