Reiskosten declareren als zzp’er: zo zet je ze op je factuur

Moet je voor een opdrachtgever op pad? Bijvoorbeeld naar een klant, werklocatie of extern kantoor? Dan maak je reiskosten. Als zzp’er kun je die kosten doorberekenen aan je opdrachtgever, zolang je daar vooraf duidelijke afspraken over maakt.

Je kunt een bedrag per kilometer rekenen, ov- en parkeerkosten doorbelasten of ook je reistijd factureren. Wat je kiest, hangt af van je opdracht en de afspraken met je klant.

In dit artikel lees je hoe je reiskosten declareert, hoe je ze op je factuur zet en wat het verschil is tussen het bedrag dat je factureert en de fiscale kilometeraftrek.

Mag je als zzp’er reiskosten declareren?

Ja. Maak je reiskosten voor een opdracht? Dan kun je die doorberekenen aan je opdrachtgever. Denk aan:

• kilometers met je auto, motor, scooter of fiets;
• trein-, bus-, tram- en metrokosten;
• taxikosten;
• parkeren en tol;
• vliegtickets en andere zakelijke vervoerskosten;
• de tijd die je kwijt bent aan reizen.

Je hebt niet automatisch recht op een vast bedrag per kilometer of een vergoeding voor reistijd. Het zijn zakelijke afspraken tussen jou en je opdrachtgever. Leg ze daarom vast voordat je aan de opdracht begint.

Welke afspraken maak je vooraf?

Bespreek niet alleen óf je reiskosten declareert, maar ook hoe je ze berekent. Daarmee voorkom je discussie wanneer je de factuur stuurt.

Op een klein scherm kun je de tabel horizontaal verschuiven.

Zet de afspraken in je offerte, opdrachtbevestiging of algemene voorwaarden. Vermeld ook of de afgesproken bedragen inclusief of exclusief btw zijn.

Reiskosten in je tarief verwerken of apart factureren?

Je kunt reiskosten op verschillende manieren verwerken. Geen van deze opties is altijd de beste.

Verwerk je alles in je uurtarief of projectprijs? Dan blijft je factuur eenvoudig. Controleer wel of je prijs voldoende ruimte biedt voor zowel vervoerskosten als niet-declarabele reistijd.

Gebruik de uurtariefcalculator van Knab om te controleren welk tarief past bij je kosten, gewenste inkomen en declarabele uren.

Hoeveel kilometervergoeding factureer je?

Je bepaalt samen met je opdrachtgever welk bedrag je per kilometer rekent. Dat hoeft niet gelijk te zijn aan de fiscale kilometeraftrek van € 0,25.

Je mag bijvoorbeeld € 0,25, € 0,35 of een ander bedrag afspreken. Houd bij je keuze rekening met:

• brandstof of elektriciteit;
• onderhoud en reparaties;
• verzekering en wegenbelasting;
• afschrijving van je vervoermiddel;
• parkeren en tol;
• de tijd die je onderweg bent.

Lees meer over de fiscale regels in ons artikel over de kilometervergoeding voor zzp’ers in 2026.

Ov-kosten, parkeren en tol doorberekenen

Reis je met het openbaar vervoer of een taxi? Dan kun je de werkelijk gemaakte kosten doorberekenen. Hetzelfde geldt voor parkeren, tol of andere kosten die je voor de opdracht maakt.

Je kunt het exacte bedrag factureren of vooraf een vaste vergoeding afspreken. Bewaar tickets, rittenoverzichten en betalingsbewijzen voor je eigen administratie.

Let op het verschil tussen doorberekenen en aftrekken. Gebruik je een privéauto? Dan mag je parkeerkosten en tol voor de inkomstenbelasting niet naast de € 0,25 per kilometer afzonderlijk van je winst aftrekken. Je mag deze kosten wel aan je opdrachtgever factureren wanneer je dat hebt afgesproken.

Kun je reistijd factureren?

Ook reistijd kun je in rekening brengen. Daarvoor bestaat geen wettelijk standaardtarief. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat je:

• je normale uurtarief rekent;
• een lager reistijdtarief gebruikt;
• alleen reistijd boven een bepaalde afstand factureert;
• reistijd in je projectprijs verwerkt;
• geen reistijd factureert.

