AI inzetten als collega: zo werk je als zzp’er met agents en workflows

Veel zzp’ers hebben inmiddels wel eens gewerkt met ChatGPT, Claude of Gemini. Bijvoorbeeld om sneller een mail te schrijven, ideeën op te doen of teksten samen te vatten.

Maar na die eerste fase ontstaat bij veel ondernemers dezelfde vraag:“Hoe zorg ik dat AI me niet alleen helpt met losse taken, maar echt werk uit handen neemt?”

Daar begint het verschil tussen losse prompts en AI-workflows.

Niet één chatvenster openen voor een snelle vraag, maar meerdere stappen die automatisch op elkaar aansluiten. Denk aan aanvragen samenvatten, offertes voorbereiden, klantvragen ordenen of taken automatisch doorzetten naar andere systemen.

In ons AI-webinar liet AI-expert Job van den Berg zien wat er vandaag al mogelijk is met AI-agents en workflows. Dat ging vaak een stap verder dan alleen prompts schrijven in ChatGPT. Tegelijk bleef bij veel kijkers dezelfde praktische vraag hangen: hoe pak je dit zelf aan, zonder meteen een compleet geautomatiseerd systeem te hoeven bouwen?

Waarom veel zzp’ers vastlopen na ChatGPT

Veel ondernemers herkennen dit patroon:

• je gebruikt ChatGPT steeds vaker;
• je hebt verschillende tools openstaan;
• je kopieert informatie tussen systemen;
• en uiteindelijk blijft veel werk alsnog handmatig.

Bijvoorbeeld:

• een aanvraag uit je mailbox halen;
• informatie samenvatten;
• een offerte schrijven;
• gegevens in een CRM zetten;
• een taak aanmaken;
• en daarna nog een opvolgmail sturen.

Los werkt alles prima. Maar samen voelt het vaak nog versnipperd. Daar ontstaan AI-workflows.

Wat een AI-workflow eigenlijk is

Een workflow is simpel gezegd: een reeks stappen die automatisch op elkaar volgt.

Bijvoorbeeld:

1. Een klant vult een formulier in
2. AI vat de aanvraag samen
3. Relevante informatie wordt erbij gezocht
4. Er ontstaat automatisch een eerste offerte-opzet
5. Jij krijgt een melding in WhatsApp of mail
6. Na jouw akkoord wordt de offerte verstuurd

De werkzaamheden veranderen daarbij vaak niet eens zoveel. Vooral de manier waarop informatie door je bedrijf beweegt verandert.

Een praktisch voorbeeld: offerteproces automatiseren

Tijdens ons AI-webinar viel vooral het voorbeeld op waarbij AI-agents samenwerken alsof het collega’s zijn.

Dat hoeft niet meteen ingewikkeld te zijn. Een relatief simpele workflow kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

Stap 1 — Intakeformulier

Een klant vult via je website een aanvraag in.

Stap 2 — Samenvatting door AI

Claude of ChatGPT maakt automatisch:

• een samenvatting;
• een inschatting van de vraag;
• en een eerste voorstel.

Stap 3 — Offerte-opzet

AI zet op basis van jouw eerdere offertes alvast een concept klaar.

Stap 4 — Controle

Jij ontvangt bijvoorbeeld een melding via WhatsApp: “Nieuwe offerte staat klaar.”

Stap 5 — Verzenden

Na jouw akkoord wordt de offerte automatisch verstuurd.

Voor veel ondernemers zit de winst niet eens in volledig automatiseren, maar vooral in:

• minder herhaalwerk;
• minder schakelen;
• minder copy-paste;
• en sneller kunnen reageren.

Welke tools gebruiken gevorderde zzp’ers?

In de praktijk combineren ondernemers vaak meerdere tools.

ChatGPT

Veel gebruikt voor:

• snelle output;
• custom GPT’s;
• brainstormen;
• teksten;
• samenvattingen.

Claude

Populair bij ondernemers die:

• met lange documenten werken;
• veel context nodig hebben;
• analyses maken;
• workflows bouwen.

Gemini

Wordt veel gebruikt binnen Google Workspace, bijvoorbeeld:

• Gmail;
• Docs;
• Sheets;
• agenda’s.

Make

Een populaire tool om workflows visueel aan elkaar te koppelen.

Bijvoorbeeld: formulier → AI → CRM → melding.

n8n

Meer technisch, maar erg populair onder gevorderde AI-gebruikers.

