De verborgen uren in je werkweek: zo krijg je er grip op

Een offerte maken, je administratie bijwerken en een nieuwe klant bellen: het hoort allemaal bij ondernemen. Toch kun je deze uren meestal niet rechtstreeks factureren. Ze verdwijnen daardoor makkelijk uit beeld wanneer je je tarief, planning of opbrengst berekent.

Niet-declarabele uren zijn niet automatisch verspilde uren. Je hebt een deel ervan nodig om opdrachten binnen te halen, je bedrijf te organiseren en goed te blijven in je vak. Het wordt pas een probleem als je niet weet hoeveel tijd erin gaat zitten of als je tarief alleen is gebaseerd op de uren die je zichtbaar voor klanten werkt.

Door je volledige werkweek bij te houden, zie je hoeveel tijd je werkelijk nodig hebt om één betaald uur mogelijk te maken. In dit artikel lees je hoe je die verborgen uren berekent, beoordeelt en waar mogelijk beperkt.

Wat zijn niet-declarabele uren?

Niet-declarabele uren zijn uren die je aan je onderneming besteedt, maar niet rechtstreeks op een klantfactuur zet. Je werkt dus wel, alleen ontstaat er op dat moment geen directe omzet.

Dat onderscheid zegt niets over het nut van de werkzaamheden. Een uur waarin je een goede offerte maakt, kan later een grote opdracht opleveren. En zonder administratie, verzekeringen en belastingaangiften kun je je bedrijf niet goed runnen.

Of een werkzaamheid declarabel is, hangt ook af van je afspraken. Voorbereiding, reistijd en overleg kunnen bij de ene opdracht onderdeel zijn van de betaalde prijs, terwijl je ze bij een andere opdracht zelf draagt.

Bespreek daarom vooraf wat bij je uurtarief of projectprijs hoort. Zodra je een werkzaamheid bij de klant in rekening brengt, is deze voor die opdracht niet meer niet-declarabel.

Welke werkzaamheden vallen onder niet-declarabele uren?

De precieze verdeling verschilt per beroep en fase van je bedrijf. Een starter besteedt vaak relatief veel tijd aan zichtbaarheid en acquisitie. Een ervaren ondernemer met vaste klanten kan juist meer tijd kwijt zijn aan planning, administratie en het begeleiden van anderen.

Veelvoorkomende categorieën zijn:

Acquisitie en offertes
Kennismakingsgesprekken, aanvragen beoordelen, offertes schrijven, opvolgen en onderhandelen.

Administratie en geldzaken
Facturen maken, betalingen controleren, bonnetjes verwerken, belastingaangiften voorbereiden en contact met je boekhouder.

Marketing en netwerken
Je website bijwerken, berichten maken, relaties onderhouden, evenementen bezoeken en om aanbevelingen vragen.

Planning en organisatie
Je agenda beheren, bestanden ordenen, systemen instellen, leveranciers vergelijken en je werkprocessen verbeteren.

Kennis en ontwikkeling
Vakliteratuur lezen, opleidingen volgen, nieuwe software leren gebruiken en je aanbod verder ontwikkelen.

Onbetaald werk rond opdrachten
Voorbereiding, reistijd, extra overleg, correcties of nazorg waarvoor je geen aparte vergoeding hebt afgesproken.

Je niet-declarabele uren berekenen

Tel eerst alle uren op die je in een bepaalde periode aan je onderneming hebt besteed. Trek daar vervolgens je declarabele uren vanaf.

Stel dat je in een week 40 uur aan je bedrijf werkt. Daarvan kun je 24 uur bij klanten in rekening brengen.

40 uur – 24 uur = 16 niet-declarabele uren

Wil je weten welk deel van je werkweek niet direct betaald wordt? Deel de niet-declarabele uren dan door je totale ondernemersuren.

16 uur ÷ 40 uur × 100% = 40%

In dit voorbeeld is 60% van je tijd declarabel en 40% niet-declarabel. Dit wordt ook wel je declarabiliteit genoemd.

Eén week kan een vertekend beeld geven. Misschien schreef je toevallig veel offertes of rondde je juist een grote opdracht af. Gebruik daarom meerdere normale werkweken voor een bruikbare berekening.

Vier weken lang je volledige tijd bijhouden

Houd minimaal vier weken alle tijd bij die je aan je onderneming besteedt. Kies bij voorkeur een normale periode zonder lange vakantie of uitzonderlijk groot project.

Maak je registratie niet te gedetailleerd. Met enkele vaste categorieën zie je meestal al voldoende:

Noteer je tijd direct of op vaste momenten gedurende de dag. Aan het einde van de week uit je hoofd reconstrueren levert meestal een te rooskleurig beeld op. Kleine taken, e-mails en onderbrekingen verdwijnen dan snel uit je overzicht.

Gebruik je al urenregistratie voor het fiscale urencriterium? Voeg dan ook toe of een uur wel of niet declarabel is. Daarmee kun je dezelfde registratie gebruiken voor je belastingdossier én je bedrijfsvoering.

Lees hoe je je urenregistratie als zzp’er bijhoudt.

Bepalen welke uren waarde opleveren

Het doel is niet om ieder niet-declarabel uur te schrappen. Bekijk eerst wat de tijd je oplevert en of de hoeveelheid redelijk is.

