Stroom, internet of pin uitgevallen? Tips voor zzp’ers

Je zit midden in een videogesprek met een klant en je internet valt uit. Klanten kunnen niet pinnen. Of een stroomstoring legt je laptop, kassasysteem en apparatuur tegelijk stil.

Meestal is een storing snel opgelost. Maar ook een korte onderbreking kan betekenen dat je afspraken mist, klanten niet kunt helpen of omzet misloopt. Zeker wanneer je voor je werk sterk afhankelijk bent van stroom, internet of digitale betalingen.

Je hoeft niet voor ieder risico een uitgebreid draaiboek te schrijven. Met deze zes checks regel je de belangrijkste alternatieven en weet je wat je moet doen als je bedrijf tijdelijk stilvalt.

Wat betekent een storing voor je bedrijf?

Hoe groot de gevolgen zijn, hangt af van je werk. Een tekstschrijver kan misschien een tijdje offline verder. Voor een winkelier, kapper, behandelaar, fotograaf of horecaondernemer kan uitval van stroom of pin de bedrijfsvoering direct stilleggen.

Stroom, internet en betalen zijn bovendien sterk met elkaar verbonden. Zonder stroom werkt je modem niet. Bij een grotere storing kunnen mobiele netwerken overbelast raken en kunnen ook betaalautomaten, geldautomaten en online bankieren uitvallen.

De mogelijke gevolgen verschillen per ondernemer. Denk vooral aan deze drie vragen:

Een alternatief dat werkt bij een kleine storing is niet altijd voldoende bij grootschalige uitval. Een mobiele hotspot helpt bijvoorbeeld als je vaste internetverbinding stopt, maar niet wanneer ook het mobiele netwerk is overbelast.

1. Bepaal wat moet blijven werken

Begin bij de werkzaamheden waarmee je klanten helpt of direct omzet verdient. Vraag jezelf af welke processen echt niet kunnen wachten en welke je zonder grote gevolgen kunt uitstellen.

Maak een kort overzicht van:

• de werkzaamheden die dezelfde dag moeten doorgaan;
• apparaten en digitale systemen die je daarvoor nodig hebt;
• klanten en leveranciers die je snel moet kunnen bereiken;
• gegevens die je ook zonder internet moet kunnen bekijken;
• de maximale tijd dat je bedrijf stil kan liggen.

Noteer ook vanaf welk moment de uitval je serieus geld kost. Als je na een uur al afspraken moet annuleren of voorraad moet weggooien, is een investering in een extra verbinding of noodstroom eerder de moeite waard.

2. Regel een alternatief voor internet

Valt je vaste internetverbinding uit? Dan kun je soms verder via de mobiele verbinding van je telefoon. Controleer vooraf of je telefoon als hotspot kan dienen en hoeveel mobiele data je abonnement bevat.

Ben je voor je werk sterk afhankelijk van internet, dan kun je ook denken aan:

• een mobiele router met een eigen databundel;
• een tweede simkaart of eSIM;
• een tweede verbinding via een andere provider;
• een vaste uitwijkplek waar je veilig kunt werken;
• bestanden en programma’s die je ook offline kunt gebruiken.

Een tweede verbinding via dezelfde provider biedt niet altijd extra zekerheid. Heeft die provider een grote storing, dan kunnen beide verbindingen tegelijk uitvallen.

Gebruik je tijdelijk openbare wifi? Werk dan voorzichtig met klantgegevens, bankzaken en andere vertrouwelijke informatie. Een eigen mobiele verbinding is meestal veiliger dan een onbeveiligd openbaar netwerk.

Lees ook wanneer je internetkosten als zzp’er zakelijk kunt aftrekken.

3. Bereid je voor op stroomuitval

Bij stroomuitval stopt vaak ook je vaste internetverbinding. Een opgeladen laptop en powerbank geven je bij een korte storing extra tijd om klanten te informeren, bestanden op te slaan of je werkzaamheden netjes af te ronden.

Leg daarom op één vaste plek:

• één of meer opgeladen powerbanks;
• de juiste kabels voor je telefoon, laptop en betaalautomaat;
• een autolader als je onderweg kunt opladen;
• een zaklamp of andere verlichting op batterijen;
• eventueel een reserveapparaat dat je direct kunt gebruiken.

Voor je computer, modem of ander klein apparaat kun je een UPS gebruiken. Dit is een noodaccu die bij stroomuitval tijdelijk energie levert. Je hebt dan bijvoorbeeld tijd om bestanden veilig op te slaan en apparaten correct af te sluiten.

Werk je met koelingen, machines, elektrische deuren of medische apparatuur? Laat dan door een specialist beoordelen welke noodstroomvoorziening geschikt is. Een gewone powerbank of consumentenaccu is daarvoor meestal niet voldoende.

4. Bied meerdere betaalmogelijkheden

Ontvang je betalingen op locatie? Zorg dan dat je niet volledig afhankelijk bent van één betaalautomaat of één internetverbinding.

De Nederlandsche Bank adviseert winkeliers en andere verkopers om zich voor te bereiden op een situatie waarin pinnen tot 72 uur niet werkt. Zorg daarom voor een alternatief en voldoende kleine coupures en munten als je contant geld accepteert.

