Boekhouder aan het woord: hier let je op bij je administratie

“De allergrootste fout die je kunt maken? Niet je financiën managen.” Jan van Lint is al bijna 40 jaar boekhouder en heeft het allemaal voorbij zien komen, van de doos met bonnetjes tot de kasboekjes. In dit artikel geeft hij handige tips en tricks voor een goede boekhouding.

Jan van Lint is boekhouder in de IT-sector. “Ik heb mazzel dat ik daar ingerold ben. Dat zijn slimme mensen die slimme dingen maken en dat helpt mij ook met de administratie slim doen.” Toen Jan 40 jaar geleden begon als boekhouder in de IT-sector was boekhouden nog een papieren aangelegenheid. “Ik heb vroeger wel eens mijn pen in de lucht gegooid als het eindelijk gelukt was de hele administratie en aangiftes kloppend te maken.”

Online boekhouden is niet zo moeilijk

Nu boekhouden vooral met online pakketten gedaan wordt, is het leven een stuk makkelijker geworden: “Voor grotere bedrijven werk ik voornamelijk met Exact Online en daar kun je zo veel mee.” Toch is zo’n boekhouding wel een stuk ingewikkelder. Voor kleine bedrijven en zzp’ers is een simpeler online boekhoudpakket vaak voldoende en bovendien goedkoper. “Het gaat dan toch vaak om uurtje/factuurtje. Dat hoeft geen hogere wiskunde te zijn. Als je een beetje verstand hebt van boekhouden, tover je zo je winst en verlies op het scherm”, zegt Jan.

Basiskennis blijft belangrijk

Maar hoe gemakkelijk zo’n online boekhoudpakket ook is, “een goede basiskennis van boekhouden blijft heel belangrijk”, aldus Jan. “Ik kan als boekhouder gemakkelijk meekijken in zo’n boekhoudprogramma, maar dan moet je het er wel zelf inzetten.”

De grootste valkuilen voor zzp’ers

Financieel management
Wat is nou de grootste fout die je kunt maken als zzp’er? Daar hoeft Jan niet lang over na te denken: “Financieel management. Je financiën niet regelen is de allergrootste fout die je kunt maken. Al doe je maar een klein beetje boekhouding via je bank, je moet het bijhouden. Neem een aparte bankrekening voor je zakelijke financiën. Zorg dat zakelijk geld ook echt zakelijk blijft, en privégeld privé blijft.”

Elk bonnetje indienen
“Soms krijg ik van klanten bonnetjes van € 5. Wil je echt dat ik dat allemaal ga invoeren? Dat kost je een hoop geld als je een boekhouder per uur betaalt. Voor dat soort kleine uitgaven kun je beter een vast bedrag reserveren in je zakelijke financiën en dat daarna privé uitgeven. Dat scheelt een hoop gedoe.”

Niet verzekeren tegen arbeidsongeschiktheid
“Dat blijft een groot probleem bij zzp’ers. In de bouwsector is bijvoorbeeld maar 20% van de zzp’ers verzekerd tegen arbeidsongeschiktheid. Het kost ook al gauw € 500 of € 600 in de maand als je in de bouw werkt, omdat het risico daar veel hoger ligt. Maar hoe dom kan je zijn als je het niet doet? Wat is nou je allergrootste risico? Dat je van een steiger valt natuurlijk!”

Onvolledigheid
En wat is nou de grootste ergernis voor hem als boekhouder? “Onvolledigheid. Zorg dat je alles goed aanlevert. Ik kan niet weten wat jij vergeten bent aan te leveren en dan klopt je aangifte niet. De Belastingdienst weet dat wel, maar daar kom je soms pas twee jaar later achter bij de definitieve aanslag en dan is het te laat. Gebruik daarom slimme IT-oplossingen. Neem een boekhoudkoppeling met je bankrekening en je boekhoudpakket bijvoorbeeld. Dan mis je niks.”

Zelf neemt Jan inmiddels geen klanten meer aan voor zijn bedrijf. Het pensioen staat officieel bijna voor de deur. Of hij nog even doorgaat? “Als de hersencellen het toelaten wil ik dit werk nog wel tien jaar doen!”