Zakelijke lunch of diner aftrekbaar als zzp’er?

Ga je lunchen met een klant of bespreek je tijdens een diner een nieuwe opdracht? Dan kan de rekening een zakelijke kostenpost zijn. Je mag de kosten alleen niet altijd volledig aftrekken.

Voor een zakelijke lunch of diner gelden namelijk andere regels dan voor gewone bedrijfskosten. Bovendien werkt de aftrek voor de inkomstenbelasting anders dan het terugvragen van btw.

In dit artikel lees je wanneer een zakelijke maaltijd aftrekbaar is, hoe de 80%-regeling en de drempel van €5.700 werken en waarom je de btw op een restaurantrekening meestal niet mag terugvragen.

1. Wanneer is een lunch of diner zakelijk?

Een maaltijd is niet automatisch zakelijk omdat je die tijdens werktijd betaalt. Er moet een duidelijk verband zijn met je onderneming.

Een lunch of diner kan bijvoorbeeld zakelijk zijn als je:

• een opdracht bespreekt met een klant;
• kennismaakt met een mogelijke opdrachtgever;
• overlegt met een leverancier of samenwerkingspartner;
• een zakelijke relatie onderhoudt;
• een medewerker of ingehuurde professional spreekt over het werk.

Noteer bij de bon met wie je hebt gegeten en wat het zakelijke doel van de afspraak was. Alleen “zakelijke lunch” opschrijven is bij vragen achteraf meestal weinig overtuigend.

2. Is je eigen lunch tijdens het werk aftrekbaar?

Je gewone dagelijkse lunch is meestal een privé-uitgave. Dat geldt ook als je:

• aan je bureau eet;
• onderweg bent naar een klant;
• een lange werkdag hebt;
• eten laat bezorgen bij je thuiswerkplek;
• in je eentje in een café werkt.

Iedereen moet eten en drinken, ongeacht of diegene ondernemer is. Daarom kun je een broodje, koffie of warme maaltijd voor jezelf niet zomaar als zakelijke kosten opvoeren.

Ook een zakenreis maakt je eigen dagelijkse maaltijd niet automatisch aftrekbaar. Een zakelijke lunch met een klant tijdens die reis kan dat wel zijn.

Lees ook: reis- en verblijfkosten aftrekken als zzp’er.

3. Hoeveel van een zakelijke lunch is aftrekbaar?

Zakelijke lunches en diners vallen onder beperkt aftrekbare kosten. Voor ondernemers die inkomstenbelasting betalen, zijn er in 2026 twee manieren om deze kosten te verwerken:

De regeling geldt niet alleen voor lunches en diners. Je telt ook andere beperkt aftrekbare kosten mee, zoals bepaalde representatiekosten, relatiegeschenken, congressen, seminars en studiereizen.

4. 80% aftrekken of de drempel gebruiken?

Voor de meeste zzp’ers is de 80%-regeling het eenvoudigst en gunstigst. Je hoeft dan niet eerst €5.700 aan kosten te maken voordat je iets kunt aftrekken.

De drempel geldt per jaar voor alle beperkt aftrekbare kosten bij elkaar. Geef je bijvoorbeeld €3.000 uit aan zakelijke maaltijden, congressen en representatie? Dan levert de drempelregeling geen aftrek op. Met de 80%-regeling trek je €2.400 af.

Rekenkundig wordt de drempelregeling pas gunstiger wanneer je in een jaar meer dan €28.500 aan deze kosten maakt:

Je kiest één methode voor de gezamenlijke kosten in deze categorie. Je kunt dus niet de ene lunch voor 80% aftrekken en voor een congres afzonderlijk de drempel gebruiken.

5. Kun je de btw op een zakelijke lunch terugvragen?

Eet of drink je in een horecagelegenheid? Dan mag je de btw meestal niet als voorbelasting aftrekken. Dat geldt ook als:

• het gesprek volledig zakelijk is;
• de rekening op naam van je onderneming staat;
• je met een klant of opdrachtgever eet;
• je een goede bon of factuur hebt.

