AI inzetten als collega: zo werk je als zzp’er met agents en workflows

Ons AI-webinar voor ondernemers trok ruim 6.000 inschrijvingen. De reacties waren overwegend positief. Tegelijk viel op dat de verwachtingen uiteenliepen, vooral door de verschillende niveaus van voorkennis. Voor sommigen was het een eerste kennismaking met AI, terwijl anderen al dagelijks met verschillende tools werken en vooral benieuwd waren naar de volgende stap.

Dat verschil werd ook zichtbaar in de vragen. Waar een deel zocht naar praktische manieren om te beginnen, kwam bij anderen een andere vraag naar voren: hoe zorg je dat al die losse AI-tools samenwerken, zonder dat je werkdag ingewikkelder wordt?

In het webinar liet AI-expert Job van den Berg zien wat er vandaag al mogelijk is met AI-agents en workflows. Dat ging vaak een stap verder dan alleen prompts schrijven in ChatGPT. Tegelijk bleef bij veel kijkers dezelfde praktische vraag hangen: hoe pak je dit zelf aan, zonder meteen een compleet geautomatiseerd systeem te hoeven bouwen?

Wat AI-agents in de praktijk eigenlijk doen

Een AI-agent is meestal geen los hulpmiddel meer, maar een vaste stap binnen een proces dat je vaker uitvoert.

Denk aan:

• een aanvraag automatisch laten samenvatten;
• een eerste opzet voor een offerte laten maken;
• notities omzetten naar actiepunten;
• klantvragen automatisch ordenen;
• of informatie uit meerdere documenten laten combineren.

Soms heeft zo’n agent toegang tot andere systemen, zoals je mailbox, agenda, CRM of documenten. Daardoor hoef je minder informatie handmatig over te nemen of opnieuw in te voeren.

Werken met meerdere stappen die op elkaar aansluiten

Tijdens het webinar beschreef AI-expert Job van den Berg hoe hij dit zelf heeft ingericht:

“Ik werk met verschillende AI-agents die ieder hun eigen taak hebben. De één analyseert aanvragen, een andere maakt offertes klaar en weer een andere bewaakt processen of verzamelt informatie.

Die agents rapporteren aan mij, bijvoorbeeld via WhatsApp. Ik krijg een voorstel of een melding dat iets klaarstaat. Vervolgens hoeft het vooral nog langs mij.”

— Job van den Berg, AI-expert

In de praktijk voelt dat minder als een technisch systeem en meer als een aantal vaste stappen die elkaar opvolgen.

Er blijft meestal ook een logisch moment waarop je zelf kijkt en beslist:

• een offerte nalopen;
• een mail aanpassen;
• een voorstel goedkeuren;
• of bepalen wat prioriteit krijgt.

Die combinatie werkt in de praktijk vaak prettig: AI bereidt werk voor, maar jij houdt controle over de laatste stap.

Hoe ziet dat eruit in een gemiddelde werkweek?

De invulling verschilt per beroep, maar de opbouw blijft vergelijkbaar: eerst voorbereiding, daarna afronding.

Coach of consultant

• gesprekken automatisch laten uitschrijven;
• samenvattingen en actiepunten genereren;
• vervolgmails voorbereiden;
• intakeformulieren structureren.

Installateur of vakman

• aanvragen ordenen;
• productinformatie sneller verzamelen;
• offertes voorbereiden;
• veelgestelde klantvragen beantwoorden.

Webshop-eigenaar

• klantvragen categoriseren;
• standaardreacties klaarzetten;
• productteksten genereren;
• retourvragen structureren.

Trainer, marketeer of contentmaker

• webinars automatisch laten uitschrijven;
• blogs halen uit bestaande presentaties;
• contentideeën genereren uit klantvragen;
• social posts voorbereiden.

Tools koppelen zonder te programmeren

Zodra stappen elkaar opvolgen, ontstaat vanzelf de vraag hoe tools met elkaar samenwerken.

Dat gebeurt via koppelingen (API’s), waarmee systemen automatisch informatie kunnen doorgeven.

Daardoor kan bijvoorbeeld:

• een formulier automatisch een proces starten;
• een melding verschijnen in WhatsApp;
• een document direct worden geanalyseerd;
• of informatie automatisch worden opgeslagen.

Tools als Make, Zapier en n8n maken het mogelijk om dit visueel op te zetten, zonder alles zelf te programmeren.

In de praktijk begint bijna niemand meteen met complexe workflows. Vaak start het eenvoudiger:

• één vaste prompt;
• een terugkerende taak automatiseren;
• of twee tools slim aan elkaar koppelen.

Van daaruit wordt meestal vanzelf duidelijk wat de volgende stap is.

Tools die veel zzp’ers combineren

In workflows zie je vaak dezelfde combinatie terug:

• ChatGPT en/of Claude voor tekst, analyse en samenvattingen;
• Gemini binnen Google-omgevingen;
• Notion AI voor structuur en notities;
• Make en n8n voor koppelingen;
• Zapier voor eenvoudige automatiseringen;
• WhatsApp Business API voor meldingen en opvolging.

Zo’n werkwijze ontstaat meestal geleidelijk. Eerst losse toepassingen, daarna vaste workflows, en pas later koppelingen tussen systemen.

Omgaan met klantdata en gevoelige informatie

Werk je met:

• klantgegevens;
• offertes of contracten;
• gespreksopnames;
• medische of financiële informatie;
• of interne bedrijfsdata?

Dan is het belangrijk om te begrijpen waar die informatie terechtkomt en wat een tool ermee doet.

Een praktische manier om te beginnen is werken met minder gevoelige onderdelen, zoals:

• content en ideeën;
• samenvattingen;
• planningen;
• of interne documenten zonder persoonsgegevens.

Daarnaast verschilt de betrouwbaarheid per tool. Sommige zijn vooral geschikt om mee te experimenteren, andere juist voor dagelijks professioneel gebruik.

Begin bij één proces dat je vaak doet

De grootste stap zit meestal niet in techniek, maar in waar je begint. Kijk naar een taak die je regelmatig uitvoert en waarvan de stappen grotendeels hetzelfde zijn.

Niet alles tegelijk. Geen compleet systeem. Gewoon één proces dat net wat soepeler kan.

Van daaruit wordt vaak vanzelf duidelijk wat de volgende stap is.

Veel ondernemers ontdekken uiteindelijk dat AI niet vooral draait om méér doen, maar om minder tijd kwijt zijn aan randzaken.

Meer zien van AI in de praktijk?

Wil je verder kijken wat er vandaag al mogelijk is met AI voor zzp’ers? Dan kun je ons webinar over AI en ondernemerschap terugkijken.

Daarin laat AI-expert Job van den Berg zien hoe dit soort processen in de praktijk werken en hoe internationale bedrijven, maar ook hijzelf, AI-agents inzetten om workflows slimmer in te richten.