Als zzp’er een incassobureau inschakelen: wanneer is dat verstandig?

Het is de situatie die elke zzp’er wil vermijden: de klant betaalt je factuur niet. Meerdere e-mails, aanmaningen en telefoontjes hebben niet geholpen, het geld staat nog steeds niet op je rekening. Wat zijn nu je opties? Je kunt er dan voor kiezen om een incassobureau in te schakelen. Maar hoe werkt dat precies en wat zijn de kosten? We leggen het in dit artikel voor je uit.

Wanneer een incassobureau inschakelen?

Veel zzp’ers zijn huiverig om een incassobureau in te schakelen, omdat dit de relatie met de klant kan schaden. Maar is een klant die niet betaalt wel echt een relatie die je wilt onderhouden?

Een incassobureau schakel je natuurlijk niet zomaar in. Daar zijn meestal al een aantal stappen aan voorafgegaan. Maar wacht niet te lang op betaling, hoe meer tijd verstrijkt, hoe kleiner de kans dat de klant nog gaat betalen. De wettelijke betalingstermijn van een factuur is 30 dagen. Ongeveer 90 dagen na het verstrijken van de betalingstermijn (en na meerdere aanmaningen) is een goed moment om een incassobureau in te schakelen.

Incassobureau of deurwaarder?

Een incassobureau is iets anders dan een deurwaarder. Een incassobureau heeft namelijk niet de mogelijkheid om juridische stappen te ondernemen, een deurwaarder kan dit wel. Een incassobureau kan dus niet dreigen met juridische procedures.

Wel heeft een incassobureau een groter effect op de debiteur dan jij, omdat hun communicatie vaak dreigender van aard is en er bijkomende kosten in rekening worden gebracht. Als de mails en telefoontjes niet meer van jou komen maar van een andere instantie, dan is het effect vaak vele malen groter.

Kosten incassobureau

De kosten van een incassobureau zijn voor veel zzp’ers een drempel, zeker als het nog maar moet blijken of de klant ook echt gaat betalen. Kies dan bijvoorbeeld voor een incassobureau dat werkt volgens het ‘no cure no pay’ principe. Je betaalt dan pas als het bureau erin slaagt om het openstaande bedrag te vorderen. Als schuldeiser mag je alleen de incassokosten doorberekenen aan de klant. Andere kosten zoals administratiekosten en dossierkosten zijn voor jouw rekening. Bedenk voor jezelf altijd of de kosten van het incassobureau opwegen tegen de waarde van de factuur.

Incassokosten

Sinds juli 2012 zijn de minimale en maximale incassokosten voor particulieren in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK) vastgelegd. In absolute bedragen is dit minimaal € 40 en maximaal € 6.755.

Verder worden de maximale kosten voor particuliere klanten berekend in percentages:

Zakelijke klanten
Voor bedrijven zijn er geen wettelijke incassokosten vastgelegd. Is jouw klant ondernemer en wil je hogere kosten rekenen, dan moet je deze aangeven in je algemene voorwaarden. Doe je dit niet, dan gelden automatisch bovenstaande percentages.

Rechten en plichten

Wanneer je een incassobureau wilt gaan inhuren, ben je wettelijk verplicht om jouw vordering te onderbouwen. Je moet dus bewijzen dat jouw debiteur een vordering bij jou heeft openstaan en dat deze nog niet betaald is.

Daarom is het handig om met een klant altijd van tevoren een overeenkomst op papier te zetten en te ondertekenen. Dit kan enorm helpen in de bewijslast wanneer een klant niet wil betalen. Het is niet verplicht om een aantal betalingsherinneringen te sturen, maar het kan wel verstandig zijn. Geef deze ook aan in de bewijslast.

Je bent wel verplicht om je debiteur op de hoogte te stellen dat er een incassobureau is ingeschakeld. Je stelt de debiteur daarmee officieel ‘in gebreke’ en stelt de debiteur op de hoogte dat de kosten van de incasso voor zijn of haar rekening zijn.

Gerechtsdeurwaarder

Is het incassobureau er niet in geslaagd om de vordering bij de klant te innen? Dan kun je ervoor kiezen om het dossier over te dragen aan een gerechtsdeurwaarder. Deze kan een juridische procedure opstarten en je klant voor de rechter dagen.