Hoe kun je reiskosten declareren als zzp'er?

Het gebeurt misschien wel eens dat je voor een opdrachtgever op pad moet voor een klus. Bijvoorbeeld naar het huis van een klant, of een kantoor op een externe locatie. Of dit nu eenmalig is of regelmatig voorkomt: dit brengt voor jou extra (reis)kosten met zich mee. Kan je als zzp’er de reiskosten declareren bij je opdrachtgever? En zo ja, hoe factureer je dit dan?
Gepubliceerd
24 maart 2020
Laatst geüpdatet
25 maart 2020
Leestijd
5 minuten
- Gepubliceerd: 24 maart 2020
- Laatst geüpdate: 25 maart 2020
- Leestijd: 5 minuten

Het gebeurt misschien wel eens dat je voor een opdrachtgever op pad moet voor een klus. Bijvoorbeeld naar het huis van een klant, of een kantoor op een externe locatie. Of dit nu eenmalig is of regelmatig voorkomt: dit brengt voor jou extra (reis)kosten met zich mee. Kan je als zzp’er de reiskosten declareren bij je opdrachtgever? En zo ja, hoe factureer je dit dan?

Man checkt of je reiskosten kan declareren als zzp'er

Kan je als zzp’er reiskosten declareren bij je opdrachtgever?

Ja, dat kan. De Belastingdienst ziet je zakelijke reiskosten namelijk als bedrijfskosten. Deze mag je doorberekenen aan je opdrachtgever of klant. Je hebt hiervoor twee opties:

- Je verwerkt de reiskosten in je uurtarief

Je kan de reiskosten standaard verwerken in je uurtarief. Het voordeel hiervan is dat je minder administratief werk hebt en de hoogte van de reiskostenvergoeding vaststaat, al voordat je met je opdrachtgever om tafel gaat. Scheelt een hoop werk en discussies als je regelmatig op pad wordt gestuurd.

Let op: Het is belangrijk dat je uurtarief eerlijk en rendabel blijft. Bereken met deze tool welk uurtarief je kan vragen aan je opdrachtgever.

- Je zet de reiskosten apart op de factuur

Niet alle opdrachtgevers accepteren dat je de reiskostenvergoeding in je uurtarief verwerkt. Je kunt daarom overwegen om de reiskosten apart op je factuur te vermelden.

Maak een grove schatting van de kosten voor de reis en zet deze op je factuur als ‘onkosten van het bedrijf’. Het is voor je opdrachtgever dan in een oogopslag duidelijk wat je uurloon is en wat het reizen kost. Handig als je af en toe moet reizen voor je opdrachtgever.

Reiskosten op factuur? Maak afspraken

Kies je ervoor om de reiskosten apart op een factuur te vermelden? Dan is het belangrijk dat je goede afspraken maakt met je opdrachtgever over de manier waarop je dit doet. Ook hiervoor heb je namelijk verschillende mogelijkheden. 

1. Een kilometervergoeding voor zzp'ers

Een kilometervergoeding is de meest gangbare manier om reiskosten in rekening te brengen bij je opdrachtgever. Je krijgt dan een vergoeding voor de kilometers die je aflegt voor je werk.

Het is niet vastgelegd in de wet hoe hoog de kilometervergoeding moet of mag zijn. Je bent vrij om hierover afspraken te maken met je opdrachtgever. Zet daarom voor jezelf op een rij hoeveel je kwijt bent aan bijvoorbeeld brandstof, afschrijving en onderhoud en bedenk een passende vergoeding.

2. Ov-kosten declareren bij je opdrachtgever

Reis je met het openbaar vervoer? Dan kan je ervoor kiezen om de zakelijke ov-kosten te declareren bij je opdrachtgever. Je kan dit doen door via mijn-ovchipkaart.nl een overzicht van al je ritten te downloaden en deze in te leveren bij je opdrachtgever. Let er wel op dat je de kosten exclusief 9% btw doorberekend aan je opdrachtgever.

3. Reistijd als werktijd

Je kan ook je reistijd factureren als extra werktijd, zodat de gereisde uren worden vergoed tegen (een deel van) je uurtarief. Vaak is dit 50% van het normale tarief, maar meer of minder mag ook. Handig als je vaak doorwerkt in het trein.

4. Reiskostenvergoeding woon-werk berekenen

Sommige opdrachtgevers hanteren een vaste vergoeding voor woon-werkverkeer. Vind je dat zelf ook praktisch? Maak dan goede afspraken over bijvoorbeeld de routeplanner die wordt gebruikt om de afstand te berekenen. Door alles duidelijk op papier te zetten, voorkom je misverstanden.

5. Geen kilometervergoeding berekenen of toepassen

Het is niet altijd nodig om reiskosten in rekening te brengen, bijvoorbeeld als ze als ‘redelijk’ worden gezien. In dat geval reis je niet meer dan de gemiddelde woon-werkafstand: maximaal twee uur bij een werkdag van acht uur. Als je toch langer reist, breng je de overige uren wel in rekening.

De fiscale voordelen van reiskosten declareren

Er zitten een aantal fiscale voordelen verbonden aan het declareren van reiskosten.

Btw doorberekenen over reiskosten 

De Belastingdienst ziet reiskosten als onderdeel van de vergoeding voor je geleverde diensten of producten. Oftewel: omzet. Dat betekent dat je er btw over moet berekenen, tenzij je hiervan bent vrijgesteld. Je factureert de reiskosten met hetzelfde btw-tarief als de rest van je vergoedingen. Dat is vaak 21%, of - als je diensten en producten onder het lage btw-tarief vallen - 9%.

Let op: Reis je met het openbaar vervoer naar je opdrachtgever? Dan belast je de kosten met het btw-tarief dat geldt voor jouw producten of diensten. En dus niet standaard met het btw-tarief van 9% dat op bus-, tram- of treinkaartjes zit.

Btw terugvragen
De btw over de gemaakte reiskosten mag je tijdens de aangifte omzetbelasting in mindering brengen op de btw over je omzet. Zo betaal je minder omzetbelasting.

Reiskosten aftrekbaar bij inkomstenbelasting

Reiskosten zijn uitgaven die je doet om omzet te realiseren. Het zijn dus zakelijke kosten die je kan aftrekken van de winst tijdens de aangifte Inkomstenbelasting, waardoor je minder winstbelasting afdraagt.

Rijd je met je eigen auto naar afspraken? Dan mag je maximaal € 0,19 per gereden kilometer aftrekken van je winst bij de aangifte inkomstenbelasting. In dit artikel lichten we per vervoermiddel toe hoe de kilometervergoeding werkt.

Laat je factuur eerder uitbetalen

Moet jij vaak lang wachten tot je factuur wordt betaald door je opdrachtgever? Of wil je gewoon snel over je geld beschikken? Overweeg dan om je factuur binnen 24 uur uit te laten betalen met factoring. Bekijk de mogelijkheden en kosten van factoring via Knab’s partner Voldaan.


Arlette Cernëus
Arlette werkt sinds september 2016 bij Knab en schrijft voornamelijk over financiële zaken, zoals hypotheken, verzekeren en belastingen. Zo helpt ze jou grip te krijgen op je financiën.


Deel via:

Ook interessant voor jou

Je facturen eerder uitbetaald krijgen?  Check factoring via Knab

Profiteer nu bij Knab van de voordeligste zakelijke rekening van Nederland