Laat je een bekende klant later betalen? Noteer dan direct wat je hebt geleverd, welk bedrag nog openstaat en wanneer de betaling moet volgen. Verwerk dit zodra je administratie weer bereikbaar is.

5. Maak belangrijke gegevens offline beschikbaar

Veel zzp’ers bewaren hun agenda, klantgegevens, administratie en documenten volledig online. Dat is praktisch, totdat je geen verbinding hebt of een digitale dienst tijdelijk niet bereikbaar is.

Maak daarom een kleine offline noodmap met alleen de informatie die je tijdens een storing echt nodig hebt. Denk aan:

• je afspraken en deadlines voor de komende dagen;
• telefoonnummers van belangrijke klanten en leveranciers;
• lopende bestellingen, projecten of reserveringen;
• contactgegevens en klantnummers van je providers;
• polisnummers en gegevens van je verzekeraar;
• de eerste stappen die je bij een storing moet uitvoeren.

Ga daarbij zorgvuldig om met persoonsgegevens. Print geen volledig klantenbestand als een paar telefoonnummers voldoende zijn. Bescherm digitale bestanden met een sterk wachtwoord en bewaar papieren informatie op een afgesloten plek.

Zorg daarnaast voor goede back-ups. Een praktisch uitgangspunt is de 3-2-1-regel:

Controleer regelmatig of je de bestanden ook echt kunt terugzetten. Een cloudmap die automatisch synchroniseert is niet altijd een volledige back-up. Een verwijderd of beschadigd bestand kan namelijk ook op je andere apparaten verdwijnen.

Lees ook hoe je jezelf als zzp’er beschermt tegen cybercriminaliteit.

6. Maak een klein noodplan

Een noodplan hoeft voor een zzp’er geen dik document te zijn. Eén A4 met de belangrijkste acties is vaak voldoende.

Zet hierop:

• welke werkzaamheden en systemen als eerste aandacht nodig hebben;
• je alternatieven voor internet, stroom en betalingen;
• waar je back-ups, kabels en noodapparatuur liggen;
• hoe je belangrijke klanten en leveranciers bereikt;
• waar je tijdelijk kunt werken;
• welke handmatige gegevens je later moet verwerken;
• hoe je na de storing controleert of alles weer goed werkt.

Bewaar het plan digitaal én op papier. Controleer het ieder halfjaar en pas het aan wanneer je andere software, apparatuur, leveranciers of belangrijke opdrachtgevers krijgt.

Met de KVK Noodsituatiescan controleer je binnen enkele minuten waar je bedrijf kwetsbaar is. De scan kijkt naast stroom- en internetuitval ook naar risico’s zoals brand, extreem weer en cyberproblemen.

Wat doe je tijdens een storing?

1. Controleer eerst hoe groot het probleem is. Ligt het aan één apparaat, je eigen aansluiting, je provider of een groter gebied?

2. Zorg dat jij, klanten en eventuele medewerkers veilig zijn. Stop werkzaamheden die zonder stroom, verlichting of beveiliging niet verantwoord zijn.

3. Schakel over op je alternatief. Gebruik bijvoorbeeld je hotspot, reserveapparaat, andere werkplek of alternatieve betaalmethode.

4. Informeer klanten die direct gevolgen merken. Vertel wat je wel weet, maar beloof geen hersteltijd als die nog niet bekend is.

5. Noteer betalingen, bestellingen, uren en afspraken die je later nog in je systemen moet verwerken.

6. Gebruik de accu van je telefoon en laptop alleen voor noodzakelijke zaken als je niet weet hoelang de storing duurt.

Let tijdens storingen extra op fraude

Oplichters kunnen misbruik maken van onduidelijkheid. Ze doen zich bijvoorbeeld voor als je bank, telecomprovider of IT-leverancier en vragen je om in te loggen, software te installeren of geld over te boeken.

Deel nooit je pincode, wachtwoord of beveiligingscode. Een bank vraagt je niet om geld naar een zogenoemde veilige rekening over te maken. Neem bij twijfel zelf contact op via een telefoonnummer of website die je al kende.

Werk je vanuit huis?

Dan raken zakelijke en privé-uitval elkaar snel. Je bedrijf blijft moeilijk draaien als je tegelijkertijd geen verlichting, verwarming of mogelijkheid hebt om je telefoon op te laden.

De overheid adviseert huishoudens om zichzelf tijdens een grotere noodsituatie de eerste 72 uur te kunnen redden. Zorg onder meer voor drinkwater, houdbaar eten, een zaklamp, radio, noodzakelijke medicijnen en opgeladen powerbanks.

Voor noodzakelijke privébetalingen luidt het advies ongeveer € 70 contant per volwassene en € 30 per kind. Dit bedrag staat los van het wisselgeld of de kas die je eventueel voor je onderneming bewaart.

Veelgestelde vragen over stroom-, internet- en pinuitval

Zorg ook voor een financiële terugvaloptie

Een technisch noodplan helpt om je werk sneller te hervatten. Toch kun je bij een langere storing omzet mislopen of extra kosten maken. Controleer daarom ook of je bedrijf financieel tegen een korte periode van stilstand kan.

Met deze zes checks maak je je bedrijf financieel weerbaarder.

Je zakelijke buffer overzichtelijk opbouwen?

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp’er slim kunt regelen.