Geeft meer flexibiliteit en controle over automatiseringen.

Zapier

Vaak gebruikt voor eenvoudigere koppelingen tussen tools.

WhatsApp Business API

Wordt steeds vaker gebruikt voor:

• meldingen;
• updates;
• goedkeuringen;
• opvolging.

Wat veel ondernemers onderschatten

Online lijkt het soms alsof AI-workflows binnen een middag perfect draaien. In de praktijk kost het meestal meer tijd.

Veel ondernemers lopen tegen dezelfde dingen aan:

• workflows die stuklopen;
• AI die verkeerde conclusies trekt;
• prompts die onderhoud nodig hebben;
• tools die nét niet goed samenwerken;
• contextlimieten;
• onverwachte kosten;
• of processen die ingewikkelder worden dan gepland.

Juist daarom beginnen ervaren gebruikers vaak klein. Niet meteen: “mijn hele bedrijf automatiseren."Maar: “één terugkerend proces slimmer maken.”

Privacy en klantdata: waar moet je op letten?

Veel zzp’ers werken met:

• klantgegevens;
• offertes;
• contracten;
• financiële informatie;
• medische gegevens;
• interne documenten.

Dan is het belangrijk om kritisch te kijken naar:

• waar data wordt opgeslagen;
• of data gebruikt wordt om modellen te trainen;
• hoe lang gegevens bewaard blijven;
• en welke toegang AI-tools krijgen.

Vooral gratis tools verschillen hierin soms flink.

Veel ondernemers beginnen daarom eerst met:

• minder gevoelige informatie;
• content;
• samenvattingen;
• interne processen;
• of testomgevingen.

Daarnaast kiezen sommige ondernemers bewust voor:

• betaalde abonnementen;
• API-oplossingen;
• of lokale opslag van data.

Wat zijn MCP’s eigenlijk?

Bij gevorderde AI-gebruikers zie je steeds vaker de term MCP voorbij komen.

MCP staat voor: Model Context Protocol. Daarmee kan een AI-model toegang krijgen tot andere systemen of databronnen.

Bijvoorbeeld:

• documenten;
• agenda’s;
• databases;
• projecttools;
• of klantinformatie.

Daardoor kan AI veel slimmer binnen een workflow werken, omdat het niet alleen reageert op één prompt, maar ook context uit andere systemen gebruikt.

Voor de meeste zzp’ers is dit nog geen logische eerste stap. Maar het laat wel zien waar AI-workflows naartoe bewegen.

AI-agents werken steeds meer als digitale collega’s

Een voorbeeld uit het webinar dat veel kijkers bijbleef, kwam van AI-expert Job van den Berg:

“Ik werk met verschillende AI-agents die ieder hun eigen taak hebben. De één analyseert aanvragen, een andere maakt offertes klaar en weer een andere bewaakt processen of verzamelt informatie.

Die agents rapporteren aan mij, bijvoorbeeld via WhatsApp. Ik krijg een voorstel of melding dat iets klaarstaat. Vervolgens hoeft het vooral nog langs mij.”

Dat klinkt futuristisch, maar steeds meer ondernemers bouwen kleine onderdelen hiervan nu al stap voor stap op.

Niet om mensen volledig te vervangen, maar vooral om:

• sneller te werken;
• minder tijd kwijt te zijn aan randzaken;
• en meer focus te houden op klanten en opdrachten.

Begin niet met tien tools tegelijk

De grootste fout die veel ondernemers maken: alles tegelijk willen automatiseren. Vaak werkt het beter om te beginnen bij één vraag: “Welke taak kost mij elke week onnodig veel tijd?”

Bijvoorbeeld:

• intakegesprekken samenvatten;
• offertes voorbereiden;
• klantvragen ordenen;
• content hergebruiken;
• of opvolgmails automatiseren.

Meer zien van AI in de praktijk?

Wil je verder kijken wat er vandaag al mogelijk is met AI voor zzp’ers? Dan kun je ook ons webinar over AI en ondernemerschap terugkijken.

Daarin laat AI-expert Job van den Berg zien:

• hoe AI-agents samenwerken;
• hoe workflows ontstaan;
• welke ontwikkelingen er wereldwijd spelen;
• en hoe ondernemers AI steeds vaker inzetten als digitaal team binnen hun bedrijf.