Je verwerkt de volledige rekening inclusief btw als zakelijke kosten. Daarna pas je de 80%-regeling of drempelregeling toe.

De btw-regel en de inkomstenbelasting zijn dus twee aparte stappen:

Lees ook: btw terugvragen als zzp’er: welke kosten mag je aftrekken?

6. Lunch op kantoor of eten laten bezorgen

Koop je eten bij een supermarkt of laat je een lunch bezorgen voor een zakelijke bespreking op kantoor? Dan geldt de speciale uitsluiting voor eten en drinken in een horecagelegenheid niet automatisch.

De btw kan dan mogelijk wel aftrekbaar zijn, mits:

• er een aantoonbaar zakelijk doel is;
• je de aankoop gebruikt voor btw-belaste werkzaamheden;
• je een juiste bon of factuur hebt;
• er geen andere beperking op de btw-aftrek geldt.

Voor de inkomstenbelasting blijft een maaltijd met klanten of zakelijke relaties beperkt aftrekbaar. Je gebruikt dus nog steeds de 80%-regeling of de drempel.

Bestel je alleen een lunch voor jezelf terwijl je thuis of op kantoor werkt? Dan blijft dat normaal gesproken een privé-uitgave. De bezorglocatie maakt je eigen dagelijkse maaltijd niet zakelijk.

7. Hoe zit het met fooi en alcohol?

Geef je fooi bij een zakelijke lunch of diner? Dan hoort de fooi bij de totale kosten van de maaltijd. Dezelfde beperkte aftrek geldt dus ook voor de fooi.

Over fooi staat doorgaans geen afzonderlijke btw op de rekening. Er is daarom geen btw om terug te vragen.

Ook alcohol kan onderdeel zijn van een zakelijke restaurantrekening. Het zakelijke doel moet wel redelijk blijven. Een uitgebreide privéavond wordt geen zakelijke kostenpost doordat één van de aanwezigen klant is.

8. Wat geldt als je vanuit een bv werkt?

Dit artikel gaat vooral uit van een zzp’er met een eenmanszaak die inkomstenbelasting betaalt.

Heb je een bv? Dan geldt bij de vennootschapsbelasting een ander aftrekpercentage. In 2026 mag de bv zonder toepassing van de drempel 73,5% van de beperkt aftrekbare kosten aftrekken.

Ook voor een bv geldt dat privémaaltijden niet zakelijk aftrekbaar worden door ze met de zakelijke rekening te betalen. Bovendien kunnen kosten voor een directeur-grootaandeelhouder of personeel soms onder andere fiscale regels vallen.

9. Praktische voorbeelden

10. Wat bewaar je in je administratie?

Uit de rekening alleen blijkt niet altijd waarom een maaltijd zakelijk was. Bewaar daarom:

• de kassabon of factuur;
• de datum en locatie;
• de namen van de aanwezigen;
• hun relatie tot je onderneming;
• het zakelijke doel van de afspraak;
• een agenda-afspraak, e-mail of ander bewijs als dat relevant is.

Boek restaurantkosten inclusief btw wanneer je de btw niet mag terugvragen. Zorg daarnaast dat je boekhoudpakket de kosten in de juiste categorie plaatst, zodat de aftrekbeperking bij je belastingaangifte goed wordt toegepast.

Lees ook: bonnetjes bewaren als zzp’er: zo regel je het slim.

Veelgestelde vragen over zakelijke lunches

Bonnetjes direct goed verwerken?

Bij zakelijke lunches moet je rekening houden met de btw én met de beperkte kostenaftrek. Daardoor is alleen een foto van de bon vaak niet genoeg.

Met het Knab Boekhoudpakket verwerk je zakelijke bonnetjes en betalingen direct in je administratie. Voeg bij een restaurantbon meteen toe met wie je hebt gegeten en waarom de afspraak zakelijk was. Zo hoef je dat bij je aangifte niet maanden later terug te zoeken.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.