Boekhouden in Excel: een eenvoudige gids voor ondernemers
Als ondernemer ben je verplicht om een administratie bij te houden. Veel (startende) ondernemers zien hier tegenop en zijn geneigd om alles uit te besteden. Dat kan prima, maar het kost vaak veel geld en is als starter meestal niet nodig. Door je administratie vanaf het begin slim in te richten, kun je veel geld besparen. Leer hoe je eenvoudig aan de slag kunt met boekhouden in Excel.
Administratie versus boekhouding
Is je administratie hetzelfde als je boekhouding? Niet helemaal. Boekhouding is slechts een onderdeel van je administratie. Je administratie bestaat uit vier stappen:
1. Gegevens verzamelen, ordenen en archiveren.
2. Financiële feiten registreren (boekhouden).
3. Rapportages opstellen en analyseren, zoals de winst- en verliesrekening, balans, btw-aangifte, openstaande facturen, marge-overzichten en top 10’s.
4. Aangiften doen voor de btw, inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting.
Veel ondernemers besteden stap 2, 3 en 4 uit, maar stap 1 is de belangrijkste en daar ben je zelf verantwoordelijk voor.
Een eenvoudige opzet
Als kleine ondernemer is het aantal gegevens dat je moet verzamelen en vastleggen gering. Dat kun je dus prima zelf doen! Splits het boekhoudproces in twee delen:
- Registreren van de verkopen en inkomsten.
- Vastleggen van alle inkopen en uitgaven.
Op basis van deze twee bronnen kun je alle verplichte rapportages opstellen: winst- en verliesrekening, balans en btw-aangiften.
Verkopen en inkomsten registreren
Als je goederen of diensten levert, ben je verplicht om een factuur te sturen. Zodra je de factuur verstuurt, heb je voor de Belastingdienst omzet gerealiseerd. Pas wanneer het geld op je bankrekening staat, is er sprake van inkomsten. Leg dit vast in een register met de datum, factuurnummer, omschrijving, klant, bedrag exclusief btw, btw-tarief en of het geld al is ontvangen.
Kosten en uitgaven bijhouden
In het tweede register houd je alle kosten en uitgaven bij. Noteer voor alle inkoopfacturen en bonnetjes de datum, factuur- of bonnummer, omschrijving, leverancier, bedrag exclusief btw, btw-tarief en of het geld al is betaald en wanneer. Registreer alle kosten en uitgaven onder een bepaalde categorie, zoals verzekeringen of bankkosten.
Financiële rapportages
Je kunt nu de winst- en verliesrekening, balans en btw-aangiften maken. Voor alle verkopen en kosten geef je aan wat het is en of het geld al is ontvangen of betaald. Ondernemers die al langer actief zijn, vullen aan het begin van het jaar ook een beginbalans in. Dit zijn alle bezittingen, het eigen vermogen en de schulden van je bedrijf op 31 december van het vorige jaar.
Handige opzet in Excel
Nu je weet hoe simpel het eigenlijk is, begrijp je dat je dit eenvoudig in Excel kunt bijhouden. Het zijn immers maar twee tabellen die je hoeft bij te houden. En als je maar weinig transacties hebt, zoals veel starters, bespaar je veel geld door dit zelf te doen.
In samenwerking met Boekhouden in Excel kun je een moeiteloos zelf je boekhouding. Het is zo eenvoudig als het invullen van twee simpele tabellen en Excel doet de rest.
Je kunt er binnen 15 minuten mee aan de slag en je voldoet aan alle wettelijke vereisten. Deze Excel-sjabloon is gemaakt door een finance- en Excel-expert en bevat ingebouwde controles, waarmee je fouten vermijdt tijdens het registreren van transacties.
Je kunt er zelfs professionele facturen mee maken, zonder rekenfouten. Dit sjabloon is geschikt voor meerdere jaren en bevat een overzichtelijk dashboard. De winst- en verliesrekening en balans worden automatisch voor je opgesteld en ook de btw-aangifte is een fluitje van een cent.
Download het Excel-boekhoudtemplate
Weet jij niet waar je moet beginnen met je boekhouding? Met deze handige boekhoud-excelsheet van Boekhouden in Excel kun je meteen aan de gang. Laat op deze pagina je e-mailadres achter en je ontvangt het template inclusief handleiding en voorbeelden in je mailbox.
Toe aan de volgende stap?
Heb je meer transacties? Dan biedt het Knab Boekhoudpakket uitkomst. Dit pakket koppel je gemakkelijk aan je zakelijke rekening(en) bij Knab.
Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.
Stephan Zwanikken
Stephan Zwanikken heeft ruime ervaring als boekhouder, controller en financieel manager in het bedrijfsleven. Hij is vanaf 2005 een zelfstandig ondernemer die zich specialiseert in het inzichtelijk maken van financiële gegevens met heldere dashboards en het verbeteren van financiële processen. In 2011 heeft hij het boekhoudpakket Boekhouden in Excel uitgebracht. Hiermee heeft hij al duizenden ondernemers leren boekhouden. Kijk voor meer informatie over ruim 250 praktische tools en templates in Excel op https://www.boekhoudeninexcel.nl/.