Verdeel de werkzaamheden na je meetperiode in drie groepen:

Stel jezelf per categorie deze vragen:

• Is deze taak wettelijk of praktisch noodzakelijk?
• Levert de tijd aantoonbaar opdrachten, kwaliteit of overzicht op?
• Kan ik de taak minder vaak of op een vast moment uitvoeren?
• Kan een hulpmiddel, standaardtekst of automatisering tijd besparen?
• Kan iemand anders dit beter of sneller uitvoeren?
• Hoort dit werk eigenlijk bij de betaalde klantopdracht?

Vooral de laatste vraag is belangrijk. Besteed je structureel veel tijd aan correcties, voorbereiding of overleg voor één klant? Dan is niet alleen je efficiëntie het probleem. Mogelijk zijn je prijs en opdrachtomschrijving niet goed genoeg afgestemd op het werk dat je werkelijk levert.

De uren verwerken in je tarief

Je declarabele uren moeten voldoende omzet opleveren om ook je niet-declarabele tijd, zakelijke kosten en gewenste inkomen te betalen.

Bereken daarom je tarief niet met het totale aantal uren dat je werkt. Gebruik het aantal uren dat je werkelijk bij klanten verwacht te kunnen factureren.

Stel dat je € 84.000 omzet per jaar nodig hebt. Na aftrek van vakantie, rustige perioden en niet-declarabele tijd verwacht je jaarlijks 960 uur te factureren.

Reken je in plaats daarvan met 1.600 betaalde uren, dan kom je uit op € 52,50 per uur. Dat lijkt aantrekkelijker voor je klant, maar is alleen voldoende wanneer je bijna alle gewerkte uren werkelijk kunt factureren.

Je hoeft niet iedere minuut administratie als aparte opslag aan een klant uit te leggen. Het gaat erom dat je tarief of projectprijs voldoende ruimte bevat voor de volledige bedrijfsvoering.

Werk je met vaste prijzen? Neem dan intake, voorbereiding, projectmanagement, correcties en oplevering mee wanneer je je projectprijs berekent.

Niet-declarabele tijd slimmer organiseren

Begin bij de grootste categorieën uit je urenregistratie. Tien minuten besparen op een kleine maandelijkse taak helpt weinig wanneer je iedere week vier uur besteedt aan vrijblijvende offertes.

Selecteer aanvragen eerder
Stel voor een uitgebreid voorstel eerst enkele vragen over budget, planning, beslissers en gewenste uitkomst. Zo investeer je minder tijd in aanvragen die weinig kans maken.

Werk met vaste bouwstenen
Maak sjablonen voor offertes, opdrachtbevestigingen, facturen, veelgestelde vragen en terugkerende e-mails. Pas alleen de onderdelen aan die werkelijk per klant verschillen.

Bundel kleine taken
Plan administratie, facturatie en e-mail op vaste momenten. Iedere onderbreking kost opnieuw concentratie en maakt het lastiger om te zien hoeveel tijd een taak werkelijk vraagt.

Automatiseer terugkerend werk
Denk aan automatische betaalherinneringen, afspraakbevestigingen, bankkoppelingen en het verwerken van bonnetjes. Controleer de uitkomst wel en houd gevoelige gegevens veilig.

Maak betere afspraken over klantwerk
Leg vast hoeveel overleg, correctierondes en nazorg bij de prijs horen. Bespreek aanvullend werk zodra een klant buiten de afgesproken opdracht gaat.

Pas je prijsmodel aan
Een minimumafname, starttarief, dagdeel of projectprijs kan beter passen wanneer iedere kleine opdracht relatief veel voorbereiding en administratie vraagt.

Besteed werk bewust uit
Een boekhouder, virtueel assistent of specialist kost geld. Toch kan uitbesteden verstandig zijn wanneer jij de vrijgekomen tijd beter kunt gebruiken of structurele fouten voorkomt.

Niet-declarabele uren en het urencriterium

Niet-declarabele uren kunnen meetellen voor het fiscale urencriterium. Voor dit criterium kijkt de Belastingdienst naar alle uren die je daadwerkelijk aan je onderneming besteedt, niet alleen naar de uren die je factureert.

Onder meer deze uren kunnen meetellen:

• offertes maken en opdrachten voorbereiden;
• je administratie bijhouden;
• acquisitie en klantcontact;
• je zakelijke website maken of onderhouden;
• reizen voor zakelijke afspraken;
• vakinhoudelijke werkzaamheden voor je onderneming.

De werkzaamheden moeten wel echt voor je onderneming zijn uitgevoerd. Alleen uren noteren om aan de grens te komen is niet voldoende. Zorg dat je je registratie aannemelijk kunt maken met bijvoorbeeld je agenda, e-mails, bestanden en administratie.

Voor het gewone urencriterium moet je in een kalenderjaar meestal minimaal 1.225 uur aan je onderneming besteden. Er gelden aanvullende voorwaarden en uitzonderingen. Controleer daarom altijd welke regels in jouw situatie van toepassing zijn.

Het fiscale urencriterium en je declarabiliteit beantwoorden verschillende vragen. Een uur kan voor de belasting meetellen, terwijl je het niet bij een klant kunt factureren.

Veelgestelde vragen over niet-declarabele uren

Baseer je tarief op je echte werkweek

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp’er slim kunt regelen.