Boekhouden in Excel als zzp'er: zo start je overzichtelijk

Als ondernemer ben je verplicht om een administratie bij te houden. Veel startende zzp’ers zien daar tegenop en denken meteen aan een boekhouder of duur boekhoudpakket. Dat kan handig zijn, maar is bij een eenvoudige administratie niet altijd nodig.

Heb je weinig facturen, overzichtelijke kosten en geen ingewikkelde btw-situatie? Dan kun je prima starten met boekhouden in Excel. Belangrijk is wel dat je je administratie vanaf het begin logisch opzet. In dit artikel lees je wat je moet bijhouden, hoe je Excel gebruikt en wanneer een boekhoudpakket verstandiger wordt.

Administratie of boekhouding?

Je administratie is breder dan je boekhouding. Je boekhouding is het financiële deel: je registreert omzet, kosten, btw, openstaande facturen en betalingen. Je administratie bestaat uit alles wat nodig is om je onderneming financieel te kunnen controleren.

Denk aan facturen, bonnetjes, bankafschriften, contracten, urenregistratie, rittenregistratie, offertes, correspondentie en aangiften. Voor de Belastingdienst moet duidelijk zijn hoeveel omzet je hebt gemaakt, welke kosten je hebt opgevoerd, hoeveel btw je moet betalen en hoeveel btw je terugvraagt.

Veel ondernemers besteden aangiften of controles uit. Dat kan verstandig zijn. Maar de basis blijft bij jou liggen: jij moet zorgen dat je gegevens compleet, logisch en op tijd beschikbaar zijn.

Wanneer is Excel geschikt?

Excel is vooral handig als je administratie overzichtelijk is. Bijvoorbeeld als je een paar facturen per maand stuurt, weinig verschillende btw-tarieven gebruikt en beperkte zakelijke kosten hebt.

Excel wordt minder praktisch zodra je veel transacties hebt, met voorraad werkt, personeel krijgt, veel buitenlandse klanten hebt, meerdere btw-tarieven gebruikt of regelmatig moet zoeken naar bonnetjes en openstaande bedragen.

Een eenvoudige opzet

Als kleine ondernemer kun je je boekhouding overzichtelijk houden met twee basisregisters: één voor verkoop en inkomsten, en één voor inkoop en uitgaven. Daarmee leg je de belangrijkste financiële feiten vast.

Gebruik daarbij vaste kolommen. Zo voorkom je dat je later gegevens mist voor je btw-aangifte, winstberekening of openstaande facturen.

Verkopen en inkomsten registreren

Lever je goederen of diensten aan andere ondernemers of rechtspersonen? Dan moet je meestal een factuur sturen. Bij particulieren is dat meestal niet verplicht, al kan het wel handig zijn voor je eigen administratie.

Let op het verschil tussen omzet en inkomsten. Omzet ontstaat wanneer je een prestatie levert en factureert. Inkomsten ontstaan wanneer het geld op je rekening staat. Voor je overzicht wil je beide momenten kunnen zien.

Zet in je verkoopregister in elk geval deze gegevens:

Gebruik je Excel ook om facturen te maken? Controleer dan goed of je factuur voldoet aan de wettelijke factuureisen. Denk aan je volledige naam, adres, btw-id, KVK-nummer, factuurdatum, uniek factuurnummer, omschrijving, leverdatum, bedrag exclusief btw, btw-tarief en btw-bedrag.

Kosten en uitgaven bijhouden

In je tweede register houd je alle zakelijke kosten en uitgaven bij. Denk aan inkoopfacturen, abonnementen, verzekeringen, bankkosten, reiskosten, software, telefoon, materiaal en bonnetjes.

Noteer per uitgave in elk geval de datum, leverancier, omschrijving, kostencategorie, bedrag exclusief btw, btw-tarief, btw-bedrag, bedrag inclusief btw en betaaldatum.

