Nieuwe klant controleren: praktische checklist voor veilig zakendoen

Een nieuwe opdrachtgever meldt zich met een mooie klus. Of je vindt een leverancier die precies lijkt te bieden wat je nodig hebt. Dan wil je vaak snel door. Toch is het verstandig om eerst kort te controleren met wie je zakendoet.

Uit KVK-onderzoek van mei 2026 onder bijna 750 ondernemers blijkt dat 55% het KVK-nummer van een nieuwe zakenrelatie niet controleert. Zo’n controle voorkomt niet ieder probleem, maar helpt je wel om vreemde gegevens, onbevoegde contactpersonen en financiële risico’s eerder te zien.

In dit artikel lees je welke controles meestal genoeg zijn, wanneer een uitgebreidere check verstandig is en wat je doet als gegevens niet overeenkomen.

1. Waarom controleer je een nieuwe klant?

Een controle vooraf helpt je om drie soorten problemen te beperken. Je ziet eerder of een bedrijf echt bestaat, of je contactpersoon namens dat bedrijf afspraken mag maken en of het verstandig is om zonder voorschot veel werk of goederen te leveren.

Dat is geen motie van wantrouwen. Maak de controle een vaste stap bij iedere nieuwe klant, leverancier of samenwerkingspartner. Dan behandel je iedereen hetzelfde en hoef je niet op gevoel te bepalen wie je wel of niet controleert.

2. Wat controleer je bij KVK?

Zoek het bedrijf op met de handelsnaam of het KVK-nummer. De basisgegevens kun je gratis bekijken. Controleer vervolgens of de informatie die je van je contactpersoon kreeg hierbij past.

• Komt de handelsnaam overeen met de naam in de offerte, e-mail en overeenkomst?
• Hoort het KVK-nummer echt bij dit bedrijf?
• Past het vestigingsadres bij de gegevens die je hebt ontvangen?
• Sluit de geregistreerde bedrijfsactiviteit logisch aan op de opdracht of levering?
• Is de onderneming nog actief en wat is de rechtsvorm?

Een kleine afwijking hoeft geen fraude te betekenen. Een bedrijf kan bijvoorbeeld meerdere handelsnamen gebruiken of recent zijn verhuisd. Vraag bij verschillen wel om uitleg en controleer de nieuwe gegevens via een onafhankelijke bron.

Bij een grotere opdracht kun je een uittreksel uit het Handelsregister bestellen. Daarop zie je onder meer wie bestuurder of gevolmachtigde is en wie namens de onderneming beslissingen mag nemen.

3. Wie mag het contract tekenen?

Niet iedere medewerker, inkoper of projectleider mag zelfstandig een overeenkomst sluiten. In het Handelsregister kan staan dat iemand alleen tekenbevoegd is, samen met een andere bestuurder moet tekenen of slechts tot een bepaald bedrag afspraken mag maken.

Controleer dit vooral bij langlopende opdrachten, grote bestellingen, voorschotten of afspraken met een hoge aansprakelijkheid. Is je contactpersoon niet als tekenbevoegde geregistreerd? Vraag dan om een schriftelijke volmacht of laat een bevoegde bestuurder meetekenen.

4. Hoe schat je het betaalrisico in?

Niet iedere opdracht vraagt dezelfde controle. Kijk vooral naar het bedrag dat je kunt verliezen, hoeveel werk je al doet vóór de eerste betaling en hoe afhankelijk je wordt van deze klant.

Veel rechtspersonen moeten een jaarrekening deponeren bij KVK. Bij kleine bedrijven bestaat de openbare informatie vaak vooral uit een verkorte balans. Daarmee krijg je dus geen compleet beeld, maar soms zie je wel signalen die aanleiding geven om aanvullende vragen te stellen.

In het openbare Centraal Insolventieregister kun je controleren of een persoon of organisatie in een openbaar faillissement, uitstel van betaling of schuldsanering voorkomt. Geen resultaat betekent niet automatisch dat er geen financiële problemen zijn.

Op een klein scherm kun je de tabel horizontaal verschuiven.

5. Wat controleer je bij een buitenlandse klant?

Bij een zakelijke klant in een ander EU-land is het btw-identificatienummer extra belangrijk. Via de officiële controle van de Europese Commissie kun je nagaan of het nummer geldig is en of de naam- en adresgegevens passen bij je klant.

De Belastingdienst adviseert om een buitenlands btw-id altijd te controleren. Dat is onder meer belangrijk wanneer je de btw naar je klant verlegt of goederen tegen 0% btw levert. Bewaar het resultaat van de controle bij je administratie en controleer daarnaast welke btw-regels voor jouw levering gelden.

Werk je met een onderneming buiten de EU? Gebruik dan het officiële bedrijvenregister van dat land. Kun je de registratie of bevoegdheid niet goed controleren, beperk dan je eerste financiële risico met een voorschot, gefaseerde levering of een kleinere proefopdracht.

6. Welke signalen vragen extra aandacht?

Eén afwijking heeft vaak een logische verklaring. Meerdere afwijkingen tegelijk zijn een reden om niet meteen te tekenen, leveren of betalen.

• De bedrijfsnaam, het e-mailadres, het adres en het KVK-nummer horen niet duidelijk bij elkaar.
• Je contactpersoon zet druk om controles over te slaan of onmiddellijk te leveren.
• De opdracht past niet bij de geregistreerde activiteiten van het bedrijf.
• Een groot contract moet naar een gratis e-mailadres of een onbekend privéadres.
• Het rekeningnummer verandert vlak vóór een betaling.
• Niemand wil schriftelijk bevestigen wie opdracht geeft of wie mag tekenen.

Krijg je per e-mail een nieuw rekeningnummer van een leverancier? Controleer de wijziging telefonisch via een nummer dat je al kende of zelf via de officiële website hebt opgezocht. Gebruik niet automatisch het telefoonnummer uit dezelfde e-mail. Via de check van de politie kun je ook kijken of er meldingen zijn over een rekeningnummer, e-mailadres, telefoonnummer of webadres. Ook hier geldt: geen melding is geen garantie.

7. Checklist voordat je begint

1. Zoek de onderneming op in het Handelsregister.
2. Vergelijk handelsnaam, KVK-nummer, adres en bedrijfsactiviteit.
3. Controleer bij een contract wie tekenbevoegd is.
4. Bepaal hoeveel geld of werk je riskeert vóór de eerste betaling.
5. Spreek zo nodig een voorschot, deelfacturen of een kleinere eerste opdracht af.
6. Controleer bij EU-klanten het btw-identificatienummer.
7. Leg de gemaakte afspraken en je controlemoment vast in je administratie.

Kom je een verschil tegen? Vraag eerst om uitleg en controleer het antwoord buiten het aangeleverde document of bericht om. Blijft er twijfel, stel de samenwerking dan uit totdat duidelijk is met wie je zaken doet.

Veelgestelde vragen over een nieuwe klant controleren

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.