7 redenen om als zzp’er een online boekhoudprogramma te gebruiken

Als startende zzp’er is het belangrijk om vanaf het begin grip te hebben op je geld. Een goede boekhouding is dan ook onmisbaar en door de Belastingdienst zelfs verplicht. Je kunt je boekhouding zelf bijhouden - bijvoorbeeld in een Excel-bestand - maar dat kost tijd. Bovendien is het foutgevoelig en zorgt één simpele tikfout voor fouten in je administratie. Een andere optie is een online boekhoudprogramma. In dit artikel lees je zeven redenen waarom het slim is om daar als startende zzp’er direct voor te kiezen.

Wat is een online boekhoudprogramma?

De naam zegt het eigenlijk al. Het is software waarmee je je boekhouding bijhoudt. Je hebt daarvoor internet nodig en een computer en/of smartphone. Welke functies een online boekhoudprogramma heeft, verschilt per aanbieder. In de meeste programma’s kun je:

• Kosten en bonnen verwerken;
• Facturen maken en versturen;
• Offertes maken en versturen;
• Ritten en kilometers registeren;
• Je urenregistratie bijhouden.

Sommige boekhoudprogramma’s hebben nog extra opties. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om je belastingaangiftes (btw en inkomstenbelasting) aan te maken en te versturen. Of om je boekhoudprogramma te koppelen met je zakelijke rekening(en). Daarvoor heb je meestal wel een boekhoudkoppeling nodig. Bij Knab kost zo'n koppeling € 1,50 per maand.

Voordelen van een online boekhoudprogramma voor zzp'ers

Het grootste voordeel van een boekhoudprogramma is dat zo'n programma je veel werk uit handen neemt. Daarmee bespaar je tijd, geld en meestal ook fouten in je administratie. Maar er zijn meer concrete voordelen.

1. Altijd en overal toegang

Met een online boekhoudprogramma heb je altijd en overal toegang tot je administratie. Dat kan via je computer, maar de meeste boekhoudprogramma's hebben ook een app voor op je smartphone. In dat laatste geval kan je makkelijk een foto maken van bonnetjes. Die bonnetjes heb je nodig om later de betaalde btw terug te vragen. Met de app kun je ook even snel checken of je laatste factuur al is betaald, mits je je pakket koppelt met je zakelijke rekening.

2. Vrijwel volledig geautomatiseerd

Je bespaart dus een hoop tijd met een online boekhoudprogramma. Dat komt mede doordat je je administratie voor een groot deel automatiseert. In plaats van je transacties handmatig in te voeren - zoals bij het eerdergenoemde Excel-bestand - koppel je je boekhoudprogramma eenvoudig aan je zakelijke rekening(en).

Je hoeft niet één rekening te koppelen met het pakket. Vaak kan je meerdere betaal- en spaarrekeningen tegelijk selecteren.

Heb je meerdere bedrijven? Dan is het wel belangrijk dat je de zakelijke rekening(en) van hetzelfde bedrijf koppelt. Anders lopen je verschillende administraties door elkaar in het programma. Dat zorgt voor fouten in je administratie. Je kan wel voor elk bedrijf een apart boekhoudpakket afsluiten.

3. Online facturen maken, versturen én snel laten betalen

Wist je dat je vanuit een online boekhoudprogramma gemakkelijk facturen maakt? Bij de meeste programma's kun je je eigen bedrijfslogo en passende lay-out toevoegen. Goed voor de herkenning richting je klanten.

Deze facturen kun je ook vanuit je programma naar je klanten sturen. In sommige programma’s kun je een iDEAL-betaallink toevoegen aan je factuur. Uit onderzoek van iDEAL blijkt dat klanten dan veel sneller betalen.

4. Handige koppelingen

Boekhoudprogramma's worden pas echt handig door de verschillende koppelingen die je kunt leggen. Bijvoorbeeld met je bank, maar sommige aanbieders hebben ook een koppeling met de Belastingdienst. Je kan dan vanuit je boekhoudprogramma je aangiftes (btw en inkomstenbelasting) maken en direct versturen. Daar zitten soms wel extra kosten aan verbonden, maar die kosten vallen in het niet bij de kosten die je betaalt als je dit werk uitbesteedt aan een boekhouder.

5. Geen gedoe met papierwerk

Stapels papieren, rondslingerende bonnetjes en ringmappen voor elk kalenderjaar. Allemaal verleden tijd als je een online boekhoudprogramma gebruikt. Natuurlijk heb je nog steeds wel eens een los bonnetje, maar als je daar een foto van maakt, upload je deze gemakkelijk in je boekhoudprogramma. Kun je het papieren bonnetje daarna weggooien. Hartstikke simpel en zo gepiept!

6. Geef je boekhouder makkelijk toegang

Heb je een boekhouder of accountant? Dan is het wel zo fijn als diegene makkelijk mee kan kijken in je online boekhoudprogramma. Vaak kun je je boekhouder of accountant (tijdelijk) toegang geven. Vlak voor je jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting bijvoorbeeld. Een check van een expert is altijd fijn!

7. Inzicht in je zakelijke financiën

Vrijwel elk online boekhoudprogramma heeft een dashboard. Hierin kun je real-time zien hoe je bedrijf ervoor staat. Bijvoorbeeld via een winst- en verliesrekening of een balansoverzicht. Zie je dat je kosten te hoog zijn? Dan kun je snel ingrijpen en kom je niet voor vervelende verrassingen te staan.

Wat is het beste boekhoudprogramma?

De keuze is reuze. Welk boekhoudprogramma het beste past bij je onderneming hangt dus helemaal af van wat je zoekt. Vind je prijs belangrijk? Of wil je het programma makkelijk kunnen koppelen met je zakelijke rekening(en)? Zomaar wat aandachtspunten die je kunnen helpen bij je zoektocht. Let er wel op dat je niet betaalt voor functies die je als zzp’er helemaal niet nodig hebt.

Gloednieuw: Knab Boekhoudpakket voor zzp'ers

Sinds kort heeft Knab ook een boekhoudpakket. Het Knab Boekhoudpakket is helemaal afgestemd op de behoefte van de zzp'er. Een compleet pakket voor slechts € 12 per maand! Je kan het pakket - zonder extra kosten - koppelen met je betaal- en spaarrekeningen van Knab.