Factuur niet betaald? Zo schakel je een incassobureau in

Je hebt het werk geleverd en de factuur verstuurd, maar de betaling blijft uit. Een herinnering, telefoontje en duidelijke aanmaning leveren niets op. Dan kun je als zzp’er een incassobureau inschakelen.

Dat is niet altijd de beste eerste stap. Misschien betwist je klant de factuur, is een betalingsregeling realistischer of is je dossier nog niet compleet. Maar blijft een terechte factuur onbetaald en reageert je klant nergens op? Dan kan professionele incasso voorkomen dat je nog maanden achter je geld aanzit.

In dit artikel lees je wanneer een incassobureau verstandig is, wat je eerst zelf moet doen en welke regels gelden voor rente, incassokosten en de veertiendagenbrief.

Wanneer schakel je als zzp’er een incassobureau in?

Een incassobureau is vooral logisch wanneer de factuur terecht is, de betalingstermijn is verstreken en je klant ondanks meerdere contactpogingen niet betaalt.

Wacht niet automatisch maanden. Hoe langer een factuur openstaat, hoe groter de kans dat financiële problemen bij je klant verder oplopen of er meer schuldeisers bijkomen.

Wat moet je eerst zelf doen?

Een incassobureau kan alleen goed werken als jij je administratie en communicatie op orde hebt. Doorloop daarom eerst deze stappen.

1. Neem kort na de vervaldatum persoonlijk contact op. Vraag of de factuur is ontvangen, of alles klopt en op welke datum de betaling volgt.

2. Stuur een vriendelijke betalingsherinnering. Vermeld het factuurnummer, het openstaande bedrag en een concrete nieuwe betaaltermijn.

3. Stuur daarna een formele aanmaning. Leg uit dat je bij uitblijven van betaling rente, incassokosten en mogelijk juridische vervolgstappen in rekening brengt.

4. Leg een eventuele betalingsregeling schriftelijk vast. Noteer de bedragen, betaaldata en wat er gebeurt wanneer je klant een termijn mist.

5. Betaalt je klant nog steeds niet? Draag de vordering dan over aan een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of jurist.

Is je klant een consument of een zakelijke klant?

Dat verschil bepaalt welke incassostappen je moet volgen.

Veertiendagenbrief aan een consument

Is je klant een consument? Dan moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen voordat je incassokosten mag rekenen. Je geeft de consument daarin minimaal 14 dagen om alsnog te betalen. De termijn begint op de dag na ontvangst van de brief.

Vermeld het openstaande bedrag en het exacte bedrag aan incassokosten dat volgt wanneer de betaling uitblijft. Stuur je de brief per post? Houd dan rekening met de bezorgtijd. Stuur hem bij voorkeur ook per e-mail en bewaar bewijs van verzending.

Aanmaning aan een zakelijke klant

Bij een zakelijke klant is een kosteloze veertiendagenbrief niet standaard verplicht. Je mag doorgaans de incassoprocedure uit je overeenkomst en algemene voorwaarden volgen.

Heb je geen betalingstermijn afgesproken? Dan geldt bij zakelijke transacties normaal een termijn van 30 dagen. Bedrijven mogen meestal maximaal 60 dagen afspreken. Grootbedrijven moeten mkb-bedrijven en zzp’ers in beginsel binnen 30 dagen betalen.

Een laatste zakelijke aanmaning blijft verstandig. Je geeft je klant daarmee nog één duidelijke kans en bouwt een beter dossier op voor een incassobureau of rechter.

Lees ook: Algemene voorwaarden opstellen: wat zet je erin?

Wat kost een incassobureau?

De prijs verschilt per incassobureau en dossier. Controleer niet alleen het tarief bij een succesvolle incasso, maar ook welke kosten je betaalt als je klant slechts gedeeltelijk of helemaal niet betaalt.

Vraag vooraf wat er gebeurt bij een deelbetaling, betalingsregeling, ingetrokken dossier, betwiste factuur of overdracht aan een deurwaarder of advocaat.

De incassokosten die je klant volgens de wet verschuldigd is, zijn niet automatisch gelijk aan het bedrag dat het bureau jou rekent. Je kunt dus ondanks een succesvolle incasso zelf kosten overhouden.

Welke incassokosten mag je rekenen?

Voor consumenten geldt de wettelijke staffel. Bij zakelijke klanten kun je in een overeenkomst of algemene voorwaarden afwijkende incassokosten afspreken. Heb je niets afgesproken? Dan geldt doorgaans de wettelijke regeling.

Er geldt een minimumbedrag van € 40 en een totaalmaximum van € 6.775.

Welke wettelijke rente mag je rekenen?