Werk met duidelijke categorieën. Bijvoorbeeld:

Bewaar de originele facturen en bonnetjes goed. Een regel in Excel is handig voor je overzicht, maar vervangt de originele bon of factuur niet.

Btw bijhouden in Excel

Doe je btw-aangifte? Dan moet uit je administratie duidelijk blijken hoeveel btw je aan klanten hebt berekend en hoeveel btw je zelf hebt betaald op zakelijke kosten.

Maak daarom in Excel aparte kolommen voor 21%, 9%, 0% en vrijgestelde omzet als dat voor jou relevant is. Houd ook bij welke kosten zonder btw zijn, zoals sommige verzekeringen, bankkosten of kosten van leveranciers die meedoen aan de kleineondernemersregeling.

Heb je gemengde omzet, internationale klanten of veel verschillende btw-tarieven? Dan wordt Excel sneller foutgevoelig. Laat je opzet dan controleren of stap over op een boekhoudpakket.

Financiële rapportages

Met je verkoop- en kostenregister kun je belangrijke rapportages maken. Denk aan je winst- en verliesrekening, balans, btw-overzicht en openstaande facturen.

Voor starters is vooral dit belangrijk: je wilt op elk moment kunnen zien hoeveel omzet je hebt gemaakt, welke kosten je hebt, hoeveel btw je moet betalen en welke klanten nog niet hebben betaald.

Ben je al langer actief? Dan begin je een nieuw boekjaar met een beginbalans. Daarop staan onder meer je zakelijke bankrekening, openstaande facturen, bedrijfsmiddelen, eigen vermogen en schulden op 31 december van het vorige jaar.

Administratie bewaren

Je bent verplicht om je administratie meestal 7 jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken geldt 10 jaar. Bewaar facturen in de vorm waarin je ze hebt ontvangen of verstuurd. Digitale facturen sla je dus digitaal op.

Excel is daarbij alleen je overzicht. De onderliggende stukken blijven belangrijk. Zorg dus voor een vaste mappenstructuur, bijvoorbeeld per jaar en per maand.

Download het Excel-boekhoudtemplate

Weet je niet waar je moet beginnen? Met het gratis boekhoudtemplate van Boekhouden in Excel kun je direct aan de slag. Je werkt met eenvoudige tabellen en krijgt een handleiding en voorbeelden erbij.

Laat op deze pagina je e-mailadres achter en je ontvangt het template in je mailbox.

Wanneer wordt Excel te beperkt?

Excel is flexibel en goedkoop, maar vraagt discipline. Je moet zelf formules controleren, bestanden veilig bewaren, btw goed uitsplitsen en zorgen dat je niets overslaat.

Stap over op een boekhoudpakket als je merkt dat je administratie veel tijd kost, je vaak fouten moet herstellen of je steeds meer transacties krijgt. Ook bij buitenlandse klanten, meerdere btw-tarieven, voorraad, personeel of investeringen is boekhoudsoftware vaak verstandiger.

Toe aan de volgende stap?

Heb je meer transacties of wil je minder handmatig werk? Dan biedt het Knab Boekhoudpakket uitkomst. Dit pakket is gemaakt voor zzp’ers en koppel je makkelijk aan je zakelijke rekening bij Knab.

Het Knab Boekhoudpakket kost € 16 per maand. De eerste maand is gratis en de Knab-bankkoppeling is inbegrepen. Zo worden transacties automatisch verwerkt en houd je je administratie makkelijker bij.

Begin simpel, maar wel zorgvuldig

Boekhouden in Excel kan een prima start zijn. Zeker als je weinig facturen hebt en je administratie overzichtelijk is. De belangrijkste winst zit in een vaste werkwijze: verkoopfacturen netjes registreren, kosten goed categoriseren, btw apart houden en originele documenten bewaren.

Groeit je onderneming? Dan groeit je administratie mee. Zodra Excel meer tijd kost dan het oplevert, is een boekhoudpakket vaak de logische volgende stap.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.