Incassobureau inschakelen als zzp'er: zo werkt het

Het is de situatie die elke zzp’er wil vermijden: je hebt je werk geleverd, de factuur verstuurd en daarna blijft het stil. Een herinnering, telefoontje en aanmaning leveren niets op. Het geld staat nog steeds niet op je rekening.

Dan kun je een incassobureau inschakelen. Dat is geen stap die je zomaar zet, zeker als je de relatie met je klant goed wilt houden. Tegelijk is niet betalen ook niet vrijblijvend. In dit artikel lees je wanneer een incassobureau logisch is, welke stappen je eerst zet en wat je moet weten over incassokosten, rente en deurwaarders.

Wanneer schakel je een incassobureau in?

Een incassobureau schakel je meestal in als je zelf al meerdere pogingen hebt gedaan om betaald te krijgen. Denk aan een vriendelijke herinnering, telefonisch contact en een formele aanmaning.

Wacht niet eindeloos. Hoe langer een factuur openstaat, hoe lastiger het vaak wordt om alsnog betaald te krijgen. Zeker als een klant financiële problemen heeft, ben je liever niet de laatste schuldeiser die aan de bel trekt.

Een praktisch moment is: nadat de betalingstermijn is verlopen, je klant niet reageert op contact en je laatste aanmaning niets oplevert. Soms is dat na een paar weken al duidelijk. Bij grotere klanten of ingewikkelde opdrachten kan het logisch zijn om iets meer ruimte te geven, zolang je afspraken strak vastlegt.

Wat doe je eerst zelf?

Een incassobureau werkt sterker als jij je voorwerk goed hebt gedaan. Dat begint met persoonlijk contact. Bel je klant kort na het verlopen van de betalingstermijn. Vraag of de factuur klopt, of er iets misging en wanneer je betaling kunt verwachten.

Komt er geen betaling? Stuur dan een betalingsherinnering. Blijft betaling daarna uit, stuur dan een formele aanmaning. In die aanmaning verwijs je naar de opdracht, de factuur, de eerdere herinnering en het openstaande bedrag. Geef een duidelijke termijn om alsnog te betalen.

Op mobiel kun je de tabel horizontaal verschuiven.

Lees ook wat je kunt doen als je factuur niet wordt betaald.

Welke betalingstermijn geldt?

De betalingstermijn hangt af van je klant en de afspraken die je hebt gemaakt. Werk je voor een zakelijke klant en heb je niets afgesproken? Dan geldt meestal een betalingstermijn van 30 dagen. Bedrijven mogen onderling vaak maximaal 60 dagen afspreken. Een langere termijn mag alleen als die voor beide partijen niet nadelig is.

Werk je voor een grootbedrijf als mkb’er of zzp’er? Dan moet dat grootbedrijf in principe binnen 30 dagen betalen. Overheden moeten facturen meestal ook binnen 30 dagen betalen. Bij consumenten is er geen vaste wettelijke betalingstermijn; je spreekt zelf een redelijke termijn af in je contract of algemene voorwaarden.

Incassobureau of deurwaarder?

Een incassobureau en een deurwaarder doen niet hetzelfde. Een incassobureau probeert je klant namens jou te laten betalen. Dat gebeurt meestal met brieven, e-mails en telefoontjes. Een incassobureau mag betaling niet afdwingen.

Een gerechtsdeurwaarder heeft een officiële rol. Die kan bijvoorbeeld een dagvaarding betekenen. Heeft de rechter je vordering toegewezen, dan kan een deurwaarder daarna dwangmiddelen gebruiken, zoals beslaglegging.

Op mobiel kun je de tabel horizontaal verschuiven.

Wat kost een incassobureau?

De kosten verschillen per bureau. Sommige bureaus werken met een vast bedrag per dossier, andere met een percentage van het geïncasseerde bedrag. Ook bestaat er “no cure no pay”. Dan betaal je meestal alleen als het bureau geld voor je binnenhaalt.

Let goed op wat no cure no pay precies betekent. Soms betaal je niets als er niet wordt geïncasseerd, maar soms zijn er alsnog dossierkosten, administratiekosten of kosten voor vervolgstappen. Vraag dus vooraf wat je betaalt in drie situaties: volledige betaling, gedeeltelijke betaling en geen betaling.

Vraag ook of het incassobureau is geregistreerd in het Register incassodienstverlening als dat relevant is. Voor incassodienstverleners die buitengerechtelijk schulden innen bij natuurlijke personen in Nederland gelden sinds de Wet kwaliteit incassodienstverlening kwaliteitseisen en registratieplichten. Daaronder vallen ook eigenaren van een eenmanszaak, vennoten in een vof en maten in een maatschap.