Een lager tarief, zoals 50% van je gewone uurtarief, komt in de praktijk voor. Het is geen fiscale regel. Kies een afspraak die past bij de opdracht en de tijd die je door het reizen niet voor ander werk kunt gebruiken.

Werk je tijdens een treinreis daadwerkelijk aan de opdracht? Spreek dan ook af of die tijd als gewone werktijd geldt.

Voorbeeld: reiskosten op je factuur zetten

Stel: je werkt acht uur voor een opdrachtgever. Je uurtarief is € 80. Voor de afspraak rijd je in totaal 120 kilometer en je hebt € 0,35 per kilometer afgesproken.

Dit voorbeeld gaat uit van een dienst waarop 21% btw van toepassing is.

Bij je inkomstenbelasting trek je voor deze rit 120 × € 0,25 = € 30 af van je winst, als je een privévervoermiddel hebt gebruikt. De € 42 die je factureert, neem je op als omzet.

Lees ook welke gegevens verplicht op een factuur van een zzp’er moeten staan.

Hoeveel btw bereken je over reiskosten?

Reiskosten die je doorberekent, horen voor de btw meestal bij de totale vergoeding voor je dienst of product. Je berekent btw over het totaalbedrag, inclusief de reiskosten.

Gebruik in de meeste gevallen hetzelfde btw-tarief als voor je hoofdprestatie:

• lever je een dienst met 21% btw, dan bereken je meestal ook 21% over de reiskosten;
• lever je een dienst met 9% btw, dan gebruik je meestal ook 9% over de reiskosten;
• is je prestatie vrijgesteld van btw, dan bereken je doorgaans ook geen btw over de bijbehorende reiskosten;
• doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan zet je geen btw op je factuur.

Het maakt daarbij meestal niet uit of je reiskosten in je tarief verwerkt of als aparte regel vermeldt. In beide gevallen maken ze deel uit van het bedrag dat je voor de prestatie ontvangt.

Werk je voor een buitenlandse opdrachtgever of geldt voor je dienst een bijzondere btw-regel? Controleer dan afzonderlijk hoe je de btw verwerkt.

Hoe trek je reiskosten af van je winst?

Het declareren van reiskosten staat los van het aftrekken van je eigen zakelijke kosten.

Privéauto, motor, scooter of fiets

Gebruik je een privévervoermiddel voor zakelijke ritten? Dan mag je in 2026 € 0,25 per zakelijke kilometer aftrekken van je winst. Woon-werkverkeer telt voor de inkomstenbelasting bij ondernemers ook als zakelijk verkeer.

Brandstof, onderhoud, verzekering, parkeren en tol trek je dan niet nog afzonderlijk af. Deze kosten zitten in het kilometerbedrag.

Openbaar vervoer en taxi

Bij een zakelijke reis met het openbaar vervoer of een taxi trek je de werkelijk gemaakte zakelijke kosten af. Bewaar je vervoersbewijs of rittenoverzicht.

Auto op de zaak

Staat de auto op de balans van je onderneming? Dan verwerk je de werkelijke autokosten in je administratie. Bij privégebruik kun je met bijtelling of een andere correctie te maken krijgen.

Meer over verschillende vervoersmiddelen lees je in het overzicht van aftrekbare reis- en verblijfkosten voor zzp’ers.

Leg ook je zakelijke ritten vast

Je moet kunnen onderbouwen hoeveel zakelijke kilometers je hebt gereden. Noteer daarom per rit minimaal de datum, route, afstand en zakelijke reden.

Met het Knab Boekhoudpakket kun je ritten en uren registreren en zakelijke kosten direct in je administratie verwerken.

Maak reizen onderdeel van je prijs

Reiskosten lijken soms een kleine bijkomstigheid, maar kunnen een groot verschil maken voor wat je aan een opdracht overhoudt. Dat geldt niet alleen voor brandstof of een treinkaartje, maar ook voor de tijd waarin je niet aan een andere opdracht kunt werken.

Maak daarom vooraf duidelijke afspraken over kilometers, ov-kosten, parkeren, tol en reistijd. Zet de vergoeding herkenbaar op je factuur en houd voor je eigen administratie apart bij welk bedrag je fiscaal mag aftrekken.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.