Naast incassokosten kun je rente rekenen vanaf het moment dat je klant in verzuim is.

Sinds 1 juli 2026 bedraagt de wettelijke handelsrente voor zakelijke transacties 10,4% per jaar. De wettelijke rente voor transacties met consumenten bedraagt sinds 1 januari 2026 4% per jaar.

Deze percentages kunnen ieder halfjaar wijzigen. Controleer daarom bij iedere nieuwe vordering de actuele wettelijke rente bij de Rijksoverheid.

Vermeld in je factuur of algemene voorwaarden dat je bij te late betaling rente in rekening brengt. Dat voorkomt discussie, al kan de wettelijke handelsrente bij zakelijke transacties ook zonder zo’n bepaling van toepassing zijn.

Hoe kies je een betrouwbaar incassobureau?

Kijk niet alleen naar de laagste prijs of de belofte van snelle betaling. Let ook op de manier waarop een bureau jouw klant benadert. Het bureau handelt immers namens jouw bedrijf.

Welke documenten heeft het incassobureau nodig?

Zorg dat je kunt aantonen dat er een geldige overeenkomst en opeisbare factuur bestaat. Een compleet dossier voorkomt vertraging en vergroot de kans dat je vordering succesvol wordt geïncasseerd.

Stuur belangrijke berichten via een kanaal waarmee je verzending kunt aantonen. Een aangetekende brief kan bij een grote of betwiste vordering extra bewijs geven, maar een combinatie van post en e-mail is vaak praktischer.

Let op de verjaring

Een zakelijke factuur verjaart meestal 5 jaar nadat de betalingstermijn is verstreken. Bij de verkoop van producten aan consumenten kan een termijn van 2 jaar gelden. Voor consumentendiensten geldt doorgaans 5 jaar.

Je kunt de verjaring onder voorwaarden onderbreken door je klant schriftelijk en ondubbelzinnig te laten weten dat je betaling blijft eisen. Dit heet stuiten. Laat dit bij een oude, grote of betwiste vordering juridisch controleren.

Incassobureau of gerechtsdeurwaarder?

Bij vorderingen tot en met € 25.000 behandelt doorgaans de kantonrechter de zaak. Een advocaat is daar niet verplicht. Juridische begeleiding kan bij een betwiste of ingewikkelde vordering wel verstandig zijn.

Weeg vóór een procedure af hoe hoog de vordering is, hoe sterk je bewijs is, of je klant waarschijnlijk kan betalen en welke kosten en tijd een procedure met zich meebrengt.

Kun je de btw van een onbetaalde factuur terugvragen?

Werk je met het factuurstelsel? Dan heb je de btw over je factuur vaak al afgedragen, ook als je klant nog niet heeft betaald.

Zodra zeker is dat een factuur geheel of gedeeltelijk oninbaar is, kun je de bijbehorende btw terugvragen via je btw-aangifte. Een vordering wordt uiterlijk één jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum als oninbaar beschouwd.

Wordt de factuur later alsnog geheel of gedeeltelijk betaald? Dan moet je de btw over het ontvangen bedrag opnieuw aangeven.

Bekijk de uitleg van de Belastingdienst over oninbare vorderingen.

Voorkom dat een nieuwe factuur opnieuw blijft liggen

Een incassobureau helpt bij een openstaande factuur, maar beter debiteurenbeheer verkleint de kans op een volgende probleemfactuur.

Maak daarom vooraf duidelijke afspraken over je prijs, betalingstermijn en eventuele incassokosten. Vraag bij grotere opdrachten om een voorschot of factureer in termijnen. Verstuur facturen direct na oplevering en neem kort na het verstrijken van de betaaltermijn contact op.

Met automatische betalingsherinneringen voorkom je dat een factuur ongemerkt lang blijft liggen. Heb je structureel te maken met lange betalingstermijnen? Dan kan factoring een manier zijn om sneller over je geld te beschikken. Daar staan wel kosten en voorwaarden tegenover.

Veelgestelde vragen over een incassobureau inschakelen

Blijf zakelijk en wacht niet onbeperkt

Een incassobureau inschakelen voelt soms zwaar, zeker bij een klant met wie je eerder prettig samenwerkte. Maar een klantrelatie waarin jij steeds opnieuw achter betaling aan moet, is ook geen gezonde zakelijke relatie.

Neem eerst zelf contact op, geef een redelijke laatste kans en zorg dat je de juiste aanmaningsregels volgt. Blijft een terechte factuur daarna onbetaald? Dan is professionele incasso een logische volgende stap.

Dit artikel geeft algemene informatie en is geen persoonlijk juridisch advies. De juiste aanpak hangt af van je overeenkomst, type klant, dossier en de vraag of de factuur wordt betwist.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.