Welke incassokosten mag je rekenen?

Incassokosten zijn de kosten die je maakt om je geld te krijgen als je klant niet uit zichzelf betaalt. De wettelijke staffel geldt in ieder geval bij consumenten. Bij zakelijke klanten kun je in een contract of algemene voorwaarden soms andere afspraken maken. Heb je niets afgesproken, dan geldt de wettelijke regeling.

De wettelijke incassokosten worden berekend over het openstaande bedrag. Er geldt een minimumbedrag van € 40 en een maximumbedrag van € 6.775.

Op mobiel kun je de tabel horizontaal verschuiven.

Consument of zakelijke klant: groot verschil

Bij consumenten gelden strengere regels. Je moet eerst een kosteloze aanmaning sturen. Daarin geef je de consument nog 14 dagen om te betalen. Ook vermeld je hoeveel incassokosten erbij komen als betaling uitblijft.

Bij zakelijke klanten hoef je niet altijd eerst zo’n kosteloze aanmaning te sturen, maar het is vaak wel verstandig. Zeker als je de klantrelatie wilt behouden of later wilt laten zien dat je redelijk hebt gehandeld. Je kunt de incassoprocedure voor zakelijke klanten opnemen in je algemene voorwaarden.

Op mobiel kun je de tabel horizontaal verschuiven.

Naast incassokosten mag je wettelijke rente rekenen over de periode dat je klant te laat betaalt. Bij zakelijke transacties gaat het om wettelijke handelsrente. Bij consumenten geldt de wettelijke rente voor niet-handelstransacties.

Welke bewijzen heb je nodig?

Wil je een incassobureau, deurwaarder of rechter inschakelen? Dan moet je kunnen onderbouwen dat je klant moet betalen. Zorg dus dat je dossier compleet is.

Bewaar in elk geval je offerte, opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden, factuur, bewijs van levering, e-mailcontact, betalingsherinneringen en aanmaningen. Noteer ook telefoongesprekken kort: datum, met wie je sprak en wat is afgesproken.

Stuur belangrijke aanmaningen bij voorkeur per mail én per post. Bij een groter bedrag kan aangetekend versturen verstandig zijn, zodat je beter kunt aantonen dat je klant de brief heeft ontvangen.

Let op verjaring

Facturen blijven niet onbeperkt opeisbaar. Bij zakelijke klanten verjaart een factuur meestal 5 jaar na afloop van de betalingstermijn. Bij consumenten kan dat korter zijn, bijvoorbeeld 2 jaar bij consumentenkoop. Herinner je klant op tijd schriftelijk aan de openstaande factuur? Dan kan de verjaring opnieuw gaan lopen. Dat heet stuiten.

Wanneer stap je naar een deurwaarder?

Lukt het een incassobureau niet om betaling te regelen? Dan kun je overwegen om een gerechtsdeurwaarder of incasso-advocaat in te schakelen. Dat wordt vooral interessant als het bedrag groot genoeg is en je dossier sterk is.

Een deurwaarder kan een dagvaarding betekenen. Daarmee start je een procedure bij de rechter. Bij vorderingen tot en met € 25.000 kom je meestal bij de kantonrechter uit. Daar is een advocaat niet verplicht, al kan juridisch advies wel verstandig zijn.

Krijg je gelijk van de rechter en betaalt je klant nog steeds niet? Dan kan een deurwaarder het vonnis gebruiken om betaling af te dwingen, bijvoorbeeld via beslag. Dat kost tijd en geld. Maak dus vooraf een zakelijke afweging: hoe groot is de vordering, hoe sterk is je bewijs en hoe groot is de kans dat de klant kan betalen?

Zo verklein je de kans op wanbetaling

Helemaal voorkomen kun je wanbetaling niet. Je kunt de kans wel kleiner maken door je afspraken vooraf duidelijk vast te leggen en snel te reageren als betaling uitblijft.

Neem wanbetaling serieus, maar blijf zakelijk

Een incassobureau inschakelen voelt misschien zwaar, maar soms is het gewoon de volgende zakelijke stap. Je hebt werk geleverd en daar hoort betaling tegenover te staan.

Zorg wel dat je zorgvuldig werkt. Neem eerst contact op, stuur een duidelijke herinnering en aanmaning, maak onderscheid tussen consumenten en zakelijke klanten en bouw een goed dossier op. Dan sta je sterker als je een incassobureau, deurwaarder of rechter nodig hebt.

Je las zojuist een artikel uit de Knab Bieb. Dé online verzamelplek met honderden praktische artikelen over hoe je je geldzaken als zzp'er slim kunt regelen.